很多机关公务人员都有这样一个感受：在机关工作，具体的事好办，动笔的事难为。所以，大多数人都不愿意从事写作工作，认为写文章是个辛苦活。很多人在机关里历练了多年，但仍难以有所成就，就是在应用写作这块短板上拉了后腿。如果说“能干”是机关公务人员的一项真本事的话，那么“会写”更是一种硬功夫，就像是车之两轮、鸟之双翼，缺了哪一项，机关公务人员的工作都不会完整。因此，机关公务人员要想把工作干得漂亮，在机关上能立得住、立得久，就必须练就几手应用写作的“硬功夫”———写好公文、讲话、信息和调研报告。
一、写好常用公文，是做好机关工作的最基本需要
公文是传达政令、请示工作、报告情况、洽谈公务的一种常用文体，是概括、表述、传达领导意图的重要工具，具有鲜明的政治性、法定的权威性、严格的程式性和突出的实用性等特点。同时，公文还是一个单位的“脸面”，体现着一个单位的综合管理水平。如果一篇公文写得漏洞百出、错误连连，再如何标榜自己的管理水平高，也是苍白无力的。所以，写好公文，是机关公务人员的立身之本，是做好机关工作必须练就的一项基本功。
一是文种选用要正确，不闹笑话。要认真学习《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》，明确公文种类、注意事项、每种公文的写法及要求，正确选用相应的文种，使写出来的公文符合规范，从文稿的观点、内容到措辞都要一丝不苟、精益求精。在文种选择上，要熟知15 个主要文种的具体适用情形，尤其要将通知和通报、通报和公报、请示和报告、决定和决议等容易混淆的文种区分清楚，特别是不能出现“请示报告”“意见的通知”等常识性错误。
二是公文用语要规范，不能马虎。语言是公文的第一要素，公文语言的突出特点是准确、简洁、平实。准确，是说公文语义表述要准确明晰，包括语法意义的准确无误和逻辑意义的明晰严密。用词要准确，表述要准确，标点符号要准确，不允许出现有歧义和含混的说法，尤其是断句要规范，要准确地表达意思。简洁，就是语言要精练，简明扼要。在句子运用上，要充分运用陈述句，规范使用无主句，不用或少用疑问句，做到简洁而明白。平实，就是要庄重、分寸恰当，用字、用词符合公众审美标准，通俗易懂，要使用普通话词语，多用程式性和专用词语，避免方言、土语，善于将口语转化为书面用语，要避免使用不规范的网络用语。
三是常用文种要写好，体现水平。特别是各类常用的公文要写出层次，写出高度。比如，经常用到的通知，要体现出系统思考和统筹全局的特性，提前把与通知相关的内容一块想到、想周全，对通知所涉及内容的整个流程自己要先走一遍，把该说到的、该说明白的事项，一次性说到位，免得通知下发后让接收单位再一遍一遍地打电话询问、求证。现实工作中经常发生的，通知下发后又一个接一个地再下发补充通知的情况，就是对此种情况的最直接体现。再比如写请示时，要严格执行“一文一事”原则，不能在一份请示中捎带其他请示事项；主送单位要单一、具体，不能奉行“见了菩萨就叩头”的思想；在说理上，要把主要精力放在“怎么说”上，而不应仅仅注意“说什么”，也就是要强调陈述的技巧。亚里士多德曾说过这样一句话，“蠢人用他知道的道理说服我，智者用我知道的道理说服我。”同理，拟写请示的原因时，也不能只从本单位的立场出发去考虑问题，而是要改善心智模式，学会换位思考，善于从上级的立场出发，争取用上级明白的道理说服上级，以求得帮助。所以，常用公文写好了，是机关人员能力和水平的最好体现。否则，就是一块短板，注定在机关工作中走不快、走不远。
二、写好讲话稿，是服务领导的最实用技能
起草讲话稿是机关工作人员的一项重要内容，直接反映公务人员的工作能力和水平。同时，能起草优质的讲话稿也是对机关人员的基本要求。谚语云：笔威于剑。成功的讲话稿或演讲稿能敌得过千军万马。从这个意义上说，写好讲话稿的意义无论怎么强调都不为过，需要机关公务人员认真研究学习，努力锻炼提高。
