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标题: 教你如何筹备一次接待考察工作 [打印本页]
作者: 二猫 时间: 2017-11-19 21:15
标题: 教你如何筹备一次接待考察工作
好客,是中华民族自古以来的传统习俗,孔子曾说:“有朋自远方来,不亦乐乎。”(《论语·学而》)好客也体现了中华民族的美德和风尚。所谓好客,不仅要礼貌待客,更要宾至如归,因而热情、坦诚、友好、融洽便成为好客的一种文明举止,世代相传。
接待工作水平高低能够反映一个地方一个部门的整体形象,能够展示出接待人员的素质和能力。作为一名办公室工作人员,对于接待工作都要认真对待、细致完成。要树立“每一个人都代表部门形象,每一个人的一言一行都是集体形象的折射”的思想认识,高质量完成每一项接待任务。
接待考察工作既是一次与兄弟县市交流学习的机会,也是展示本地本部门工作成效、工作亮点的机会。
第一章:五个筹备要做好
(一)接收对方来函:
收到对方来函后要确定的几个重点事项:
1.时间:一是到达时间,确定了时间才好做迎接的准备;二是离开时间,根据对方行程及时间节点做好我方行程规划及时间安排。
2.地点:一是迎接的地点;二是考察地点,根据对方考察需要及我老秘网县实际,与相关负责单位联系做好考察准备工作。
3.人员:一是考察团一行人员名单,名单是否有变动,要及时确认并更新。二是我方陪同人员名单。
4.车辆:一是考察团一行车辆安排;二是我老秘网县车辆根据实际情况安排。
(二)制定接待方案
根据相关流程,结合我老秘网县实际,拟定接待方案,报领导审核同意。
(三)考察点准备
1.考察点简介及踩点:及时报送考察点简介,经审核同意后,将终稿反馈给被考察单位;
考察点踩点:会同相关部门单位按照确定行程方案到各考察点上进行“踩点”,路线安排上,要以节约时间、行程最短、避开拥堵为原则。
(四)用餐(住宿)安排
县接待办根据接待方案制定用餐(住宿)安排。
(五)制作接待手册
接待手册应含内容:封面--目录--行程安排--用餐安排--县情简介--考察点简介。
第二章:三大原则要贯彻
(一)提前准备
1.考察点负责人(解说人员)提前到点上等候;
2.检查考察点准备情况:如解说人员是否到位、环境卫生是否干净、音响设备是否正常等;
3.做好应急措施,遇突发情况要及时启动补救措施;关注天气情况,考虑是否需要提前准备雨具等。
(二)沟通协调
1.做好与考察团联络员的沟通协调。双方联络人员要随时保持联系畅通,确保重要信息,如行程安排、考察团人员变动、车辆安排等能够及时掌握。
2.做好考察点的沟通协调。要与各考察点负责人保持联系畅通,做好考察点之间的衔接工作,确保考察工作顺利顺畅。
3.做好县领导及相关单位的沟通协调。上要做好县领导的联系服务工作,下要协调责任单位各司其职,要及时解决问题。
(三)随机应变
陪同考察工作人员要做到:信息掌握及时、善于沟通协调、处事周全;遇突发状况要迅速反应,确保考察工作顺利进行。
第三章:个人体会要总结
办公室领导常告诫我们,责任心很重要,身处中枢部门的我们,一定要高标准严格要求自己,在工作上做到严谨、细致、有责任心,对工作负责也是对我们自己负责、对同事负责。
各尽其责,上下联动,成为多面手
办公室工作涉及日常公文处理、来客接待、后勤安排、值班、调研、督查、文稿起草、会务准备等方面,需要办公室人员成为“万金油”、“多面手”,这样不仅可以保证工作的互补,而且同时也能最大限度地发掘办公室人员的潜能。
多面手的成长之路
做好三个坚持
(一)勇于担当。办公室的工作任务相当繁重,没有担当精神是不可能干好的。对于急难险重的任务,要敢于承接,不逃避;对于矛盾和问题,要敢于面对,不缩手;对于工作失误,要勇于改正,不推卸。
(二)真抓实干。推进办公室工作落实,贵在真抓,重在实干。对决定了的事情,说到做到,做就做好,抓细抓实,一抓到底。要善于总结,仔细细心,用心、用力。
(三)强化团队协作。办公室所有同志都要紧密围绕全局作要点,找准坐标,定好位置,发扬团队精神,要做到分工不分家,上下一条心,把本职各项工作干好。要不分份内份外地认真完成临时性工作,确保行政工作运行畅通。
理解和懂得办公室“关键性、服务型、综合性、被动性”的特点,高标准、高质量做好办文、办会、办事三件事情,把办文办得无可挑剔、办事办得滴水不漏、办会办得严丝合缝作为奋斗目标,是能够成为办公室的“多面手”的关键之匙。
惟其艰难,才更显勇毅;惟其笃行,才弥足珍贵。作者:谢森林
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