秘书写作如何由“秀才型”和“通才型”迈向“管理型”

在当下信息社会里，随着网络技术的迅速发展，给传统的秘书写作带来了严峻的挑战。表现在当下秘书写作主体的现实挑战性，写作主体的素质完整性，秘书节能写作的前景可行性。传统的秘书写作主体可谓“秀才型”，改革开放特别在90年代以后强调了秘书写作主体的“通才型”，在前两者的基础上，面临21世纪更为凸显的网络语境，又强调了秘书写作主体的“管理型”，写作主体不得不“与狼共舞”。

一、秘书写作主体的现实挑战性

6 U# [/ q% r- W在不同的历史语境下，秘书写作的范式皆有不同，古今中外概莫能外。随着社会历史的发展、知识革命的兴起，表达途径的转换，秘书写作都要面临现实诸多因素的挑战。自美国1993年首倡并实践“信息高速公路”以来，世界瞬息成了“地球村”（Earth village）。使得传统的全球讯息的“散点布局”变成了当今的“一网布局”，引发了区域无边、部门众多的传统信息表达方式的当代转换。“区域无边”是指信息的传达跨越了区域、国界和部门的限制，“部门众多”是指信息的传达跨越了政治、经济、文化、教育、医疗、保险、交通等行业部门的限制，通过“信息高速公路”搭建的“网络平台”可以作到资源共享。建立基于互联网（Internet）的“网络办公自动化”，无论国内还是国外，使得同一部门和不同部门实现网上办公成为可能。自中国加入WTO以来，与国外在经贸往来、文化交流、医疗合作等领域接触的口径越来越大，交流的渠道也越来越多，这迫使秘书写作主体不得不适应新形势的需要，在具备过硬的专业基础知识、深谙本领域的写作技能的同时，还要善于使用现代化的互连网络，熟练操作现代化的办公软件和硬件。在国内，随着政治经济改革的纵深开展，由中央政府→地方政府→县政府→基层政府的垂直网络办公的逐渐建立与完善，使得传统的“秀才型”和“通才型”的秘书写作还要适应网上收发文件、处理文件及相关的老秘网维护，秘书写作迈向了“管理型”阶段。在教育领域，随着国家“985工程”和“211工程”的实施，在“资源整合、大学兼并，建设世界一流和国内一流大学”的远大图景中，在“数字化校园”意识的引领下，在校区分散的现实境况下，构建网络自动化办公已势在必行，以此将众多分散的校区、行政部门、院系单位和图书馆等联系起来，这使得图书管理秘书、教学秘书和行政秘书要会办公自动化操作，由传统的“纸上写作”变为网上“虚拟写作”。同样，在商业界、银行界、医疗卫生界、军事部门、交通运输部门、农林部门等众多领域，网络语境下的传统秘书写作也同样需要转型，这是社会现实使然。

8 g& U/ g: p; \! W八十年代初是传统的看法，视秘书写作为 “秀才型”，知识架构于“科班”的人文理念，文化背景源于文学、历史、哲学及其潜在的道德伦理、家国意识、风俗习惯，主要特点是手会写，嘴会说，具体表现在高校的秘书专业大多是在中文系设置的，认为学好了中文，能写好文章，就能当秘书。课程设置是在汉语言文学的基础上再加上秘书学概论、文书学、公文写作等少数几门专业课。也有些地区认为秘书是“文员”，他们在档案系开设秘书专业，重点课程也在于文书与档案学。毕业生绝大多数分配在党政机关工作。此为第一阶段。经过三五年的实践，人们开始认识到秘书应有较宽的知识面，除了具有“秀才型”的知识结构外，还应具有语言学、心理学、社会学、艺术学、军事学、经济学的知识储备，此外还要懂得相关的自然科学的知识，并且懂得当代如影随形的潜在的“公关学”。秘书写作主体成为了“通才”，是个“杂家”，是一个“百科全书式”的人物。在我国现代秘书写作史上，胡乔木是位可资学习的典范。前国务院总理朱镕基对其评价为“你跟他说话，就使你感到，你所知道的东西他都知道，而他知道的东西，你看不到边”，此为第二阶段。九十年代以来，研究者注意到秘书不仅在行政工作、文字工作、事务工作中起作用，而且在经济工作和其他领域也日益显示其重要性。秘书不仅是“秀才”加“文员”，也不只是“通才”，更主要的应该是“管理人才”，是综合性、辅助性管理人才。秘书的知识结构中还应补充行政管理、企业管理、领导科学、公共关系学、市场营销学、外语等；秘书的能力除了写作、书法、速记、打字、处理事务之外，还应具有演讲、使用电脑、处理人际关系等等。而且，社会需要不同层次、不同业务侧重的秘书人才。秘书教学出现了中专、大专、本科等不同层次，也出现了行政秘书、商业秘书、涉外秘书等不同的专门化培养方向。秘书学硕士研究生和双学位制也在酝酿、准备之中。此为第三阶段。

