很多领导讲话都是即席的，当面听不影响理解，原原本本转换成文字时，就可能出现层次不顺的情况，如层次之间连接不够紧密，各层次的内容相互穿插、重复等。这种情况下就要把层次理顺，该是哪个层次的就调整到哪个层次，该属于哪个层次说的话就集中到哪个层次。
比如，某位领导就加强基础设施建设问题谈了四点意见：“一、加强领导，提高认识；二、制定并落实优惠政策，鼓励外商和民间投资；三、突出重点，集中力量抓好能源和公路建设；四、落实领导责任制，确保各项任务完成。”这四个层次的摆布就存在两个问题：首先，第一层次的“加强领导”与第四层次重复，不如把它并入第四层次，第一层次集中谈认识问题；其次，第二层次与第三层次应该对换，先讲重点再讲投入，因为前者是任务，后者是措施，逻辑上更顺一些。
如果表述不准确，就要修正。这里说的是“修正”而不是“改正”，因为我们整理录音必须尊重领导本来的意思，只在表述欠妥的情况下，进行必要的技术处理，就像木工用刨子刨木料，目的是使之平整光滑。
如，某领导即席讲话中提了这样一个观点：“各级干部尽可能放开手脚大胆干，出了问题，只要不是中饱私囊，可以不追究责任。”这句话的出发点是没有错的，但表述上欠周密，不是中饱私囊就不追究责任，那么由于失职渎职给国家造成严重损失，要不要追究责任呢？这显然是表述不够全面。所以在基本保留原意的基础上，可以改为：“各级干部尽可放开手脚大胆干，出了问题，只要不违背党纪政纪和政策、法律，可以免于追究责任。”这样表述就比较准确。
就像平常说话一样，哪怕是思维再敏捷、口齿再伶俐的人，也免不了会有词不达意、前后重复和思路突然中断的时候。但即席讲话的魅力恰恰在于，偶尔的停顿、重复和频频出现的语气词，反而让听众觉得自然、亲切；更重要的是，不少领导在即席讲话时生动幽默、妙语连珠，使会场气氛轻松活跃，让听众在笑声中受到教育和启迪，其效果比板着脸念稿子要好得多。所谓“整理”，“整”即调整，“理”即理顺，而不是让我们推倒重来。所以在整理领导讲话录音时一定要注意：只要层次基本清楚、语句基本通顺，就要尽量保持原貌，尤其要注意保持领导原本的语言风格和讲话中的精华部分。
如，某领导在纪检工作会议上的即席讲话中有这样一段话：“我们有的干部，喝起酒来一斤两斤不醉，打起扑克麻将来三天四夜不累，可做起工作来呢，五年六年不会！这样下去，不觉得问心有愧吗？”这话说得生动诙谐，如果把它改成“有的干部成天沉醉于吃喝玩乐，工作上却平庸无为”，当然也说得过去，却达不到让人印象深刻的效果。
即席讲话中，有时由于思维出现跳跃，忽略了前后照应，或由于说话的节奏太快，语言运用不够周密，常常会出现意思表达不连续、不完整的现象。
如，某领导在讲话中提到：“对部分乡镇干部不安心在基层工作的问题，我觉得要从两方面来看。一方面，在乡镇工作，条件的确比较差，工作压力的确很重，但是，这难道就能成为甩手不干的理由吗？大家都要求进城，那么基层的工作谁来做？农民生产生活中的困难谁来解决？……”本来前边说“从两方面来看”，但只说了“一方面”，接下来没有了“另一方面”，意思就残缺不全了。整理时我们要顺着领导的思路想下去：这“另一方面”可能是什么呢？可能是上级对乡镇干部关心、教育和支持不够，也可能是有关部门的政策导致乡镇负担太重，择其一种补上去，意思就完整了。
整理领导讲话录音是一件耗时的工作，因此我们要有责任心和紧迫感。每整理一次讲话，都要像参加一次战斗、完成一项工程一样，全身心地投入。工作出手要快，不能拖延时间。对讲话中提及的数字、事例、人名、地点等如有疑问，一定要仔细核实；对听不清、听不准的地方，要不厌其烦反复听，找同事一起听，认真辨别。不能因为没有及时将讲话录音整理好交领导签发而影响到讲话的时效性，影响到具体工作的推进，进而造成工作的被动。