一是明确用途。讲话稿是日常使用最频繁的一种应用文。要想把讲话稿写得有思想、有深度，让领导讲得好，让听的人能听得进去，达到讲话的目的，就要先知道所起草的讲话稿主要是干什么用的，要弄清楚由谁讲、以什么身份讲、在什么场合下讲，是对外讲、还是对内讲，讲给谁听，听众是一个什么层次的群体，大家从讲话稿中最想听到些什么，需要领导重点讲些什么，通过讲话稿要传递什么样的信息，怎样讲好这些内容，讲多长时间，会议主办方的具体要求是什么等。特别是在一些综合性的会议上，要与会议主办方密切沟通，严格按照主办方要求来准备稿子，而不能由着自己的性子想怎么写就怎么写，力避讲话内容打架、撞车。只有知晓并妥善处理好了这些问题，才算是为写出一篇各方都能满意的优质讲话稿打好了基础。
二是搭好框架。也就是要根据讲话稿的具体用途明确思路、列好提纲，搭建起文稿的骨架。然后再确定如何破题，如何承题，每个大问题中写几个小问题，文章是并列式推进，还是递进式推进，只有把这些问题都搞清楚，才能使讲话稿的整体结构符合逻辑要求。俗话说，题好文一半，而好纲也是一半文。汉代经学大师郑玄在其《诗谱序》一文中说：“举一纲而万目张，解一卷而众篇明。”列好提纲，搭好框架，是写好讲话稿的基础。
三是语言得体。讲话发言就是说事、说理、说情。所以，讲话稿的语言一定要通俗、明白、生动，要抒真实情，讲百姓话，把深刻的理性思维用通俗浅显的语言说清楚。否则，人家听不懂、听得费劲，自然不爱听，也就难以达到讲话的最终目的。其次是语言要鲜活，文字要生动、形象、准确有力，听后一下子就能让人记住，还要激发听讲的人乐于讲给别人听。要少用干巴巴的话语，多用一些鲜活的群众语言，最好能有几句提神、醒脑的话，能抓住听众，鼓舞人心，让听众能耐心听下去，这样的讲话效果会更好。否则，语言贫乏，思想枯竭，自然不能说服人打动人，听的人自然不会买账。再就是要兼顾不同领导的讲话风格，如有的人喜欢排比句式，有的人喜欢长短相间的句式，有的人喜欢用典故，有的人喜欢讲故事，有的人喜欢开门见山、一针见血，有的人则喜欢娓娓道来、水到渠成。总之，要精心锤炼好语言，使讲话稿的语言既符合领导的身份，又能体现出每个人的讲话特色，这是以文辅政、服务领导的最直接方式。
三、写好信息，是让单位工作出彩的最有效途径
信息是迅速简要地反映新近发生的事实消息，这种消息主要供内部传播，以反映变动的事实———动态为主，兼顾评论、综合和经验。它是一个单位与上级沟通的重要渠道，承担着与领导沟通情况、展示本单位工作亮点、向上级汇报工作等诸多特殊职能。
一是要提炼好标题。标题是信息的“脸面”，在文章中起着激发人的阅读兴趣和欲望，引导读者去理解文章内容的重要作用。俗话说，“读书读皮，看报看题”。看信息重在看标题、看导语，标题把人吸引住了，觉得有必要看，才会引导着人继续看下去。标题历来就有“文章的眼睛”的说法。标题拟写得好，文章就成功了一半。毛泽东同志曾说：“标题要吸引人看，这很重要。”这就需要机关人员在写信息时，要善于提炼总结，善于换位思考，尽量能知道上级领导关注的焦点是什么、最想了解的情况是什么，提炼出能抓住眼球的好标题来，要让上级领导一看标题就能“眼前一亮”，从而吸引人看下去，达到写信息的目的。
二是要优化好结构。信息虽然已成为机关公文的一个常用文种，但它并没有正式的“名分”。信息的结构可模仿消息结构，根据不同的内容，将标题、导语、背景、主体、结尾等几部分处理好、取舍好。
三是要锤炼好语言。信息要注重简、短、亮、专，原则是力求用最简短的语言传递最多的信息。所以，在信息的语言组织上，要惜字如金，点到为止，不要求全，不要搞长篇大论。应做到主题明确，表达清楚，真实准确，文字精炼，短小精悍。再就是要快采、快写、快发，做到迅速及时。这样的信息，才能让人爱看并且愿意看下去，才能将自己的亮点有效地展示出去。
四、写好调研报告，是理性思维和逻辑水平的最直接展现
调查研究，是适应新形势、掌握主动权、正确解决前进中的矛盾和问题的主要手段，是掌握实情，实施科学决策的最简便、最有效的方法。同时，调研也是机关工作的一大职能，调研报告写作最能体现机关工作人员理性思考水平、展现其逻辑思维能力、考验其哲学素养。