8 F/ q3 q$ _# z$ u6 `, g) [社会在飞速发展，秘书写作知识与操作技能也需与时俱进，既需扎实宽厚的文化涵养，又需专门的秘书写作理论，还会运用网络“虚拟办公”的实际操作，对电脑和英语的重视程度提到了新的日程上来了。当下中国秘书写作人员水准参差不齐，大致有一般、中级和高级之分，那么在面临“经济全球化”、“办公自动化”和秘书写作“职业化”的当口，怎样构建合格的高级的秘书写作群体呢？
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8 ]4 e" S) `' p, }# a, x) ^8 l二、秘书写作主体的素质完整性

' S$ X  B: G) E+ a在通识教育（Liberal education）的呼求下，大学的教育越来越淡化学科界限，注重“通才”和“复合型”人才的培养，希求在“博”的基础上，再有所“专”的突破。为了适应当前秘书写作的需要，如何培育合格的高水准的秘书写作群体实乃当务之急。传统的秘书写作课程大多设置在大学的中文系，这有其合理性也有其片面性。合理性在于能够使学生能书善道，欠缺性在于学生的知识面仍不够宽阔，技能操作欠缺，很难适应当下实际工作需要。有鉴于此，夯实秘书写作完整的“塔基”的工程切须努力。

首先，秘书写作“教材”的完整性。自1980年以来，上海大学文学院、武汉的江汉大学、天津的南开大学分校、成都大学等院校率先开设了秘书学专业，招收新生，接着《秘书》、《秘书工作》、《秘书之友》、《文秘》、《秘书界》、《企业秘书》、《领导与秘书》等相继创刊。1984至1985年间，首批秘书学专著相继问世，其中有代表性的有：李欣的《秘书工作》、翁世荣等的《秘书学概论》、王千弓等的《秘书学与秘书工作》、张金安、常崇宜合著的《秘书学概论》，此后，又出现了瞿谦的《企业办公室工作的理论与实践》、朱佳林的《企业秘书学》、袁维国的《秘书学》、董继超的《公务秘书学》、周励的《女性秘书学》、王守福的《军事秘书学》、詹银才的《涉外秘书学》、杨剑宇的《中国秘书史》、周恩珍等人的《秘书心理学》、杨元华的《秘书写作》、胡亚学的《秘书写作》等。美国、前苏联、欧洲、日本和港台秘书学著作也被翻译、介绍进来。如此众多的秘书学期刊和著述，扩大了秘书学的研究领域，促使秘书学趋向成熟，形成独立的完整的学科体系。
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目前中国的每所高校几乎都设有秘书学专业，因而，在目前的秘书写作的实际教学中，教材的完整性不是某一部教材所能胜任的，纵观不同版本的秘书写作著述，都存在侧重面，因而 “立体的”、“综合的”的“教案”型未出版的“教材”才能建构秘书写作教材的完整性，也才使得秘书写作群体有可资学习的理论范本，这就使得教师首先具有秘书写作理论知识的完整性，是“导师型”的秘书教学工作者。秘书写作理论的完整性学习，也与学生对秘书知识的具有强烈的“渴望度”与自学精神密切相关，在此境况下“教材”的完整性才得以建立。

