办公室是办文、办会、办事的主要平台，也是一个公司的形象和窗口，担负着承上启下、联系左右、协调各方的重要责任。任务千头万绪，但没有一件可以疏忽。任何小的疏忽，都可成为大的失误，稍有处理不当就有可能影响全局工作。从这个角度讲，文字处理、协调组织、沟通交流能力都是办公室工作人员的基本素质，是做好办公室工作的基本功。本文从文字资料组织入手，谈一下办公室人员应该具备的文字处理基本功。
办公室是出材料、出思路的地方，人人都应该具备一定的文字处理能力，即使不能成为“笔杆子”，也应该有基本的文字组织能力。从办公室的工作性质讲，工作人员虽然分工明确，但在具体工作中更需要协调配合，尤其是文字资料组织方面，无论是日常的文件初稿撰写、例行的总结报告报送、还是特定时段发言稿件的组织都需要每个人能说之即懂，懂之能写，写之能用。只有具备了这样的能力，才能组织好各类资料，完成既定的工作任务，更好地胜任办公室工作。
一、克服“三个”困难
做好文字处理工作，撰写精品材料，在文字处理过程中，就要从基础做起，切实扑下身子，从心理上克服三个“困难”。首先要克服“躲”的心理，对于初期从事文字工作的人员，开始接触材料撰写时，难免会有畏难情绪，这种情绪不仅会影响写作者的心情，也会影响材料的质量。所以要把材料组织和撰写当作一项平常工作，用平常的心态去对待，不要存在躲避和妥协思想。其次要克服“怕”的心理，有些人员在接到任务初期，因为没有头绪，总是觉得这项工作不好完成或完成不好，从心理上给自己太大压力，反而束缚了手脚，给材料完成带来困难。三是克服“闭门造车”的习惯，有些人员在明确具体材料任务后，习惯于靠经验和想象撰写。在这样的情况下，撰写的材料，思路上难免偏窄，有时也难免出现“假、大、空”的嫌疑，只有充分做好前期调研，改变闭门造车的习惯，才能更好地撰写好材料，展示办公室形象。
二、把握“三个”关键
克服了心理上的压力，材料撰写工作就开了个好头，正式进入思路整理和写作阶段。在这个阶段，要把握三个关键环节。
（一）要注重材料的积累和运用。这是做好文字资料撰写的前提，只有胸有成竹，才会妙笔生花。巴甫洛夫说：“不管鸟的翅膀如何完善，它也不可能不依赖空气飞向天空。”文字写作也是如此，如果没有各种有价值的资料供参考借鉴，靠个人的一己之力是很难写出精品材料的，因为个人的力量毕竟有限，大家的智慧才是无穷的。所以要充分利用好、借鉴好别人的优秀资料。做好材料借鉴，最初的步骤就是在材料收集上下功夫，要根据工作特点有针对性地做好各类借鉴资料的收集整理工作，采用灵活多样的形式，多渠道、多角度、多形式地吸收、归纳和整理对我们工作有帮助的名篇佳句、名言警句、新颖观点，并随时加以分类、汇总，为今后材料的借鉴使用做好准备。在这一环节，尽量做到善于分析、善于归纳、善于综合、善于概括。
（二）要把握好材料的立意和思路。有了广泛的资料积累和知识储备，在组织文字资料时，就要关注整个资料的立意和思路了。立意是整篇文章的眼，而思路则是整篇文章的魂。一篇成功的材料，只有将这两者有机结合，才能表现出掷地有声的分量。要做到有眼有魂，眼魂结合，就需要我们具备良好的领悟能力，在文字资料起草之初就明确这篇文章的中心在哪里，通过怎样的编排布局才能达到最终的效果。那么，我们不仅要明确公司、领导的意图和思路，还要对具体工作有深入的了解，能够把握详细的工作安排和开展步骤，这样才能做到有的放矢，事半功倍。
（三）要把握好材料的思想和主旨。有了前两步的准备，思想和主旨就更加重要了，这份资料要体现怎样的想法，要达到怎样的效果，要实现怎样的目标，都要通过文字进行详细的交代。把握好这一点，不仅需要良好的文字表达和写作能力，更需要对整个事件、整篇材料有清晰的认识，在什么地方要重点着墨，详细说明；在什么地方要蜻蜓点水，一带而过。在材料中分清轻重、把握详略，才能将整篇材料的主旨和思想更为精确地显现出来，材料的意义才能凸显。
三、练好“四项”基本功
要做到以上几点，就需要办公室人员夯实基础，提升能力，逐步提高写作水平。
（一）要加强学习。当今社会知识更新快，获得知识渠道多，如果不注重学习，提高理论和业务水平，就很难将材料与时代背景、行业要求相结合，写出高水平的材料。所以，我們的工作人员要想写好材料，就要根据工作需要，有计划、有侧重、有针对性地学习各类知识，阅读与政策、行业有关的各类材料，提高各类知识储备量。“读书破万卷，下笔如有神”，只有通过大量的阅读和学习，积累各类与写作可能有关的素材，并在脑海中将之分类归纳、整理，为我所用，在今后的写作中才会有的放矢。
