张灼民同志在市政协机关文秘工作学习班上的讲话

同志们：
    为了加强市政协机关建设，积极投身全市机关服务年活动，进一步把学习实践科学发展观整改工作落到实处，我们用一整天的时间在这里举办了“市政协机关文秘工作学习班”。我感到这次学习班，时间安排紧凑，学习气氛热烈，学习效果很好。实践表明，举办这个学习班很有必要，很重要，很实在。主要体现在：一是学习内容丰富。这次学习班，我们专门邀请了市政府办公厅综合督查处副处长尹远兴同志就机关公文写作和办理方面作了辅导，刘德挺同志也就市政协机关公文格式规定作了介绍，邀请了市政协学习和文史资料委员会副主任、市保密局原局长黄建锤同志介绍保密工作的新动态和新要求。又印发了《广州市政协机关公文办理规定》等学习资料，并拷入U盘发给大家，便于大家会后在工作中查阅、对照，还组织了文秘知识习题练习和讲评，内容丰富，针对性强。二是提高了认识。大家经过听课，并围绕如何进一步做好机关文秘工作进行座谈讨论，各抒自见，互助互学，共同提高，统一了思想，认识到：机关文秘工作是机关日常工作中的重要一环，规范公文写作和办理有利于提高工作质量，有利于提高工作效率，有利于加强机关管理。三是可操作性强。大家在学习讨论中，进一步熟悉和掌握了机关公文种类、草拟要求、行文规则、排版格式等要求。四是明确了责任。这次学习班前，重新明确了机关各处室兼职文秘人员。按照政协机关文秘人员的岗位职责，在座各位都是各处室文秘工作的负责人和责任人，负有带动整个机关文秘工作水平提高的责任。
    总体来讲，在大家的努力、支持、配合下，学习班取得了预期的效果，现在，我就进一步做好文秘工作提出几点要求。
    一、充分认识文秘工作的重要性
    机关文秘工作重要性是由文秘工作的地位、性质和作用所决定的。政协公文是政协机关在履行职能过程中形成的具有一定效力和规范体式的文书，是依法履行职能和进行公务活动的重要工具、重要载体。机关文秘工作归纳起来就是做好三件事：办文、办会和办事。一般来说，要办好事情，事先就要有办事的原则和方法；确定原则和方法，就要召开会议，集思广益；而要召开会议，会前就要将会议的目的、内容、时间、地点、范围、日程等安排，通过书面的形式呈报领导机关或领导人审定，为办会、办事而做的书面文字工作就是办文，即公文办理。可见，办文与办会、办事从内容到形式都是互相统一、不可分割的，它在机关工作中具有重要的作用，关系到能否加强上下左右间的信息沟通、联络协调，关系到能否提高机关工作的质量和效率、推动机关工作的制度化、规范化和程序化建设，更重要的是关系到能否正确宣传、全面贯彻党的路线方针和政策、传达领导同志的讲话精神。
    充分认识文秘工作的重要性，还有两个层面的要求。一是各级领导要带头重视文秘工作，按照制度规定办文，支持文秘部门依规对公文进行管理。这方面，朱振中主席为我们作出了表率。如：9月3日《中共广州市委政治协商规程（试行）》颁布后，朱振中主席马上指示办公厅按《协商规程》的要求制定了《政治协商纪要》、《政治协商建议案》文件版头，并亲自审定，还批示要求有关部门要严格按照此报送。领导的高要求，对文秘工作来说，是一种压力，但同时是一种动力，将推动我会机关文秘工作上水平。二是文秘人员以至整个机关的工作人员，要充分认识公文写作和办理的作用和意义，我们知道，社会上每一项工作都有基本功，而作为公务员，其基本功就是按规范写作和办理公文。所以，我要求在坐的各位，要坚持高标准严要求，努力提高自身政治素养和业务能力，以高度的责任感和事业心做好文秘工作。
    二、认真落实文秘工作各项制度
    制度是保证，关键还是要抓落实，否则，制度就成了一纸空文。这次学习班，大家学习了《广州市政协机关公文办理规定》、《广州市政协机关公文格式的规定》、《广州市政协机关文秘人员工作岗位职责》等制度。这些制度，具体详细，可操作性强，基本囊括了机关文秘工作内容、标准和要求，是做好公文写作和办理的基础。
    公文不同于一般的应用文，有自身的特点，具有鲜明的政策性、法定的权威性，要求拟稿人按规范草拟公文，只有这样才能保证和提高公文质量。讲实在话，公文撰写本不是一件难事，因为公文不是艺术品，来不得半点文艺语言，是什么就写什么，关键是我们要按格式草拟，按程序报送。日常工作中，我们一些同志没有按制度办，想当然，这种作风一定要改、一定要克服，只有按制度办我们的工作才不会产生随意性，不会因为人事变动而大改大变。请大家牢记：按制度办，这是根本。
