机关（单位）名称有全称和简称两种表述方式。公文写作中经常会碰到机关（单位）名称的表述问题，涉及发文机关标志、发文字号、标题、正文、发文机关署名、印章等格式要素。关于具体表述时究竟用全称还是简称，《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号，以下简称“《条例》”）和《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012，以下简称“《格式》”）未作硬性规定，因此一般情况下二者都可以用，但有时需要根据具体情况作适当处理。
一
全称与简称的选用原则
1.根据机关（单位）名称的繁简程度适当处理
机关（单位）名称究竟用全称还是简称，应当根据实际情况酌定。一般来说，如果机关（单位）名称的字数较多，特别是一些大型的集团公司，其名称本身就比较长，比如“中国长江三峡工程开发总公司”，其下的二级、三级子公司名称往往长达一二十个字，为简洁起见，通常应当使用简称，以求得文面布局的醒目、匀称、美观、得体。
2.根据公文的运行范围和内容性质酌情处理
一般来说，在本系统或本机关（单位）内部运行的公文，机关（单位）名称可以使用简称，既不会令人费解，又能使行文简洁。但是，撰写政策性、规定性较强的公文以及会议性公文，比如公报、决议、纪要等，即使其在本系统或本机关（单位）内部运行，也应使用全称，以体现公文的庄重性和严肃性。同理，对外行文则应按规范要求使用全称。因此，在具体的行文实践中要根据不同情况灵活选用。
3.使用规范的全称和简称
首先，一个机关（单位）的全称，要以批准该机关（单位）成立的文件所核定的名称为准。其次，一个机关（单位）的简称，一般由其上级机关（单位）来规定，不可随意简化。比如：“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”，“中华人民共和国全国人民代表大会常务委员会”简称为“全国人大常委会”，“中国共产党中央纪律检查委员会”简称为“中纪委”，等等。从实践来看，省、市、县三级党委的简称都比较规范。比如：“中国共产党河北省委员会”简称为“中共河北省委”，“中国共产党唐山市委员会”简称为“中共唐山市委”，“中国共产党乐亭县委员会”简称为“中共乐亭县委”，等等。但是，到了具体的委、办、局，其党委（党组）的简称常有不合规范的情况。比如“中国共产党上海市国土资源局委员会”被简称为“中共上海市国土资源局委员会”，其中前半部分使用的是简称，后半部分使用的是全称，繁简夹杂，不合规范。还有像“中共××乡党委”之类的简称，其中的“中共”是“中国共产党”的简称，后面再添加“党”字，叠床架屋，也不符合规范。
二
全称与简称在不同格式要素中的选用
1.发文机关标志中的发文机关名称
根据《条例》的规定，发文机关标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称”。通常，发文机关名称加“文件”形式的发文机关标志主要用于下行文，其中的发文机关名称既可以使用全称，也可以使用规范化简称，主要依据机关（单位）名称的繁简程度来确定；只标发文机关名称、不带“文件”二字的发文机关标志，其中的发文机关名称一般要用全称。
2.发文字号中的机关代字
发文字号中的机关代字必须是发文机关的简称，而且是高度浓缩了的简称。比如：中共江苏省委的机关代字为“苏”，江苏省人民政府的机关代字为“苏政”；中共成都市委的机关代字为“成委”，成都市人民政府的机关代字为“成府”；国家质检总局党组的机关代字为“国质检党组”，国家质检总局的机关代字为“国质检”，等等。拟制机关代字必须做到明确、简洁、规范，不能产生歧义和冲突，特别是不能与上级机关或同级机关的机关代字相互冲突或者重复。
3.标题和发文机关署名中的发文机关名称
标题和发文机关署名中的发文机关名称也要根据机关（单位）名称的繁简程度来拟制。尤其需要注意的是，如果机关（单位）的全称过长，在发文机关署名中一般应使用简称；如果使用简称以后仍然较长，可以考虑排成两行，并且要使之居于成文日期上一行居中的位置。
4.印章中的发文机关名称
印章中的发文机关名称一般应使用机关（单位）的全称，以示公文的庄重性与严肃性。使用简称的情况也有，但并不多见，例如“中共中央”等。
5.正文中的机关（单位）名称
一般来说，公文正文中第一次出现的机关（单位）名称应当使用其全称，并用括号注明简称，下文再出现相同名称时才开始使用简称。比如“根据中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局（以下简称‘国家质检总局’）和中国国家标准化管理委员会（以下简称‘国家标准委’）的有关规定”。
（文 | 岳海翔 本文刊于《秘书》杂志2017年第2期 ）
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