《文稿,还能这样写》作者雄文	《笔杆子碎语》作者王一端	《机关文稿写作入门》作者杨新宇	《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间	《公文写作百法例讲》作者房立洲	老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫	《公文高手的自我修养》作者胡森林

不用加班的7个高招

[复制链接]

秘园老董 发表于 2009-5-10 20:42:27 | 显示全部楼层 |阅读模式

8

渴望每天在下班时间就按时离开办公室吗？教你几个高招，帮助你恢复正常的生活秩序。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
每天从早忙到晚，工作时如陀螺你简直有点嫉妒你旁边的同事，总是准时在上午9：OO上班，下午5：00下班，但仍能把每件事都处理得井井有条。她的诀窍到底在哪儿呢？学会聪明地工作——并认识到给老板留下深刻印象并不意味着就得没完没了地呆在办公桌旁。

事实上，加班不但会伤害到你的个人生活，而且还会影响到你的职业前途。你的老板会奇怪你为什么总不能象其他人那样在八小时之内把工作做好，自然会形成要不是你的工作缺乏条理性，就是你不称职的结论的印象。

那么，怎样才能在下午5：OO就准时离开办公室，又能把本职工作做好呢？下面的几条策略也许能帮帮你。

战略1：先做最难的事情

多数人在开始一天的工作时都喜欢先做简单的事情，但这会把一大堆困难都留到下午去处理，但那时你的体力和注意力都已经下降，从而需要花费更长的时间来完成比较复杂的任务。

许多人都会发现在上午做需要费脑力的事情会比较有效率，比如说给客户写计划书，一般都需要静下心来才能写好，但午饭之后，电话往往会响个不停，很难思路清晰地思考问题。先啃难啃的骨头的好处就在于，使你的工作质量会有所提高，并且用不着额外再花时间去做过多的修改。与此同时，将大事先做完，会令你的情绪高涨，一天中其他时间的效率也会更高。这样你永远也不会错过下午5：OO的班车了。

战略2：学会及时结束谈话

想要结束一场业务会谈，你可以这样说，“今天谈得很愉快。”然后就马上站起来。只要仔细观察你就会发现，许多高层人士采取的就是这种方法，其效果也确实不错。人们有时候会忽略言语的暗示，但很难同时忽略言谈和举止两个方面。

为了阻止一个爱闲聊的同事在你的办公室里大摆龙门阵，你可以假装要去洗手间或将手伸向电话做出要打电话的样子。你也应在你的领地内尽量少放容易引起闲谈的东西（如家庭合影、小孩子画的画、旅游纪念品），将杂志（整齐地！）堆放在椅子上。让健谈的人无处可坐，并且封上你的零食口袋，如果办公室里人人都手拿一把巧克力豆，肯定无法专心工作。

最后，当有人问：“你现在有空吗？”，你可以这么回答：“现在很忙，但两小时之后我可以去找你。”这样做的好处在于当你去找别人时，随时都可以退出来。

战略3：将最后期限提前

如果你要与别人一起合作才能完成某一个项目，一定要将他们的最后期限提前几天，这样一旦复印机出了故障或某人生病了，你也不至于措手不及。将最后期限提前还有一个好处就是你能有时间检查一下别人的工作，在最后呈交给老板之前可以纠正偏差和遗漏，因此，这确实是由多人完成一个项目时的唯一选择。

战略4：有策略地安排开会的时间

如果是由你主持召开会议，将开会时间安排在上午 11：OO比较合适。告诉每一位与会人员会议将在中午12：OO结束，这样就不太可能拖延。人们在肚子饿时，会比较迅速地切入正题。11点会议的另一个好处就是：如果下午4：OO开始开会，往往会拖延到很晚才能进入主题，而现在你不但能从下午就开始采取会后的进一步行动。还可以及时回家。

如何从别人召开的长极无聊的会议中及时抽身呢？你可以预先对会议主持人说你另有任务，到一定时候得提前退席。如果你要在会议上发布一些资料，就要求先发言。

战略5：不要捉电话迷藏

你处理电话的方式能大大提高或降低你的工作效率。许多人打电话来时会留下模糊不清的信息，这样会使你不知道他需要什么以及什么时候回电给他,来来回回得花费好几天的工夫，非常浪费时间。

建议你在离开办公室外出之前给同事留个口讯或更新录音电话中的信息（“我今天上午不在办公室，但会在下午给您回电”）。其次，请打电话来的人留下清楚明白的信息（“请留下你的姓名、电话号码、有什么事、何时给你回电合适”）。再次，当你自己留口讯时，要表达得清楚明白，所以你所找的人在下次回电时，就能向你提供你所需的信息。

要结束一个1O分钟以前就该挂断的电话，可以这样说：“很高兴我们能有这个机会讨论xyz。”或总结你们谈论的内容（“谢谢你提醒我注意预算问题，到周五我再给你答复”）。这两种方法都含蓄而有礼地表示出谈话该结束了。

至于私人电话，可以通过让你丈夫和朋友知道什么时候找你最合适（最好是在午餐时间）。在其他的时候则尽快结束电话，或告诉朋友们你喜欢晚上或周末在家里行长时间的电话联系。

战略6：统筹安排你的时间

你可能一看到计算机上显示出你有e-mail就会去读，或者一想起什么事就马上打电话。虽然技术进步使得每时每刻都可以进行通讯联络，但这并不意味着你就得不断地立刻做出反映，这样你会从手头的工作中分心，这时知道有别的事情要做，会加重你的精神负担。当你在处理一件事情的时候，应先关掉计算机的e-mali显示器，而且每天应将时间分成几块来处理某些固定的事情。比如说，将阅读和回复 e-mail的时间和安排在上班后的第一件事或午餐时间或下午上班之前；从上午1O：0O到中午以及下午1：OO到4：3O用来处理文件、答复客户的要求、打重要的电话等等。这样的安排虽然有些象军训那样死板，但可以帮助你更快地完成工作。

至于e-mail要尽量写得简短（你并没有时间来写一篇小说，其实也没有人有时间来读完你的小说）。为了不受一些调查邮件或垃圾邮件的干扰，你可以在迅速浏览一下之后就立即删除。

战略7：坚持原则

如果你坚决不想加班，那就要坚持住这条原则，并在下班后迅速离开办公室。如果仍逗留在办公室，你的老板就会在最后几秒内又给你找点事干，或让你参加一些即兴召开的头脑风暴会议等。如果你的工作时间是早8：3O到晚4：3O那你宁可到时带一些轻松的活回家也不要在4：3O过后还被看到呆在办公室里。但同时要记住有时也得机动灵活。如果有人要在4：OO召开会议，你可以说：“我通常会在 4：3O下班，如果会议时间较长，你得先告诉我，我好预先做些安排。”这样，你既表现出是团队中的一员，又展现出你的原则，让你的老板、同事和客户了解你的界限。

许多人自己设定了一些原则，但从不公开向别人宣布，因此这些原则往往很容易被打破。 ) f0 @' t6 }% N, A* p% l