高校秘书应具备哪些素质修养

新时期是知识爆炸的时代，是高新科技迅猛发展、呼唤高素质人才的时代。高校是培养人才的摇篮，因而高校秘书工作者如果没有扎实的理论功底，丰富的知识积累，现代的办公技能，高度的敏感性和求知欲，以及较强的法律意识，就会被发展的社会所淘汰。因此，面临严峻的形势，高校秘书工作者必须全面提高自身的素质，以适应知识经济时代的要求。

一、理解领悟能力

“全美秘书协会”提出的秘书必备条件第一条就是“像心理学家一样善于观察和理解他人”。要想真正地理解领导，必须做个很有耐心的听众，只有充分倾听和了解， 才能“善解人意”。作为秘书, 要使自己和领导之间形成一种“此时无声胜有声”的默契，应能从领导的一个眼神、一个表情，甚至一句开场白就能读懂全部。但有时候，由于某种外界的原因，领导会言不由衷，这往往会影响秘书的理解，做出错误的判断。因此，秘书要“耳听六路、眼观八方”，迅速抓住事物的特征，准确把握事件的性质，不倦地摄取各种与工作有关的感性材料，捕捉一切有价值的信息。

二、沟通协调能力

高校要创造良好的工作氛围，各系部之间的协调十分重要。在这些协调中，秘书的作用举足轻重。卡耐基说过：“一个人的成功，30%在于自身的优势， 70%在于善于处理人际关系。”秘书只有善于运用“以善待人、以情感人、以理服人、以利动人”的沟通技巧，对上对下、对内对外进行协调，才能使自己的工作卓有成效。

三、较强的表达能力

这包括两种方式，语言表达和文字表达。语言表达一要清楚，二要准确，三要简明，四要有条理，五要有说服力，六要有感染力，七要注意分寸。能说会道是秘书的“看家本领”，秘书虽然很少去演说，但他所说的任何一句话，都可能会被人们理解为代表领导的意见。因此，秘书在表达意思时必须字斟句酌，避免出现信息传递失误。文字表达是语言表达的协作形式，除上述七项要求外，还必须注意格式化。无论是应用文、公文，都必须把意思逐一表达清楚。

四、熟练的信息处理能力

“能熟练地使用各种办公自动化机器”也是“全美秘书协会”提出的秘书必备条件。随着高科技发展和网络技术的应用，秘书的传统工作方式也有了根本性的改变，信息搜集、整理、传递、处理的速度和有效性大大提高，文字处理机、扫描仪、数码影印机、电脑、电视会议系统等所有高技术办公设备的运用，提高了效率，增加了事务处理的准确性。秘书要能熟练掌握这些技能。

五、处理突发事件的应变能力

对秘书而言,每天所经历的事所处理的问题，很多并不是原先预定的程序及内容，往往会有一些突发性的意外事件发生，需要其马上予以紧急处理，这是特定的工作性质所决定的。秘书在日常工作中要善于积累处理各种棘手问题的经验，当突发事件发生时，应该有相应成熟的心理承受能力和迅速做出正确判断并解决问题的能力。

六、正确的分析判断能力

秘书不仅要有敏锐的直觉发现问题，及时提醒领导引起注意，而且要有绵密的思维去分析问题，做出准确而及时的判断，帮助领导找出问题发生的原因和可能造成的后果，提出解决问题的方法，供领导选择和定夺。

高校秘书以上能力的培养, 需要广博的知识基础，在日常生活中要努力地积累知识，使所学知识具有博与专的兼容性，具有一定的宽广度和精深度。

首先，精通本岗位业务知识，了解本岗位工作的性质、范围、职责、程序，熟悉其常规做法和应急措施，是一名秘书人员应具备的最基本的条件，力争成为本职工作的专家应是现代高校办公室秘书努力的方向。