一是选好题。就是要根据调研目的选好调研课题，做到指导性强，对全局工作有参考借鉴作用。比如，属于总结经验、指导工作类型的，要体现出能把点上的事例推广到面上去的功能；属于找出问题、改进工作的，要能体现出“只有挖出忧苦的根，才能结出甘甜的果”的逻辑关系。
二是策划好。就是要按照调研计划和调研课题，在系统思考和充分讨论的基础上，明确调研内容、列出调研提纲、设计调研问题，切实增强调研的针对性和时效性。
三是调研好。就是要广泛收集情况，多问、多记、多听、多想，准确把握群众的思想脉搏，了解工作运行的态势，充分掌握第一手资料和真实可靠的数据，及时挖掘好问题和表象背后的情况。
四是研究好。调查研究，调查是研究的基础，研究是调查的升华。所以，研究工作必须深入细致。研究好，就是对调研所获取的资料，要进行认真分析、归纳、综合、对比，把零散的信息系统化，把粗浅的认识深刻化，做到横向对比与纵向对比相结合，定性分析与定量分析相结合，感性认识与理性认识相融合，通过深入细致的理论分析，把研究高度从事件层面上升到结构层面或系统层面，并及时回应调研提纲所列的各项内容。
五是表述好。就是要在深入研究的基础上，将研究成果准确地表达出来。做到写出真实情况，善于用足够的数据来说明各种问题；形成独到见解，拿出具体可行的解决办，有理有据，言之有物；将点上的事例从特殊上升到一般，通过归纳提炼，形成可推广、可复制的经验成果，进而写出领导认可、被调研单位认可、对其他单位有指导和借鉴意义的高质量的调研报告。
以上这几项应用写作，其实都是机关人员的日常工作内容，但也都是一些真功夫、硬功夫，是机关工作人员综合实力的象征，是个人能力水平的体现。但是，要拥有这些硬功夫，在具体写作时能有这么“几把刷子”，是需要长时间学习、积累、思考和用心写作才能修炼好的。否则，不静下心来学习，不注意日常积累，不下苦功夫研究材料、研究文字写作，肚子里没有东西，靠临时抱佛脚，是练不好这些写作“硬功夫”的。这是每一位机关公务人员都不能不重视、不能不研究、不能不锻炼提高的核心工作能力。（摘自：应用写作 张跻国）
邓小平同志曾经称赞一位秘书工作者为他起草的报告写得好：“这篇文章写得好，因为文章里的很多话都是我想说的话。”可见，公文起草者在受领任务的时候，一定要将领导的指示听清楚、问明白、记准确、录全面，对这些问题了如指掌：公文什么时候交初稿？以此安排自己的工作进度，该加班加点的要加班加点。公文将用于什么场合？公文的上报或印发、宣读对象是谁？是什么范围？公文什么时候送交印刷？以此确定写作的语气、内容取舍及最后定稿的时间。领导者想表达什么？一定要准确、全面地记录领导者的意图，可以使用录音笔，对于不清楚的问题，可以请领导再说一遍，确保理解领导意图没有偏差和遗漏。这是起草好公文的重要前提。如果时间允许，起草者在受领任务时，可以将自己的记录当着领导者的面复述一遍，确保没有出入和遗漏。根据领导者的意图起草好公文初稿后，再把受领任务时的记录拿出来一条条、一句句对照，确保没有偏差和遗漏，然后将公文初稿交领导者审阅，再根据领导者的意见建议修改完善。
公文要把领导是否满意作为衡量价值的根本标准。写出让领导满意的公文，不是单纯地作文。只有悟透领导的想法、跟上领导的步伐、提出有价值的观点、体现领导的风格，才能让领导满意。具体来说，要注意四个方面。
一是正确领会领导意图，避免“这些话不是我想说的”。这是起草公文的基础性工作和关键性环节。只有仔细揣摩、认真领会、全面把握并紧紧围绕领导意图去组织、策划，才能确保不跑题、不偏题、不离题；只有如同领导自己头脑里所想、领导自己嘴里所说，领导才会满意。因此，切不可自作聪明，完全不考虑领导的需求另搞一套。这样就犯了主观主义错误，就算写得再好，领导也无法使用。
