机关公文具有理论性、政策性、指导性和规范性等特点，提倡什么、反对什么，为什么、怎么办，非常明确，要求语言朴实准确，简洁明了，不追求辞藻的华丽，不允许像文学作品那样进行描写、虚构。但作为材料，应当增强可读性，要有感染力和吸收力。有的材料文字功夫较差，读起来不顺畅，枯燥呆板，别别扭扭，这无形中削弱了文章的分量。从文字功夫角度上看，主要原因是缺乏精雕细刻的苦功夫，锤炼得不够。机关写材料往往时间比较紧，来不及深思熟虑和仔细提炼、修改，但只要有可能就要力求多琢磨，多修改，多润色。鲁迅先生还要“写完后至少看两遍”呢？我们就更应该认真润色了。材料不厌百回磨，改一次就有一次的成色。
一份材料能抓住人，其基本的标准就是：
一是要起好标题。标题是材料的眼睛，可传出内在之“神”。有一鲜明、生动、形象的标题，不用看内容，材料就“出彩”不少，吸收读者急于往下看。否则，效果就不好。有人说，标题起好了，等于文章成功了一半。这话很有些道理。为此，有的同志在接受任务、调查研究阶段，就开始进入情况，注意边调查边思考，为后来起标题、立纲目打基础。
二是选好素材。要增强文章的魅力，精选素材至关重要。一篇材料光有思想，没有素材，显得空洞；而只有素材的堆积，显得虚胖。只有用观点统领好素材，才能写出好文章。因此，我们要筛选那些最能论证主题、阐明观点的素材，哪里用什么，怎么用，要通盘考虑，精心安排，使所用的素材与观点一致、有机结合，使整篇文章血肉丰满、浑然一体，不能“拾到篮里都是菜”。
三是用好语言。语言是一门学问。我们说材料不错、耐读，其中包括语言。语言丰富多彩、生动活泼，给文章增色不少。调查报告、典型材料、领导讲话、研讨文章等都有不同的风格和要求，要注意把握各种文体的特点和内在要求，恰当地运用语言的表述形式和风格。即使机关公文中的通报、指示等，也要语言规范，朗朗上口。这就要在实践中不断提高自己，增强驾驭语言的能力，也就是我们前面讲的，要多看、多思、多写、多背，这对于文字功底较差、语言贫乏的同志是个好办法。
四是多接受新东西。古人云“时运交移，质文代变”。我们写材料更要紧跟时代，体现时代特征，反映时代精神。否则，陈芝麻烂谷子，使人倒胃口。当今世界科技发展日新月异，知识爆炸，新理论、新观点、新知识层出不穷。我们要努力适应飞速发展的形势，认真学习和掌握新知识。改革开放以来，仅新增的词汇就多达7800多条。比如与时俱进、抓手、要务等等。这些新词语的诞生，极大地丰富了我们的汉语语汇。紧跟时代步伐，不断学习和接受更多的新东西，写出来的材料才能使人喜闻乐见，新鲜活泼，体现时代特色。
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