人人都知道干工作离不开公文，人人都知道写好公文是事业发展的核心竞争力，但却不是人人都能重视公文，人人都能开口能说提笔能写，原因固然是多方面的，但一个重要的原因，就是有的人不注重关注和研究公文写作中的那些道理，不注重琢磨研究公文写作上的这点事，以至于越不写越写不好，越写不好就越是对公文稀里糊涂的。就以公文要写得清楚简洁为例，我们都知道写得清楚写得简洁的文章让人好读爱读，但具有什么样的能力才能做到呢，却不是人人都能琢磨得很清楚。
怎么样才能使表达既清楚又简洁呢？说起来这其实并不复杂，生活实践告诉我们，人天生就具有表达清晰化的能力，生活工作中我们很多人都在本能地运用这些使表达更清楚明白的那些方法。
假若有领导安排你向他汇报工作，原定的是给你二十分钟时间，可是在你进门前的两分钟突然通知你，说由于领导临时有事，不能再安排原来那么多的时间来听你的汇报了，仅能有两分钟时间留给你。将原定二十分钟时间的内容要在两分钟说清楚，我们要怎么办呢？相信在这一突发情况下，我们要做的往往是：
第一，抓紧把自己早先准备好的汇报内容重新进行归类，一件、两件、三件地把原先预备要汇报的内容挑最重要的清理出来。
其次，我们会对原先想汇报的内容进行提纯，原打算汇报的事情，哪些是领导和自己最关心的，从解决问题的角度怎么归纳，最重要、最关键的内容是什么，能不能提纯得更明白更直接更简要，至于原先准备的细枝末节、穿靴戴帽恐怕就只有忍疼割爱了。
第三，为了不致忙中出错，使汇报显得语无伦次，我们会给这两分钟的汇报内容编一个序，先汇报什么，后汇报什么，怎么才能让人听得明白，听了有所印象，会在心里先捋一捋、顺一顺。
经过这些准备之后，现实的汇报情况会是，一见面，你会开门见山地说，我将向领导汇报N个问题，第一个问题是怎么怎么，希望或建议怎么样；第二个问题又如何如何，希望或建议怎么样，如此类推。多数情况下，这被意外地大大压缩了时间的汇报，却并没有影响实际的交流沟通效果，甚至还可能比压缩前的表达思路更清楚、重点更突出。
这实在是一个有趣而又值得研究的生活现象！为了用最少的时间最清楚明白地说清楚问题，人们不自觉地运用了使内容更加条理的办法，对芜杂的内容进行了提纯简化使之更加简洁明快，从而使说者用时更少，听者接受信息更加容易。
其实，这其中，就包含了公务写作中极为重要的方法和要求，即：条理清楚，简明扼要。综观古今中外，写好文章的经典性方法中，无不特别强调“条理清楚、简明扼要”的重要性，此两句话实在是写好机关公务文章极为重要的宝典和“八字真言”。
大道至简，写好机关公文，最大的目标就是为了能简洁清楚地表达想表达的内容，从这个角度讲，如何提高条理表达、简明表达的能力，实在是机关公务写作中极为重要的两种能力。“简明内容”和“条理表达”应当成为公务写作所要重点修炼的基本能力。
作者：胡国权 来源：老秘话公文
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