按:这是《公文高手的自我修养》作者胡森林老师在团队曾经制定实施的一个管理办法,目的是加强基础工作,提高工作效率,养成扎实严谨细致的工作作风。按照“先规范、再简化”的原则,几年运行下来,取得了明显成效,印证了“磨刀不误砍柴工”的道理。应广大读者的要求,授权老秘网刊登,供笔友扪在工作中参考借鉴,共同提高。
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为加强基础管理工作,全面提升业务技能,锻炼严谨细致的工作作风,促进工作更加规范化、制度化、精细化和标准化,进一步提高工作质量和水平,特制定以下八项工作规程:
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* P9 l1 h ^8 u% M4 g& L2 C I一、实行“AB”角工作制。除处长外,处内人员两两组对,互为“AB”角。A角为某项工作主办人员,对此项工作负主要责任,B角为协办人员,对工作负次要责任。两人在工作中互相协助、互为补充,一人离岗前,要交代好工作,另一人在其离岗期间代为行使岗位职责,确保工作无空档。遇有紧急任务或重要工作时,AB角协同处理;重要文稿AB角需互相进行校对。
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二、实行重要文稿审核“三级把关制”。本条所指“重要文稿”包括工作报告、领导对外发表的文章、领导的重要讲话、重要发文、以单位名义报送外部单位的文件等文稿的最终定稿。处室设立“第一读者”,负责重要文稿印发或呈送前的质量把关。“第一读者”实行轮值制,半年轮换一次。落实文稿执笔人、“第一读者”、处长对公文质量的三级把关制。执笔人打出清样后,填写“文稿签发审批表”,由“第一读者”复核并填写后,送处长审核。
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9 N' R h) @% V" j/ S# B. P三、严把文稿质量关,努力减少差错。严把文稿政治关、政策关、文字关、数据关,确保准确性、规范性和缜密性。包括但不限于:
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(一)各环节按“消项作业法”对文稿需重点核对事项进行逐一核对,确保无遗漏后,随“文稿签发审批表”流转到下一环节;
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9 F) k T% V' |9 N) R(二)单位名称、会议名称要使用全称或规范化简称,单位排序要有依据;
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' |. e7 ]% ?1 ^4 E u5 G(三)人物职务、排序等要准确;
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3 n8 N4 i: K5 K A& H* ]& c(四)文稿中的任何引用均需核对原始出处;
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(五)事件与发生日期要匹配一致;
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(六)数据引用必须保证权威性和时效性。对外公布的数据要使用决算数据;各项业务数据需与相关业务部门和单位进行核对,确保准确无误。
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执笔人在起草完文稿后要认真核对,尽量不把差错留给下一个环节。AB角和“第一读者”在校核稿件时,重点查找差错和疏漏,在原稿做出标注,并在“文稿核对事项表”上相应条目注明有修改;对文稿的立意、内容、结构等有不同意见时,可与执笔人沟通,或提交处长共同讨论修改。
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四、加强标准化建设,提高工作效率。按标准和规范开展工作,并不断完善新的业务标准。包括但不限于:
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