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一.总则 . |' i6 j% P" }$ Q7 R, b1 ], Q
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
5 ~) B/ g3 `& c: |8 s 本办法适用于全公司各部门。 9 ~! V( ^( C7 [) ]/ G& Q& n7 d
二.对外接待范围
& v/ k& e/ U D* x0 l' s 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 - v( ~# N% } F
接待的对象分为内宾和外宾。 " |) K! j! g! m$ B$ X
三.对外接待部门 + `$ f: E2 [% W- w8 n
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 1 ?; ^6 q+ R5 F, F+ H& K
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 ! k1 K& w6 ?) S8 a
四.对外接待原则
1 p6 P5 H; K! M: n0 C. J 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 % p2 z Q+ K* x, N! x
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
, Q( `5 K' q# c7 M 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 1 G% w9 L9 y! U U- s
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
/ \) v0 p( w2 p9 h4 Y7 Y, S 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 3 z) f1 G a9 C. H
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
E1 p; A, h' ?; n: I' N 五.接待规格的确定。
& W$ Y9 s1 ?1 a4 w$ |) y5 r6 L% | 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
8 @& U! p9 M/ H7 g 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 / z# C3 r+ n" N9 s; R$ f. {
六.接待礼仪
- X4 ^; j$ D9 _& y3 z7 ~ 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 0 ?$ g* B7 \% ]
2.接待：主动起迎，问明来意。 ( o8 ~$ B' q ~9 N% ~5 I, ?
3.安排交谈地点：
- ^, N6 T: E5 E7 s7 a4 }, H9 ?# h5 d ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 1 U b9 p: o5 l1 ^
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； - A0 u8 }, R, N2 o f
⑶切忌让客人久候而无人问津。
5 i5 ~% m* u8 U: p0 I% y' Q ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
" ]$ ~2 N8 S$ A! N% `% e& O7 A* s 七.引见。
$ u: L$ ]" b8 B: l, U* h 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 F7 ~3 b9 r9 e' N
引见顺序； ) B* E2 G( E1 i6 @
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
* d5 M: J+ B D: W, g8 }' ~" L ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
. E0 y; |1 m+ C: o2 E1 d4 g/ Z ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 : Z- ]. f5 n' h3 _& ^
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 # x: {8 W, d* u; g* w2 j/ [) [! @
八.行路。 - m( }1 |- e* h& k, Z- t
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； . z3 B9 c+ s; B: r1 W9 Q! Y' Z
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； : d: f/ r( r( ~% E; E9 P: P# K
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 @+ r7 }! [$ s# \. Q2 b
九.其他。
3 |# S* m8 m+ K" q9 Q. t+ { 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
& B: G0 F% i0 ^1 q$ E' g 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
' O/ p7 @& w [( K4 w 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
6 j7 [2 V6 c- H9 {" i, Q% s1 L+ ^9 M! ` 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
/ P8 g$ M6 y2 ? ㈠接待内宾。 . O J6 g' u7 C+ [" k" T
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 % ?, g5 E3 m4 I2 c6 C+ G
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 . D4 P# Q! p% z8 N: t# S4 I+ J7 N
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
/ W+ J' Z, @' n8 ` 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 : L& Z& [6 N6 T/ J0 E% A
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 # N7 R" K# v' q( s& W& C- U* S
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 - B6 c( D7 Y; ]! O ]
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 , h5 U: h1 s1 ^2 c- n
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 # c0 j' c4 N( ]% I) C3 a5 R7 ~4 a
㈡接待来宾。
K" f* n' T& w, s) K. N! U 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 9 ?) |( J. y. C, t" T) N
迎送。
- m3 i; u# Y$ s, N* |2 G 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 / X* E( v2 A, ?9 s
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 * v- L( M- w3 e) N
会见会谈。
7 K& B# b; c p2 n" F 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
9 C; p! Q$ |8 {: M$ t, C 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
! z7 M2 v7 _" D 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 + i; T& c# G9 ~, T
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 1 J- Q0 p$ \- j
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
4 t) a; i6 V# m( h 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 - i% y' e* K& B
宴请。 & d! O- M1 s0 z) A B
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 2 i$ a- ~5 |8 A, K* Q
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 ' r2 J) q2 Q% h4 ~! ]5 x
文艺晚会。 7 K' B: H/ K0 d4 l# i9 B
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
% L5 w1 G7 A I. Z. n/ _ 参观游览。 2 Y$ b8 G& ~$ w4 ~+ |, \$ y
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 8 j' f" z2 i* i$ v
接待标准
7 r% X' g3 U0 W% s* ?; w1 w ⑴用餐标准。
7 \# f# S5 q' J2 M$ ~ 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 " f' X, {, I) q5 G a% N
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 : s8 h' V7 [; E% k: W# y/ @
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
8 E8 ^+ f4 Q, j 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 ; l0 T9 R5 Z: o/ c8 R8 Z
5、常客 员工标准
4 \+ l# i1 x) A* O/ \1 T4 D (2)住宿安排。 " u8 y* b2 E8 ~0 f1 D6 g2 r8 w
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 # ?. n/ G5 s" C6 C0 ?
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
" o& L% K m s 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。8 F9 q2 o _+ T2 X8 ^
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