其次，熟悉相关学科的知识，特别是教育教学方面的知识。俗话说“秘书肚杂货铺”，办公室面临的情况错综复杂、千变万化，秘书人员只有不断拓宽知识面、更新知识结构，具备管理学、心理学、领导学、社会学等方面的知识，不断增强解决问题的能力，才能适应工作的需要。现代高校已不再是传统意义上的“象牙塔”，它不可避免地要与社会的各个层面发生联系，因此高校秘书还要掌握经济、法律、社交等方面的知识，能够“当高参、谋大事”。尤其要强调的是，高校秘书还要懂得教育学方面的知识。因为教学科研是高校工作的重中之重，办公室秘书只有懂得教育科学知识、树立正确的教育观念，才能为教学科研提供更全面的服务；而且当今高等教育改革不断深入，办学体制、教学内容都在发生变化，秘书如果不熟悉教育规律、洞悉教改趋势，就不能为学校的发展提供有效服务。

新时期，人类面临着前所未有的机遇和挑战，因此，高校秘书除了应具备的态度、价值观、信念、意识等精神外，高校秘书还应具备哪些素质修养呢？

一、乐于奉献的敬业精神

这是对秘书从业人员最基本的职业道德要求，虽是个“老生常谈”的问题，却是一种最应在现代秘书中积极倡导的精神。众所周知，秘书极辛苦，且“辛苦而无名，劳碌而无利”。在现代社会的各种利益诱惑面前，高校秘书只有努力培养甘于平凡、乐于奉献的敬业精神，才能排除外界各种干扰，做到忠于职守、淡泊名利、任劳任怨，最终实现自己的人生价值。

二、高度的政治修养

高校工作的政治性、政策性、全面性、复杂性要求秘书必须在实践中不断提高自身的政治素养和理论水平，增强政治敏锐性、坚定性，使自己的思想观念、认识水平、思维能力等都能跟上新形势，这样才能把党的各项方针、政策贯彻到实际工作中去。

三、严格的保密观念

高校秘书在办文办事中经常接触机密，这就要求秘书必须树立严格的保密观念，做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说。这是秘书工作中极为重要的职业纪律。

四、强烈的责任意识

高校秘书的工作态度和工作水平在某种程度上直接影响着学校各项工作的正常运作，因此秘书必须树立强烈的责任意识，时时事事想着维护学校的利益，以高度的自觉性、积极性对待本职工作，这样才能圆满完成各项工作任务。

五、较强的团队意识

当今社会是个激烈竞争的社会，高校秘书在树立强烈的竞争意识的同时，更要树立精诚合作的团队意识。这是因为，高校工作综合性极强而且比较复杂，一项工作往往涉及许多方面、许多部门，如果各人只管自己的一摊子事而不相互配合，许多任务就难以完成。因此，秘书必须树立团队精神，在工作中相互支持、相互理解、相互帮助，这样不但有利于发挥个人的特长与潜能，而且能最大限度地提高学校的总体工作水平。

六、健康的心理状态

秘书工作责任大、难度高，却没有相应的待遇与地位，有时还得不到人们的尊重和理解；秘书整天忙于事务性工作，无暇顾及自己的专业，在以教学科研为重的高校，秘书人员在职称评定、职务晋升、学习进修、利益分配等方面屡屡受挫。处于这种特殊角色地位的高校秘书人员只有具备健康的心理状态，善于适时适度地进行心理调节，才能积极迎接挑战，成长为一名优秀的秘书。

面对新时期不断更新、人才竞争的压力, 高校秘书只有做“学习型秘书”， 有不断发展、不断学习的思想，变工具性工作观为创造性工作观，敢于向极限挑战，不间断地学习，才能跟上时代发展的步伐，才能满足领导工作服务和辅助的需要，才能在社会快速发展中有效地开展其职能活动，才能在促进事业发展中实现自我超越、自身发展。因此，无论其原有的知识能力有多高，工作经验如何丰富，都要在工作中不断学习新知识，不断获取新信息，不断增长新才干。文/吴 晓 红