领导讲话稿写作本是难事，另一些场合领导即兴讲话整理同样令人头疼。小编认为，好在“好记性不如烂笔头，烂笔头不如廉价录音笔。”有了录音笔让我们能有时间来重温及整理领导讲话。
录音笔只有储存功能，并不能变出一篇讲话稿来，录音讲话整理还得靠自己。碰上条理清晰、思维敏捷的领导还好，条条框框，泾渭分明，如打了腹稿，录音整理就轻松。但碰上海阔天空、天南地北、兴致一来不着边际的领导，话题上达联合国，下至家长里短，且还东拉西扯，那是倒了八辈子血霉。
领导就是领导，领导讲话就是我们的最高指示。而将领导讲话录音整理成文字材料，是办公室日常工作之一，也是文秘工作者一项十分重要的基本功。我认为，整理讲话稿要把握好以下几个分寸：
一、录音讲话背景要了解
一般来讲，录音讲话都是领导的即兴发言，要么是领导脱离讲话稿的有感而发。如果整理人员现场没参与，不了解情况，那么理解领导讲话就可能产生片面看法，需要做一个全面了解。只有全面了解了领导讲话的背景，才能准确把握领导讲话的意图，判断领导讲话时的“角色定位”，也才能在整理讲话录音时把握好领导的语言分寸，整理出符合领导身份地位、体现领导个性特点、突出讲话效果的好材料。
二、原汁原味要保证
整理讲话录音其实就是讲话的文字重现，要百分百保证领导的原本意图和真实表达，也是便于在更广的范围传播，让更多人学习贯彻，从而推动工作的开展。尽可能使用领导“原汁原味”的原话，是要保留领导讲话风格，体现领导的个人讲话艺术与风采。
一是按照讲话本意整理。尊重领导的原意是整理讲话录音的基本要求。否则，整理出的讲话再出采，意思变了，也是不可能得到领导的认可。
二是不能机械照搬照抄。不能领导怎么讲就怎么整理，错了也不能动，还有与讲话完全无头的闲聊也原文照抄，这是不可取的。
三、修补和完善有必要
有些朋友会说了，既然要保证原滋原味，那我听录音背书写下来就好了。这肯定不行，话可以乱说，讲话稿可不能没水准。不管多有能力的领导，即兴或脱稿讲话总会有多的口语，有些意思表达总会有前言不搭后后语的，不一定每句话都很连贯或讲些不相关的话。这就需要在整理讲话录音时进行合情合理的增加或删减。在吃透上下文的情况下，要将领导想讲而没有讲出来的合理地补充进去，将需要起承转合的联结语，合情地添加进去。
(一)需要补充的内容
补充进文稿的必须是必要的，不补充会影响领导讲话本意的;是合情合理的，补充后会彰显讲话主旨的。
1.领导讲话时因现场听众皆知而省略的内容，不补充仅看文稿就无法正确理解;
2.领导讲话时使用简称、代称，现场观众就能会意的内容，不补充就不严谨、不严肃;领导讲话时因思维跳跃表达不完整的内容，不补充就不正确、不严密。
(二)需要完善的内容
补充进文稿的必须是必要的，不补充会影响领导讲话本意的;是合情合理的，补充后会彰显讲话主旨的。
1.多次讲到的，保留最适合的一次，避免啰嗦;
2.过于口语化的，如某些方言俚语等使用最准确贴切的书面语替代;
3.寒暄客气、偏离主题和不便公开讲的，可直接删掉;字词搭配、成语典故、语法修饰不准确的，及时修正;
4.统计数字、举证事例出现偏差的，使用官方公开材料;标题与内容不吻合的，调整布局。
(三)增删应把握的原则
能不补即不补，能少补不多补，能不删即不删，能少删即少删。坚决杜绝以自己的观点为取舍标准，别出心裁、牵强附会地增删，使文稿最终成为整理者自身思想的表达或对领导讲话的妄自揣度及引申。
对听不清、听不准、有疑问的地方，要不厌其烦反复听，找同事一起听，认真辨别。最后，整理好的讲话录音，还要得到领导的充分认可。听取领导意见后进行有针对性的修改。只有经过反复锤炼，不断积累，才能在以后整理领导讲话录音和起草领导讲话稿时少走弯路。
一要知道整理讲话的用途是什么。如果是用作会议信息或者外宣稿件，一般把话归结到指出、强调、要求等部分之中，相对来说不需要太详细。如果是用于下发学习，则标准要严之又严、细之又细、实之又实，尽量原汁原味。
