编者按
大量事实表明，呈批文件搞得好，不仅能推动工作，而且能融洽关系；呈批文件搞得不好，适得其反，工作被动停滞，关系疏远冷淡。
作者心思缜密，毫无保留，传授给我们的，不仅是呈送文件的技巧，更是汇报工作的要诀。
实践中，机关人员不懂得如何呈批文件的现象比较普遍，有不少机关人员因为呈批文件栽跟头，轻的被领导批评，重的则调离机关。我在机关连续工作了16年，在此期间，呈批文件的工作，年轻的机关人员是难以想象的。回想起呈批这些文件的过程，真是感慨万分，有些情景深印脑海，终身难忘。对于呈批文件，我最强烈的感受有两点：
第一，呈批文件很重要。
大量事实表明，呈批文件搞得好，不仅能推动工作，而且能融洽关系；呈批文件搞得不好，适得其反，工作被动停滞，关系疏远冷淡。
但在现实中，有很多机关人员却认为这项工作是小事，没有在思想上引起足够重视。在某些大机关，对于呈批文件这件工作，各级都非常重视，往往都是科长或处长亲自呈批，为什么呢？就怕年轻人说不清楚，把事情搞砸了。我想，这就很能说明呈批文件的重要性。
第二，呈批文件有学问。
为什么有的机关人员去就把文件签了，而有的机关人员去领导就不给签呢？文件相同而结果不同，说明这其间有学问。
呈批文件是上级和下级之间的互动，两者存在不对等性，这就决定了呈批文件的过程不单纯是一个呈报的过程，这期间，机关人员的一举一动、一言一行领导是尽收眼底，部属在展现、领导在观察。这就客观上要求，呈批的机关人员要具备相应的能力素质，这个素质既有业务方面的，也有礼仪方面的，甚至是心理方面的。
01 呈批前要做准备
准备工作是很多的，具体有哪些呢？
一是要吃透文件精神。我感到这是最核心的，就是要把待呈批的文件精神一定要吃透。因为呈批过程中，领导经常是要问问题的。机关呈批的文件来源大致有三类：这个文件可能是上级来的，也可能是下级报的，当然最多的时候是本级写的。不论是什么情况，都要吃透精神。
一般情况下，自己办的文件自己比较清楚。但对于上级来的、下级报的，一定要把有关情况摸清搞透，千万不可模棱两可、似是而非。
试想一下，领导问你问题，一问三不知，他还哪来的心思给你签？不训你两句就够意思了！
在这里我特别想说的一点是，我们要规范地、谨慎地接电话通知。到底该用什么载体记录、记录哪些要素，另外，里面的时间、地点、人名要非常清楚。
二是要整理个人仪容。作为一名机关人员，时时刻刻都要注意自己的仪容。在按要求着装的基础上，尤其是要注意四个方面的事项：头发、胡子、指甲、衣服。说白了，就是头发该理，理一理；胡子该刮，刮一刮；指甲该剪，剪一剪；衣服该洗，洗一洗。
这个要求并不难做到，只要平时做好了，就完全不必临时抱佛脚。大多数领导对仪容看得都比较重，他们认为一个机关人员能否把自己仪容整理好直接反映出自我克制、自我要求的程度。
三是要纠正饮食习惯。有的机关人员喜欢吃蒜、吸烟，而且不注意消除口腔异味，不要说到领导面前，就是到一般人的面前，别人也会讨厌。其实，不仅是蒜和烟，一切有异味的食物，我们要尽量回避，确实喜欢吃，过后要及时消除口腔异味。
我在某大机关工作时，发现处长们都在办公室备着洗漱用品，开始不明白，后来才知道是应酬完回来用于消除异味的。那个时候应酬多，结束后还要回到办公室加班。
四是要关闭随身手机。现在，手机已经成为我们必不可少的随身通信工具，但在呈批文件前应将手机关闭，最起码也是将其置于静音状态，振动状态也不行。
关于手机使用，我还想对机关干部多说两点：
一个是尽量设置成“振动”，就是要设置成铃声，也要慎重选取铃声，不要设置那些乱七八糟的铃声；另一个是不要用手机来看时间，正式场合用手机看时间是不符合礼仪要求的，建议买一块表看时间。
五是要携带记录工具。领导批示文件，有时比较简单，就是在文件上签上意见和姓名。但有时就不那么简单了，他会根据文件的内容做出许多指示，最常见是你要怎么样去修改文件，这种情况多是呈办本级撰写的材料，有时也可能要你去核实许多具体事项。为确保不发生遗漏，你就要带上纸和笔做好记录，而且最好是两支笔，须知，好记性不如烂笔头。
当然，这支笔有两个用途：除了自己记录，还可以给领导签文件。尤其要注意你带的笔，一定能写得出来。有的人很积极地把笔递给领导，结果写不出来，或是写得很不流畅，搞得领导很郁闷，你自己也很尴尬。
02 呈批中要讲技巧
呈批文件大致有两种情形：一种是直接找到领导，一种是找不到领导打电话。
先说第一种。直接找到领导最多的情况是到领导办公室呈批，进门前要做三件事：
1.将文件特别是比较长的文件再浏览一遍，确保不出现以下错情，一个是页码错误，包括缺页，一个是纸张颠倒，当然还有空白页和打印不全等。越是急的文件，越不要急，一定要检查好，出现这些错误很恶心人。
2.听一听领导办公室的动静，一个是有没有人在和领导交谈，一个是领导是否在打电话，如果有人或是在打电话，就不要报告或敲门了，等一等再说。
