公文写作是公文处理各个环节中最核心、最基础的部分，也是个人文字能力水平高低的体现。一般来说，公文的格式、行文规则、签发、办理、管理都有明确规定，我们只要遵守规定、按照程序去做，就可以了。而撰写就需要发挥自己的才能，需要各个方面的知识来体现综合素质。古人说，兵无常势，水无常形，文无定法。就是说撰写文章没有固定的模式。但公文却有一定的规律可循，只要掌握了基本规律和要求，以现代人的文化素质，一般不会很难。下面是我对公文撰写的共性要求的理解：
一、格式的要求
一般来说，每种公文都有固定的制作规格和样式。使用目的、范围和内容的不同决定了公文的格式、样式的不同，如急件、要件都要有特别的标识。这是为了统一意志，讲求效率，便于工作。
古今中外、历代政权都十分重视公文格式，就是这个道理。我国历史上不少朝代对公文名称、开头、结尾、陈述顺序以及用语、书写等都有不同的规定，有的要求还十分严格，如果违反了，轻则受责、重则治罪。由于过分注重格式，发展起来，就形成了历史上的形式主义和文牍主义。
新中国成立以来，国务院办公厅先后多次颁布公文处理办法和条例，2012年党政机关公文格式统一，提高了权威性。新条例规定：无论哪类文件，一般都要由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。其中附件、抄送机关、附注根据需要，可有可无。
二、政治要求
公文是为政治服务的。格式的要求只是外在形式的要求，政治上的要求才是最根本的要求。政治上出了偏差，在任何时代也是不允许的。一般来讲，当前的公文写作要注意以下5个方面：
1.要符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规，原则上是三跟：跟着形势、跟着时事政策、跟着舆论导向。
2.要符合上级机关的有关要求，上级精神是下级机关制发文件的依据，下级制发文件多数是为了贯彻上级精神，有的是进一步细化，使之更符合本单位实际，更具操作性。所以，撰写公文，首先要学好上级文件，可以模仿上级文件的体例，但要有创新，不能上下一般粗。忌讳当传声筒、转运站。
3.要与现行公文相衔接，一是要和上级以及相关部门的文件相衔接，上级和其他部门提倡的，你就不能站在本单位角度去否定，不能有冲突；二是要与本单位现行文件相衔接，不能前后矛盾，自相矛盾。
4.要符合领导意图，也可以直接表述为与本单位领导的思路保持一致。这里边可有学问，需要撰写者细心体会。不说别的，你自己觉得写的再好，领导那里通不过也是白搭。领导水平制约公文的质量是没错的，但有人说“秘书水平有多高，领导水平就有多高”，是片面性的。切记领导就是领导，是他领导你。
5.提出的政策措施要切实可行，涉及政策、规定一类的文件，一般比较重要。提出的政策措施有没有可操作性，是否便于执行，是关键。要设身处地的为执行而考虑，如果不能落实，政策、措施再好也是一纸空文。
三、文字写作要求
和小说、诗歌、剧本、散文等文学艺术作品的形象思维不同，公文属于逻辑思维范畴。它不是以艺术形象感染读者，一是以事实和道理说服读者。它不适宜想象、虚构、夸张、抒情的手法反映生活的本质真实，二是以记叙、说明、论述的方法有针对性的表述思想观点，反映具体的生活实际，揭示社会生活某些方面的规律和实发性问题，它不是给予人们以美的艺术享受，三是用于解决实际问题。因此，这就决定了公文在文字写作方面的自身特点，那就是：实用、严密、准确、简练。
1.实用。公文在表现内容上有其现实的具体的针对性。下行文件，都是上级为了解决问题，对特定的问题表明态度，提出解决的方针、原则、措施，上行文是下级反映工作过程中新问题、新情况、新经验，让上级了解、注意，或者提出建议、方案，请上级定夺。平行文也是就某些问题相互知照或协商。所以公文写作要讲究实用性，不能华而不实，更忌讳夸张、想象。实用性还有个时间问题，公文实效性很强，拖过了时机，公文就没有意义了。比如请示，得到了答复，这个请示就成了档案，通知得到了执行，也就完成了使命。
2.严密。一是文种、格式要严密。请示不能写成意见，也不能写成报告，通知不能写成通报。向上报送的文件，未经批准，就不能下发，文件该发到哪一级也不能随意扩大范围。这些法定性、权威性、政治性的要求，必须严密，这是机关工作效率的体现。二是文字要严密。论述不能写成说明，叙述不能写成结论，表达不能夸张渲染。在判断推理的时候，更要严密，在同一时间、同一关系、同一意义下要保持同一说法。更不能把个别现象做为普遍现象。尤其是结论性的表达，绝不能夸大或缩小，也不能使用模棱两可的语言。
3.准确。除了要准确体现领导意图以外，就是用语要准确，引用准确，使用数字要准确。换言之，就是定性、定量都必须准确。“白发三千丈”、“燕山雪花大如席”一类文字是切忌使用的。准确是公文的生命，“一字入公文，九牛拔不出”，一旦出错，纠正就费劲大了。
4.简练。公文讲究简捷明白，一语中的，力戒繁文缛节、套话等形式主义。现在打字、印刷技术发达了，文件越来越多了，也越来越长了，不是好现象。毛泽东在《关于建立报告制度》一文中指出：“报告文字，每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。”我认为对现在公文写作仍有指导意义。
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