办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理
3 C. N7 [. x+ ~  F5 {
4 l9 r% L9 ~  Z# ^7 R3 T: z  ]- m一、办公室人员岗位认知与基本职责

6 c. X. g3 s( G3 [7 }二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范
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/ `) ~! c1 D' Y6 }. C四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：

/ t$ g" Q2 I, g! k) M. s+ A& W行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

' x* I/ u- x6 ?4 Q! w' y一、办公室人员岗位认知与基本职责

（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

; `1 W" u% H- E, P按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

: r* H' `- H' P& i综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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% M9 J. {$ o4 _8 ]3 C9 N- F一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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1 h3 n. \+ n# h  U- ]8 o  b三）办公室人员角色定位

0 U/ Z4 }& z' B  {9 n! [办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求
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/ `- f8 q9 K4 O" y2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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8 Q5 R7 t8 J4 b1 ]一、要讲事业心和责任感；
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% |8 n" J/ A* y% y: `) `二、要认真细致；

' L: r. e( T% ^) S三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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* T0 V; {. t+ |+ H四、要讲工作效率。

0 k: B  |- z* c2 ?1 |4 [（四）办公室工作对人员的要求
  x' g7 p) N5 Q  I- b: i0 p
, @: N: F# y4 \5 O) C  A3 v1、思想素养

9 K1 V& P* _# c7 H! U$ z热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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1 J/ O3 s& y4 e( `( t政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。
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) ~; S- ~0 o! p8 p（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

1 _! U' h+ ^5 m0 Q/ G2 h% r* V表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

: m3 L! t; ~+ N/ G（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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  F2 @. L* F8 I/ \+ D4 y注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。

5 a* l" t7 B) ]& V意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识
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1 O- S: p. ?7 v, h责任意识

* l  b: e! `( a  v: g3 Y+ y创新意识

奉献意识

( O: ]6 J4 u: l5 K: K+ I信息意识
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2 J3 X' `0 q9 {1 u" E  U6 u程序意识
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/ X, I- R+ A1 ~# v) q0 T: x学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目
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  Y' I4 Y8 g3 O9 \3 @8 Q2 \3 Q' E8 O1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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; {' I* W+ }7 v他是否了解你的目标和意向?
) B  l& G: R" e0 `5 v
% P1 H6 J/ z, m* l; j7 V他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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& x6 w" \. J$ \) e: u& [7 C领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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/ v9 M. z1 H' |2 W+ ^8 @能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?

7 o. M- ~8 t2 t0 g& x, |+ w他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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& w* G! v: i# }能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?
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( m) ?$ [" a) }2 [6 E. q7 _当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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! z6 a5 V8 [! q8 f" Q% J11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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8 `* s& L) N# t0 Y12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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/ M6 e# t% }% m& Q/ E而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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0 _% ~- j% h1 B3 f) L! ?14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?

# i% r3 L$ @, b! V能否以书面或口头方式简要汇报情况?

: d/ |# [( |, O$ J能否准确地传达你的指示?
2 W# U3 n" }$ n( p! V8 b+ x
" T! T. {* o- a能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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. w2 t8 H. O6 c8 d16．他是否按时完成每天的工作?

, u  W/ ]" S* |6 C9 I$ O7 F是否根据需要自愿在休息时间加班?
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# \- i9 |" U" R  F领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

# y2 a. S* Y" K启示……
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2 c5 c+ f, S4 Y4 L5 y  d( Y二、加强办公室建设
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) I: d1 |' I# F（一）办公室建设方向

3 U3 [& G; O! b8 A+ S1、不断优化硬件和工作环境

& b) _( ?/ l( G0 b8 M2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
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, R( a& f5 _/ h. w! r4 l: j良好的电话形象

良好的文字形象

6 G! n1 \+ k) r& C良好的语言形象
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& u1 U$ Y4 f) _# m' J+ a& f二、加强办公室建设
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( Z' U! T9 r7 d（三）人人争作办公室受欢迎的人员

. p4 j8 @3 i' _& r7 O1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

7 ?/ ^$ I7 P6 L. s2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

, J! S* g8 t  t$ p, m" ~9 |0 B8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

1 F) r2 N) i3 M- _; f% {5 p（1）确定会议目标

# F; X) C% }8 s0 @- E1 y& e（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案

8 X; w* N/ v- A; }$ f; T（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
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  h1 E; \4 l- r* Y$ l7 ?4、确定会议的议程、日程和程序
! h5 n  \9 u( c8 e6 n
5、分工撰写会议文件
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. B1 E- g# r: g% R" C6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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+ [' B0 l& J0 x/ C- v! a  x7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~