二要两种方法记录。不管是否有录音笔，尽可能地记下领导的原话，防止录音笔中途出现意外。要适当留白，记录时记一行空一行，右边空一小半。空白处留作重复听录音以及补记内容用。
三要提前做好相关准备。要事先做好开会前的准备，如果是记录人员肯定之前知道开会内容是什么，做好准备工作，包括一些上级的文件、资料等等。
四要盯住关键要素。对于时间、地点、人名、数字等容易忘记的要重点记录，不能出现错误。
五要正确处理即兴引用的内容。有时候领导即兴讲话引用数据、词句等内容时，可能不那么精确，整理时必须查阅原始资料、咨询有关部门予以修正。
六要把握专业性原则。领导讲话时往往对有关政策、法规名称等严谨的内容点到为止、受众会意就行了，然而形成领导讲话书面稿时，文件名一定要准确。
七要做好文章的注记。对于领导亲自审核把关的，印发时注明“根据录音（或记录）整理，已经本人审阅”；对于未经领导亲自审定的，印发时要注明“根据录音（或记录）整理，未经本人审阅”。
八要改进不足和短板。如果领导对整出的稿子不认可，更需要问“为什么”，对照自己最初的想法，在有针对性改进的同时，还要问为什么这样改就比自己整理的稿子好，以进一步提升和改进。
九要减少客套话。出于礼貌，有时候领导需要讲一些客套话，特别是上级检查时候的寒暄，类似这样的内容整理时候要尽量减少。
十要注意方言和俗语。对一些方言和俗语，要不厌其烦的听，对拿不准的内容，在不涉及秘密情况下，可以找同事一起听、认真辨别。
好记性不如烂笔头，今天，我想把这些“经验”写成文字供后来人参考，同时也算是对自己整理录音讲话以来的心里路程的一个总结，以供今后不断总结完善。
一、接触
来到办公室第一次接到整理讲话录音任务时，心里不屑一顾，觉得自己毕竟是学新闻出身的，在校期间也考了秘书资格证，这个事简直就是小菜一碟，可是当戴上耳机后头就大了，心就慌了：杂音不断、找不到主题、专业名词听不懂······根本不是之前想象的那样简单。无奈硬着头皮，只能领导讲什么，我照着写什么，连口语都不放过，听不清的直接标注扔给科长，反正有他托底。等到过两天再次打开自己整理的内容，说实话连自己都看不下去，语句不通不说，通篇一大段连段落都不分。
二、熟悉
在办公室待了几个月，耳濡目染知道了很多领导提出的发展思路、熟悉了领导的讲话方式和习惯，对一些工艺流程名词也有了一些了解，整理录音就好多了。整理录音，需要一个安静的环境，一个平静的心态，因为本来就是在夹杂着各种声音的录音材料里寻找着那某一个特定的声音，必须时刻跟着那个声音走，因此如果再来一个外界声音打扰，人很容易烦躁，拉低工作效率。
有时候不知道怎么样不知道怎样用词，不知道怎样能将讲话调整的更通顺，为了更好的进入状态，就需要大胆地“附体”了——想象着将你的身体、思想与领导相融合，你是他，他就是你，假如你坐在那个位置，又假如你是新闻播报员，你会如何用精炼的语言将事情说清楚、讲明白。
三、熟练
整理领导讲话不是一朝一夕能够熟练的，需要多次实践，目前我仍然在学习阶段，因为我最多只能将领导讲的内容表达清楚，总结概括、思想拔高等方面还需要进一步提高，而这就需要多看报，了解国家特别是与本行业有关的大事，扩宽眼界，多学习领导讲话，提升高度。接下来我说一说我作为初学者，平时是怎么做的。
整理录音讲话极其废脑力、体力及时间，为了更快更有效率的完成，我通常全程听两边录音，当然这需要根据讲话的难易程度进行调整。一、整体听一遍录音，同时听上一句、两句，就在电脑上整理一句；二、将整理完毕的文字材料进行初步整理，力求将口语转为言简意赅的书面语，多余的进行删减，缺少的进行补充；三、听第二遍录音，对修改过的材料进行确认，保证无错字，中心思想正确。