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4 M* ?" l0 h& x _9 W* c 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
* q# M' M/ g' ~# ] 做会议记录，写着写着笔没水了；
B/ O) X: b8 Q' O r6 ^' v9 Y& d 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； $ D, Y% {. k; n- U
用胶水时，找不到刷子；
4 Q5 p0 d5 [! D& T 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； " x/ K4 `7 L& l6 X
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ' e4 s" q4 Z7 N3 v! C- J2 s
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 9 i0 @$ A% d4 ]0 U
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 3 p5 N: L1 x2 m) A* K! S+ I4 H
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
% t9 ^& I7 H( L* `. l+ o 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ! B- m, w1 a' l! f
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ; Y4 d; |# \& V% y9 O) n" N$ H
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 / `( w9 ~/ Z* \1 }" x
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
& b5 T( f C) B. @4 W7 } 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 0 E, s9 l$ c: P' X7 v. p
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
% P) r9 i& L, h& J6 x9 E: o, E) q 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
; K8 h+ W5 Y" L4 \8 ~ 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
# u7 I) `8 E$ M- m$ l 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
2 {) {4 X; f8 z8 ~8 m1 j 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
0 |$ [6 l |, s- F 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 , n' k4 H2 K( K& R
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
% C- X+ y% f1 G' B: A: W$ @, `2 H 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 3 t1 L* G, k0 J! t3 f
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
; O3 s; V3 H: ?4 H 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 4 J' j6 t( ]: r2 O" d; }
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
+ a% s' Z* C1 E2 ^1 y 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 * W0 ^+ j0 I) m& v' `+ M& f4 s
9、与本职工作有关的表格。 0 W, A& o9 K& i3 T
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 ( D0 t* _- i0 P0 h8 h8 z
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