（二）要强化实践。在材料撰写中，理论知识的储备是基础，实践能力的提升才是关键，要真正地下功夫，从实际写作中总结经验，在实践中不断提高。要结合行业及公司特点，多听多写，并根据自己的薄弱环节，有针对性地加强练习。文字功底不强就从基本功练起，从写日记、心得练起，逐步锻炼自己写大块头的材料，循序渐进；思路不清晰就从写读书笔记练起，多思多想，多写多练，逐步提高；通过不同的锻炼提升写作水平和驾驭文字的能力，为写好资料提供能力支持。
（三）要善于观察。写好材料，就要站在全局的高度去观察、分析问题，既要善于观察分析宏观形势，又要善于观察分析微观现象；既要善于观察分析领导的言行，又要善于听取员工意见。只有这样，才能将行业发展的大局同公司发展的方向有效结合，将对文件精神的贯彻与实际工作的开展有效结合，将上级制度的落实同日常程序的完善有效结合，并将这些用文字呈现出来。这样写出的材料才会有深度和广度，也才有真正的意义。
（四）要深入研究。写好材料不仅要有较高的文字表达水平，更需要有较高的政策理论水平，要吃透情况、熟悉业务。特别是在撰写跟公司发展及具体业务关联较大的材料时，更要注重调查研究，从基础数据入手，了解数据来源，分析数据形成原因，研究数据背后存在的意义，掌握重点数据的发展规律。如此写出来的材料才会有较强的针对性、指导性和可操作性，避免大而空。
四、避免两个误区
具备了以上的素质，还需要我们的工作人员在材料撰写中尽量避免两个误区。
（一）文字写作能力等于材料组织能力。不是所有的文字都可以归纳成文章，也不是所有的文章都千篇一律。文字写作能力考量的是写作者文字驾驭的基本功。在日常的材料组织中，我们要更多地结合时间、地点、目的、具体事件等方面组织材料，根据材料的类型组织不同的题材。用我们的文字水平，融合具体要求，赋予材料一定的思想性和创造性，实现我们预期的表达效果。因此在日常工作中，不仅需要自己的文字水平过硬，更要求自己的材料组织能力过硬，把自己观察问题、分析问题的能力，融会贯通于文字之中。
（二）写得多等于写得好。虽然说多写是写得好的基础，但如果仅仅追求量的增加，不注重质的要求，材料组织也不会有进步。这其中的质既包括文章结构的构思，也指资料思想的深化。只有充分抓住了文字资料处理的中心实质，再加上工作中有意识地培养、组织、加强，才能写好文字资料，撰写出符合要求的精品材料。
当然，以上所述均从经验和具体工作出发，可能有很多未尽之处，将在以后的工作学习中不断总结、不断完善、不断改进，以期通过系统的收集、归纳，逐步提升个人写作能力及综合水平，为更好地做好办公室工作积极努力。
读不懂？读不通？拿回去再整理？没错，肯定是文章结构顺序没掌握！
文章能否一读就懂，除了用词用句要讲究，写作的顺序和结构也不可小视。先写什么，侧重写什么，你有了解过吗？先锋君今天就来解答这个问题！
公文的结构顺序
公文的结构顺序常见的有：
时间顺序、空间顺序、逻辑顺序。
往往采用归纳式、演绎式的逻辑思维方法，对材料由概括到具体、由现象到本质、由整体到局部进行安排，形成了固有的三种主要结构模式：纵向式、横向式、纵横结合式。
一、根据工作职能的主次地位安排句序
公文写作的本质表明：机关管理职能决定文字表现形式，文字表现形式是为机关管理职能服务的。
公文是为党政机关、企事业单位、人民团体机关工作服务的，其公文语句的顺序，只能按照各自机关工作职能的特点，根据工作职能的主次地位来安排。
如某省地税局在一份指示性通知中指出：
本语段从主到次，依次推进，逻辑紧密，句序清楚。
二、按照工作进程的先后安排句序
按照工作进程，也就是按照时间顺序。在对某项工作进行决策之后需要安排部署时，经常使用指示性或实施性的意见、通知；
对上级汇报某项工作实施进展情况时，常常运用阶段性总结、工作汇报、经验介绍、政务信息等文种，这些内容相对单一的公文，适用于按照工作进程来排序。
如××日报社纪委一份经验总结的一个语段：
履行职责，做好干部人事工作的监督。今年5月，报社党委根据中央《干部选拔任用工作条例》和市委的若干规定，进行第四轮中层干部竞聘上岗和员工双项选择工作。
