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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
' \9 b/ E0 _* W* O) ? 做会议记录，写着写着笔没水了；
+ }0 p( p0 t$ j 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 8 U: i" ?# U. T/ O5 M: ?
用胶水时，找不到刷子；
" J) f% f0 @& v/ I' ~3 i 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ! J: B3 i6 h s9 ]/ O2 Y" K4 b
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 : f5 ?9 T7 n7 Z" b# d5 @# p9 y( h
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 3 X! K& v' g1 Z: Z
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
: B% G; q0 w, p6 o 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 + G: w# s3 L5 n
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
4 s( E! O. R5 u" d. q 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
3 h5 Y% }/ ?' r( S7 x6 o 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ( ?2 y3 j; K* j
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 # G$ `$ k I9 N5 [
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
# j3 S2 }8 m( j6 b3 G! Q' |3 z 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
# X3 [6 ?: o: e' j 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ) `! e6 v6 k; ^2 ^
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
S6 I# _1 T1 r% I8 U9 j) f0 s" N 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 & }/ e& R; a/ h! Y
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
* h* S) M' W( `3 u1 n 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 # L: k5 J# t( e$ g# A
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 * n) B% c( t# u* y8 j, a
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 , ~# c9 i9 e* |/ G P" w4 x
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 0 |- J0 P/ d) |7 d; l
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 : p) @- F$ j$ V4 \! K* W+ I! g3 W5 D( ]
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
# u# c) K* Y* z* u 9、与本职工作有关的表格。 / y+ v5 f$ P* u* h
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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