文章不厌百回改，反复推敲佳句来。一篇好的公文，必然经历任务受领、意图领会、草拟撰写、修改打磨四个步骤，而修改打磨是公文成文使用前的最后一步，其重要性不言而喻。正如毛泽东同志所说：“文章写好之后，也不多看几遍，像洗脸之后再照照镜子一样，就马马虎虎地发表出去。其结果，往往是‘下笔千言，离题万里’，仿佛像个才子，实则到处害人。这种责任心薄弱的坏习惯，必须改正才好。”关于公文修改打磨的技术性问题，可以简单概括为“四相法”。
第一步相“骨”，即检查文章整体架构。通观全篇，看是否紧紧围绕文章主旨展开，要素是不是齐全、骨架是不是完整、搭建是不是合理。这一步主要检查草稿文不对题、主题不突出、枝蔓过多、缺项漏项等通病。对于通知、请示、报告等正式文体，可参照相应公文写作要点和范例进行对照检查、依例增删；对于发言材料等非正式文体，则需要具体问题具体分析，结合上级意图、发言场合、讲话对象等具体因素，合理取舍相关内容，一般来说应包括整体思路对策、具体做法举措、存在问题不足、下步部署要求等。该步骤至关重要，如草稿问题较大，有必要大刀阔斧地修改甚至推倒重来。
第二步相“肉”，即检查文章主要内容。要看事项描述是不是清楚、全面、到位，分析阐释是不是合理、明白、透彻，脉络梳理是不是清晰、严谨、流畅。简言之，要看各部分的观点是否鲜明、论据是否充分、论述方式是否合理。这一步主要检查文稿缺乏层次、逻辑不清、无的放矢、不知所云等通病。这里有一些小技巧可供参考，比如讲成绩，要写运用了什么样的思路、采取了什么样的措施、达到了什么样的效果；讲问题，要抓辫子（指出问题所在）、扣帽子（确定问题性质）、打棍子（提出整改办法）；描述一项工作、一项任务时，要讲清“为什么”“是什么”“怎么办”，等等。同时，各个部分的组合要遵循一定的逻辑顺序，可按照时间先后行文、可按照重要程度行文、亦可按照惯例行文。草稿如有第三级标题，应依照此法继续检查修改。
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