3.了解一下领导的心情。如果前面有人出来，可以问问领导心情怎么样。如果不好，而你的文件又不是什么好事，最好不要自己找不痛快，暂时把呈批的事放一放，前提是这个文件不是很急，比如，报销开支的文件、上级批评的文件。当然，这个了解是多种途径的。如果你一次性拿很多文件，要琢磨琢磨怎么让领导看得清楚看得明白。
再讲进门后要注意的事项。敲门之后，不要冒冒失失地就推门进去，等到领导说进你再进。进门后，如果领导忙于其他事务，你不要急于说话，待领导忙完默许后你再开口。
如果领导不熟悉你，你要作个自我介绍，比如，我是某某处的某某某。这种情况在大机关比较多，有时领导认不得那么多人。
将文件递给领导，要退回至与领导大约1.5米至2米的距离，为什么是这个距离？
社会行为学里有一个理论，每个人都有一个心理安全距离，这个距离就是1.5米至2米，如果你近了，就会让对方感到一种压抑，如果远了，就会让对方感到一种陌生，总之都不好，所以要和领导保持这个距离。需要强调的是，要站有站相，坐有坐相，不能随随便便。
和领导答话时，要注意自己的语音和语速。有比较重方言的机关人员，要尽量说普通话，或是放缓讲话的速度，便于领导听清。
有的人要呈批的文件比较急，不自觉得就把语速、语调提了上来，这会让领导很不舒服，好像你在逼他签这个字。
要明白，由于所处的位置不同，你急并不等于领导急啊！这其间，如果领导有电话进来，你最好回避一下，退出去等领导招呼再进来。
有的人在领导看文件过程中，喜欢给领导做点什么，整理整理物品、倒倒茶水什么的。
我不好说这对还是不对，我想说的是每个领导有每个领导的习惯，有的领导会觉得你有眼色，但也有的领导不喜欢别人动他东西，你动他东西他会很反感。所以，要了解领导的生活习惯。
第二种情况，找不到领导打电话。找不到领导，这就要给领导打电话，当然要尽量少打电话。打电话有很多讲究：
1.时机。最忌讳休息时间、吃饭时间打电话。另外，如果领导把电话压了，就不要再打了，说明领导现在不方便。也可以先发个短信，把情况简单地说明一下，请示领导是否方便接电话。我特别佩服我们有些机关人员，非常执著，你不接，他就一直打，有的还是在中午睡觉时。
2.地点。给领导打电话，你要先找一个安静的地方。为什么呢？如果很嘈杂，领导的指示你听不清，你能要求领导再讲一遍吗？如果领导一旦把电话挂了，你哭都来不及。
3.内容。电话通了，就要说话了，内容一般是：某某，我是某某某，有一个什么样的文件，请示您，现在是否方便看？千万不要问领导什么问题，比如你在干什么、你在哪里等等，你没有资格问。领导在说话过程中，你不要乱插话，等领导讲完，你再应答。
4.挂机。挂机一定要先等领导挂了你再挂，绝对不能出现领导还在说着，你就挂的现象。要强调的是，和领导讲话不要瞎客套，有的机关人员和领导讲话，肉麻的话特别多，本来是想拉近乎，却让人觉得很虚伪。
03 呈批后要抓落实
首先强调一点，一定要把领导的批示看清楚，如果看不清楚，一定要问。这个情况也是经常发生的，有的领导字迹很潦草，机关人员特别是年轻的机关人员，并不一定熟悉领导的风格。
呈批文件要有“回路”，就是要把领导签批文件的精神反馈好，这个反馈有两种情况：
一种是各级领导都没有特殊要求，仅仅是签个名字，可以等到最高领导签完，一并向前几位领导反馈信息。
一种是某一级领导有具体要求，那就不能等了，要马上向之前的领导反馈，以免误时误事。每一位领导对他自己签批的要求，印象都是很深刻的，千万不要不当一回事，要把抓落实的情况尽快向领导报告，让领导掌握末端落实情况。
最后，容我再“唠叨”几句：
一个是要坚持谁办谁呈的原则。就是谁负责的文件，谁就要亲自去呈批。为什么呢？因为让别人呈办，他不了解情况，最起码他了解的程度不如当事人。在这方面，我是吃过亏的。代呈文件也不是说绝对的不可以，确实因为某些原因，当事人脱不开身，也可以安排人代呈，但一定要交代清楚，让他了解掌握文件的相关情况。
一个是要坚决杜绝分呈、越呈的现象。就是同一份文件除非领导有专门的交待，否则绝对不能分呈和越呈。什么是分呈？就是把文件同时给几个领导看，这极易出现意见相左的情况，使机关陷入骑虎难下的窘境。
什么是越呈？不依程序来、不按规矩办，越过某级直接向上呈批，这也是绝对不允许的。
一个是坚定大局为重的信念。有的人可能很不理解，说这个干什么？我要说的是，有的文件很急，而来的时间又不对，不去呈批误事，去呈批就要挨骂，怎么办？以大局为重，我曾经在大年三十晚上找主要领导呈批文件，尽管他当时不高兴，但对我及时呈批没有误事，事后给予了充分肯定。
以上都是一些很常态的呈批文件的情况，其实在工作实践中还有很多极其特殊的情况，这里我就不一一列举了，主要是抛砖引玉，希望能给大家一点收获。
机关是一个很大的舞台，这里聚集着单位的精英，这里充满着社会的奥妙，热爱机关，珍惜岗位，年轻机关人员的智慧将在这里展现、人生将在这里腾飞！
转载：感谢不是官话
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