    保密工作很重要。这次学习会，我们印发了《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等学习资料。关于保密工作和档案工作，我这里要特别强调：保密工作和档案工作都是文秘工作的有机组成部分，保密工作无小事。一些同志认为政协无秘密可保，对落实保密法重要性认识不足，如果一旦发生泄密、失密事件，其后果不堪设想，小则纪律处分，重则刑事犯罪了。希望大家在日常工作过程中，一是注意密级文件的保存，不要擅自复印密级文件，更不能在传阅密级文件的过程中遗失文件；二是严格遵守公文定密的审批手续，注意区别国家秘密与单位内部事项。根据市保密局的规定，我会机关公文的定密工作，统一由市政协机关保密工作领导小组审批，各处室不要随便给自身产生的公文规定密级、密期。
    档案工作也很重要。档案是记录我们各个时期各项工作的文件材料。它不仅保留了工作过程的全貌，还是探索工作规律、提高工作水平的基础，也是现实工作的依据。政协例会多、程序性强，我们都有这样的体会，工作时，翻翻档案，对掌握办事依据、提高工作效率、减少工作差错很有帮助。档案来源于机关各处室、来源于每个工作人员在实际工作中形成的文书材料。希望大家增强档案意识，抱着对历史负责的态度，积极配合档案室工作，要切实做到“两个注意、两个克服”：一是注意收集保存好自身工作过程中产生的档案材料，克服工作结束了，声像、文字资料也不知去向了的不良现象；二是注意将材料及时移交档案室，克服档案材料因个人保管不善丢失或损坏的现象。现代化办公水平高了，如果不为后人留下完整的历史资料档案，是一个失职。
    三、努力提高自身工作能力
    文秘知识是机关每个工作人员业务知识的重要组成部分，它从一个侧面说明了一个人的工作能力。
    今后，机关要进一步加强公文的写作和办理工作，遵循公文处理原则，着重把好五个关口：
    （一）把好公文起草关。公文起草，我们特别要注意四个方面：一是起草公文时，要注意国家有关法律、法规和党的路线方针政策已有的明确规定和要求，公文不能出现有违国家意志的内容。二是公文内容要精炼，防止一般性情况堆砌过多、而问题分析不够透彻、具有可操作性的合理化意见、建议少的问题。三是引文要完整、规范。现在，有的公文只有正文，没有发文机关和发文时间，这是不对的，不能为领导决策提供参考，这是一份不合格的公文。四是公文结构层次要清楚、规范，否则，逻辑性不强，层次不清，让人看不明白公文内容的相互关系。
    （二）把好公文格式关。一是发文机关名称要规范。如有的正式公文中用“教科委”、“港澳委”、“社法委”等专委会简称，这是不对的，这些简称办公厅曾专门发过文，大家要很好地使用。二是公文标题要完整。克服只有公文主题、没有公文种类问题。三是公文附件的顺序和名称标注位置要得当，应标注在正文之后，成文机关名称之前，如标注在成文机关名称之后就不对了。四是正式公文应标主题词。
    （三）把好行文规则关。发文时要注意隶属关系和职权范围。如，以办公厅名义行文向市财局申请增拨经费，应该用“函”，而不能用“请示”；各专委会，也不宜直接行文给各区、县级市政协，但可以行文给各区、县级市政协对口专委会。要防止越级行文。如有的处室直接向主席、副主席行文，程序走错了，希望今后要加以克服。
    （四）把好公文承办关。对公文的承办，要负起责任，属于自身职能的要主动承担，属于涉及自己的要协助完成，那种事不关己、高高挂起的作风不可取，要克服相互推诿现象。当公文涉及多个处室承办时，大家要及时沟通联系，主动承担、主动协调，否则，其结果往往是任务无法完成或完成得不够好，这就影响了工作效率。
    （五）把好公文审核关。公文呈报要做到逐级审核，如，有的呈批公文只有拟稿人，没有处室主要负责人或专委会领导意见，却有副主席的批示，这容易造成矛盾和公文的错漏，也会影响到工作的落实。同时，公文审核要严格、仔细、认真。如有的公文中还出现明显的错字、漏字，这就影响了公文的严肃性和准确性。
同志们，以上是进一步做好机关公文写作和办理工作的要求，我相信，通过这次市政协机关文秘工作学习班，通过大家的共同努力，一定可以把我会机关文秘工作提高到一个新的水平。
    谢谢大家！