" {3 N; o3 v# o其次，建立院系合作的培养模式。走以“中文系为主，相关院系为辅”或“中文系师资为主，聘请相关院系教师为辅”的教学路径。当下高校对“管理型”秘书写作群体的培养，社会对高素质秘书群体的需求，使得建立院系合作的培养模式成为可能，也是今后秘书写作群体培养的目标所在。秘书写作关涉到档案学、心理学、行政管理、企业管理、领导科学、公共关系学、市场营销学、计算机科学、外语等。因而传统的“单维”的中文系的秘书写作教学不能达到教学目的，特别是培养高水准的秘书写作群体。这就要求与管理学院、行政学院、外语学院、计算机科学技术学院、历史系及哲学系实行共同培养战略。在以“立体的”、“综合的”的未出版的“教案”型 “教材”为大纲的前提下，以章节合理分工的教学实践下，使秘书写作群体由中文系有目的地“走出去”，汲取完整的理论知识，然后“走回来”深化内功，当然这里也有知识比重大小的问题，藉以避免知识面过窄的危险。与此同时，我们也须注意，任何一门科学及其分支学科，因受学科对象的规定，都有其特定的研究领域，也不是漫无边际地蔓延，致使秘书学无所不包。正确的认识，应像美国社学家亚历克斯·英克尔斯所言：“那些界限应当像一件能勾画出形体的宽大的斗篷，而不应当像一套僵硬的盔甲，盔甲固然能防御别的学科的人对同一领地提出要求，但它毕竟太约束人。”
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再次，实践操作环节的加强。网络语境下的办公自动化（Office Automation,简称OA）是一门综合性的科学技术，它的支持理论是行为科学、管理科学、系统科学、系统工程学和人机工程学，其直接利用的工程技术是计算机技术、通信技术和自动化技术。自动化已是一个包括数据处理系统、文字处理系统、公务处理系统、管理信息系统和决策支持系统在内的综合一体化的办公自动化系统。在世界进入20世纪90年代后,国际上办公自动化的发展趋势是:办公自动化设备向高性能、多功能、复合化和系统化发展;整个办公自动化系统将向数字化、智能化、无纸化、综合化等方面发展;采用计算机的办公工作站将向同时能处理文字、数据、图形、图像和声音的多功能发展;通信在办公自动化系统中的地位将进一步增强,可以充分利用多种通信媒质的接续,建立全球性的通信网络体系。在网络的“虚拟空间”中，众多领域不同部门的办公自动化的应用已成为一种历史趋势，当某一天或某一刻遇到网络故障或网络“黑客”时，相关的工作无从做起，以致有人揶揄说“少了电脑人脑也瘫痪”。从中可以看出，秘书写作主体为能适应网络时代办公自动化的需要，加强实际操作的技能培养成为现实的必需。这与传统的“秀才型”和“通才型”的培养情境有很大的不同，当下秘书写作群体的“说”和“写”只有通过网络虚拟空间的途径才成为其现实的可能。这就给传统的秘书写作提出了挑战，就是如何培养高水准秘书写作的实际操作技能呢？最为有效的途径大致有四：

一是注重课堂的教学实践，学生上机与教师同步操作，在课堂“虚拟真实”语境中学会办公自动化的操作，学习办公自动化一整套程序的操作，学习图文文件的草拟、递送、收发、转递，学习网络的维护、网络的应急处理。
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二是建立秘书写作的现实实习基地，与诸多不同的部门取得较多的实习平台，增强秘书写作的现实感，在实践中发现不足，弥补不足，借以加强书本理论的学习，在书本理论和实践操作的相互检验中，自我激励、自我提高。

三是建立学生实习的秘书写作实验室，为其提供实际操作的“第二课堂 ”。
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四是组织课堂经验交流会，把每个人的自我真实感受讲出来，从而相互“取经”，共同进步。

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