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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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* Q0 U& L) o* y老秘回答： ) N! T% K& w/ l1 B
; ~( f7 ]! V: P: Q/ n6 [; a$ q0 K会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
2 _4 M1 C) f2 U' L* K. J { f 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
0 b: ]- n7 e1 J+ p 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 5 H& a% ^& K/ T8 X* I' J
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 4 R( L- m; }* n- M
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
5 k2 ^1 ]$ r: } 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 " H! X8 H/ p, `2 X& W1 N, D% K$ g
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 : f8 m& z. E5 l1 J) S
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 1 N* P6 q2 a0 H
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
6 B5 C0 H% Y+ A l% E+ a2 i 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 % H- f! u7 ? W/ j2 T: s" V, s
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
7 v3 p3 I0 @1 Q+ ^( G8 u8 _ 10.信息要加以选择，避免过多。 * r4 q3 a+ h6 _4 k7 K& B" e: Y
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
6 y& `( L1 w, w$ c- X: { 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
. U, Z5 P1 i* b9 ]- V- F! b 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
6 j# d% e6 V1 A! u( W; C& L! S- H7 \ 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 / `/ O) ^! m8 o: L$ E2 s% f
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
3 c% X6 m' S0 ^' i" v& C- R 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 " {7 H. m0 y$ _0 y7 h
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 ( ~# L/ X8 m9 J# H- F) `
18.会前先拉几个盟友。 ) {4 I, v4 ]+ n
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 $ y- c' i+ ?1 `) e, X
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 ! ^9 @% K7 c% ~: ~: e8 y
●会议准备 + |& v' ]1 z# o0 g u
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 * Y7 t8 q' i" l6 e$ n
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 - I; {" o' M' M: D
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 # f- l' G. T$ D5 H, |/ D/ y
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 2 ?0 N: N) Q; X) N: A
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
- O5 ], {7 l1 T' S 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
7 U* {) v9 f# W6 Y! u4 N 26.任何议程变动都必须通知主持人。 % [, t- n/ K7 p( |
27.议程要尽可能短小简单。 * k, @) `( b% s2 ]0 @' q- `
28.尽量将议程限制于一页纸上。
! N: [5 ~& j, q1 v4 E 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 + ]4 @0 n/ m k5 i9 _& H( S% x d
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
, b3 B4 i8 j9 r2 m n6 y o 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
. e2 T" V& g0 m) d7 I2 n 32.必须将电话转移出会场。 $ y4 _4 u" Y- O6 o; |1 M- B, s& _* z
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
2 S$ B. H1 q h0 B" ` 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 + \) K' m8 B8 q$ t& k- g
35.要找个确保没有干扰的会场。 , Q1 K. D) Q, g# ]; ]
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 9 Z7 T# ^( l1 k
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
9 d! ?8 _, c7 L, Y& {5 m0 m 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 c. b) r& b8 b% m$ B
39.座位之间应有一臂长的间隔。 4 {( W9 s+ K0 y( r7 ], `: O5 F
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 1 B0 g K- U) B( ^1 x n4 i* q: t
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
: ^* I9 k( ? J O" j, R9 R 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
4 C, q8 G, Z5 l 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
4 z4 Z9 W7 @. T8 S9 F9 N4 W 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
% o5 [5 U' n" _4 `+ g. z6 |+ ` 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 3 D8 a! A: V" c# J& s5 P0 Z
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 9 K* I# T& I% |
●出席会议 7 Y6 N& w2 m8 f% m
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
/ W3 I- L4 E. y 47.会前拟出自己的发言稿。 4 L* ]* o8 r/ z0 D
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
0 k' W1 N& ]) i) }' E o6 K1 A 49.要保持积极的脸部表情和音调。
: A' M0 l, [- i; U' g! ~ 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 3 m' p! n2 V7 L9 c7 d" n7 H
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51.开始发言前先作深呼吸。
8 T6 l! `% h" D- j: K 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
4 ]$ j9 Y2 f' I5 T L. F; Y' i 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 0 s F% r& \0 |
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 9 @+ F/ `/ z( u! O6 u) S) y, ]
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
$ M# C( S) F9 S 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 ' Z6 _% k* d' l9 S" Q" G
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
6 Z5 [% a* c9 Z! y 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 + i' f; L9 v5 E' L
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
, E$ c7 r" G9 H$ p7 F 60.必须按照议程顺序作会议记录。
6 g' Q: L& H3 G5 F$ @ 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 3 G- a2 P4 k; ]
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
' J4 W7 J4 X. _" t6 Z- a, L 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 3 _- `. v/ P3 u. m, E+ ]* R
●主持会议
' B0 }! \9 C0 p- E2 M% _' o p 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
9 e$ c* M5 q8 b$ p$ r 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
$ b$ s" }# W, T& E; Z* C o! O 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 - H2 `7 _8 R7 M- B
66.尽量于会前认识新来者。 % E$ s! i" F9 z" j( R2 A0 y
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 - @; g- A" }: N _
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 0 a9 ^2 i9 K' s* D' b1 P9 l$ a
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
6 Y& C$ \* O9 A: ]% t 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
8 P& i# U6 w( P3 r 71.要制止支流辩论和私下交谈。
( S: W, T. f' | U1 j 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 0 t; v* i$ g( V, m+ ]7 c( \+ m
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
# _8 A- `& W5 H+ H* [ 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
" {9 Y/ l; I" \4 ?& K5 k 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 6 O3 {$ Y- k2 j8 L6 c) y
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 # f) [7 M7 V* d% g4 B9 l
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 " ?" E7 V0 U( y: d% o# I" n
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
% ^8 a% }! d4 x# g ~ 79.必须清楚每次会议的规则。 . y/ V5 p. c: `. e3 b6 a6 `) X1 z
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
3 ]% ]- u, B; R' T* V4 t( F/ e, a- a. w 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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