报社纪委从5月22日召开动员大会开始，先后对自荐推荐、资格审查、竞聘演说、民主测评、组织考察、公示到最终聘任等六个程序进行全程监督，确保了整个过程的公开、公平、公正，透明、规范、有序。
6月份，报社平稳顺利地完成了干部聘任工作，××名业务骨干走上新的中层领导岗位，×××名员工完成了自己新一轮岗位的选择，初步实现了人适其岗、人尽其才、才尽其用的目标。
工作进程排序法，条理清晰，事物发生、发展、变化的过程一目了然，符合人们认识事物的习惯，便于领导者考虑下一步的决策。
三、按照工作职能的逻辑顺序安排句序
所谓逻辑顺序，就是人们认识客观世界的具有规律性的顺序，如工作职能各个环节之间的必然联系、原因和结果、发展规律、变化趋势等。
如，××市人民政府《关于加强防汛工作的通知》中对防汛工作安排的第二条是：
全面落实各项防汛措施，做到万无一失。各县区人民政府、市政府各部门要对前期防汛各项准备工作进行全面检查，做到组织、工具、物料、技术、人员五落实。要积极储备防汛物料和设备，严加管理。要进一步强化防汛队伍，加强防汛实战演练，提高抢险技术水平，并时刻处于待命状态，随时听从调遣。要抓紧抢修加固险工险段，对重点部位要责任到人，严防死守。
这个句群紧紧围绕防汛工作职能，采用“纵横结合式”排序法。
段首提出任务说明“要干什么”，接着说明“怎样干”（是纵向排列）——“检查、落实、管理、演练、固险”（是横向排列）。
五个方面的工作也有一定的逻辑顺序，首先是要“检查”，通过检查才能了解是否已经“落实”，只有落实了情况，才能有针对性地解决问题（是纵向排列）；物料设备要严加“管理”，人员要演练待命，险段要修固，重点部位要严防死守（是横向排列）。虽然交错变化，但有条不紊。
四、依据领导者决策的心理习惯安排句序
为加快阅文速度，提高办事效率，阅文者往往有一种心理要求而形成的习惯，比如，同是涉及工作经费问题，在不同的文体中会有不同的句序排列要求。
在工作方案、经费预算报告、可行性分析报告等文种中，经费总额宜排列于语段之首。因为这类公文的作用是帮助领导者决策，而领导者从整体和全局出发，首先考虑的是“要多少钱”的问题，然后才是“为什么要这些钱”和“这些钱怎么用”的问题。
在请求批准拨付经费的请示中，宜将所需经费总额写在文尾。
在请示中，文尾的最末一句话是最显眼的位置，经费总额写在这儿最醒目，给领导者阅文和会议办文提供了便捷。
“经费总额”之后，不要为表达对上级的尊敬写一些恭维话和恳求语，也不要为领导出谋划策谈经费的来源和安排，更不要强调此项工作的重要性，以引起领导的重视和关注。且不说这些话是不是画蛇添足，就其所在的位置，就足以掩盖公文主旨的表达。
按照惯例，另起一行之后应写上“当否，请批准”、“可否，请批示”之类的请求语。
五、内容复杂的句群，要提炼主旨来显现句序
一个语段由一个或几个句群组成，而一个句群，虽然由若干句子组成，却都表述一个中心，句序必然围绕这一中心问题来安排。
如果抓住了句群的中心，就抓住了要害，对句序的认识就会由暗到明。
有的撰文者在公文中虽然罗列了大量的素材（情况、问题、做法、效果），但没有对这些感性材料进行理性分析，并提炼归纳出相应的观点，一时是很难分清句序的。
如：影响工程进展的主要原因，第一，××大学×××学院因缺少资金至今仍未恢复施工；第二，××机场扩建在五月底开工，××公路计划在10月份开工，今年计划新开工建设的11个工程项目，大部分仍在做前期准备工作。第三，工程报批报建时间长，征地拆迁难，以地霸工、强行参工参运、阻工闹事现象屡禁不止，严重影响了工程进度。
这一语段的主旨是寻找影响工程进展的“原因”。
原文中前两个问题都是反映进展缓慢的情况（××学院未恢复施工、新项目长期准备），我们从中可以归纳出隐含的原因：“资金未到位”，这是主因；
其次，“投资环境差”可分两个方面，即内环境（报建手续复杂，审批效率低等引起的“工程报批报建时间长”）和外环境（征地拆迁难、阻工闹事多等）。
经过提炼、增删、归并、分类，以上语段内容充实了，分旨明确了，句序也随之准确、清晰地划分开来。文/寅鹰
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