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二是完善升华领导想法，避免“这些话都是我说的，但没什么新东西”。起草文稿不能简单地当传声筒、复读机，只把领导交代的想法、内容写出来就行了，还必须以“不在领导其位，要谋领导其政”的精神，坚持“源于领导而又深于领导”，根据领导的想法深入思考和研究，自觉把思维活动上升到领导层次，对领导意图进行扩展、完善和升华，使之系统化、科学化、具体化。文稿起草的过程，实际上就是发挥聪明才智、运用知识积累，对领导想法和要求查缺补漏、修饰完善的过程，甚至是对领导意图再提炼、再深化、再升华、再创造的过程。在不脱离、不偏离领导要求的基础上，通过创造性的工作，把领导的想法一点点充实、一步步拔高、一层层深化，把该想的想透，把领导没交代而必须要写的写出来，把领导想说而没有完整表达的说到位，形成思想深刻、内涵丰富、逻辑严密、辞章优美的公文。
三是精心扮演领导角色，避免“这不像我说的”。起草文稿是以笔代领导表达思想观点，如果不能身临其境地从领导的角度来思考和组织文字，就不可能写出领导想说的话。只有全身心地把自己置身于特定场合，忘掉自己的存在，时刻把自己当成领导，以“领导”的视角而非“我”的视角去思考、分析问题，以“领导”的身份而非“我”的身份给别人讲话或作汇报，才能与领导“一条心”，和领导不谋而合，使写出的文稿为领导所用。公文起草的过程，实际上就是“关起门来当领导”、演好“临时性角色”的过程。把自己想象成“领导”，找到“在场”的感觉，设身处地用领导的心理、习惯、思维和表达方式来思考该说什么、怎么说，而不是自己想怎么写就怎么写。
要想在写作时“进入角色”，平常就得“熟悉角色”。凡领导了解的大事都要了解，领导考虑的重要问题都要考虑，尤其要把注意力放在对全局工作的了解和考虑上。尽量研究熟悉领导的业务工作，不当门外汉。在条件允许的情况下，尽可能参加领导出席的会议活动等，对领导在不同场合的谈话要认真记录、细心揣摩。认真分析领导对一些问题的批示，悉心研究领导撰写的重要文章。特别要认真研究领导在会议上的脱稿讲话、调研时的即席讲话等，捕捉其思想“火花”，找出最有价值、最有新意的见解。实践证明，领导思想的“闪光点”使用得恰当，就能成为文稿的点睛之笔，表现主题的最佳之处。
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四是准确体现领导风格，避免“这些话都对，但谁来说都行”。文稿一般是“奉命”写作，也就是“命题作文”。受命于谁，文稿的风格特征就应服从于谁。要让领导满意，仅有好的内容、好的框架还是不够的，还必须对其进行修饰和雕琢，尽量符合领导的个性特征，打上领导个人的独特印记，充分体现领导的气质、学识和风格。而不同的领导，其风格往往是不同的。从思维习惯看，有的领导喜欢高屋建瓴地提出问题，有的喜欢细致入微地分析问题，有的喜欢突出一两个重点，有的喜欢面面俱到；从语言表达习惯看，有的喜欢引用名人名言、古诗词和谚语，有的喜欢举出案例分析；有的喜欢富有文采的长句，有的喜欢铿锵有力的短句；有的喜欢气势恢弘的排比，有的喜欢朴实无华的语言，有的喜欢用数据说话等等。必须做到按照领导的思维、讲话风格来写，使文稿风格与领导的风格相一致。如果只凭自己的想法行事，就可能南辕北辙。
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文稿起草的过程，实际上就是模仿领导风格的过程。要体现出领导的风格和特征，就需要适应领导口味、模仿领导语气，对自己的语言进行改造，务求达到“神似”。平时要通过多听领导讲话、阅读领导文章、找机会与领导交流等，了解领导的文化修养、讲话习惯、理论水平、政策水平、工作方式和个性特征，在写作时有针对性地剪裁现有材料，搜寻需要的资料，变换语言方式，以最大限度地突出其个性特点，适应和体现领导的不同风格。
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