2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合颁布了《党政机关公文处理工作条例》并于2012年7月1日正式实施。撰写机关文字材料，是一项基础性工作，包含的内容很多。从实际组织一篇文稿的过程看，大致可以分为基础材料的收集和积累、文稿的谋篇布局和撰写以及文稿的修改和完善三个阶段。
一、基础材料的收集和积累
收集和积累详实丰富的基础资料是写好文稿的第一步，积累信息资料要做到多听、多看、多问、多搜。
（一）多听。对我们从事机关工作的同志来讲，参加每一次会议、座谈、工作讨论都是学习的机会，要注意认真听每一位与会人员的发言，尽量做好详尽的笔记，平时及时整理翻看笔记，尽快熟悉和掌握工作，对写材料有很好的帮助。
（二）多看。一类是收集委里历年的工作总结，从一年年的总结中，了解全委业务工作的发展脉络。一类是同类题材的文章，注意收集别的单位的材料，看看外系统、外单位的材料是怎么写的，能开阔写材料的思路。
（三）多问。对一些不熟悉的专业概念术语或业务工作，及时向周围的领导、同事求教，丰富自己的专业知识。
（四）多搜。利用网络来搜集相关的背景资料，收集自己想了解的信息。如果接受撰写一篇以前从没写过的材料，手头没有参考材料，可以从网络上借鉴类似的题材，看看人家是怎么写的，但不能照搬照抄。
二、文稿的谋篇布局和撰写
（一）认真审题立意。写文章要先审题，重点做好“两审”。一是体裁。就是确定这篇材料是干什么用的，文字材料分很多类别，有一定的规律。比如年度开始，要写工作计划；部署工作，要写领导讲话；开展工作，要写实施方案；调查情况，要写调查报告；查办问题，要写检查结论；承办课题，要写研究论文；交流学习，要写经验材料；年度终了，要写工作总结。文章用途不同，写法会略有区别。如一般的工作总结，大体上由三部分组成：第一部分是对前期工作的总结，这部分要突出做法、经验和成绩，要有具体的数据；第二部分是工作中存在的问题或者困难；第三部分是下一步的工作打算，针对存在的问题提出针对性的解决措施。如果是领导讲话，先要了解是哪位领导用的，就是是谁来讲，领导的身份不同，决定了讲话材料的立场和角度也会有所不同，领导讲话一般要加上开场白和结束语，在语言上偏口语化。二是篇幅。如果是书面材料，在写之前要先问清领导有没有字数要求，要写多少字或几页；如果是领导讲话，先要了解领导发言的时间是多少分钟，把需要写的材料篇幅确定下来。因为同一个主题，文章写得可长可短，长有长的写法，短有短的写法。如果是篇幅较长的文章，一般就要分多级标题，然后把每一个标题的内容都讲透。如果要求篇幅较短，则最多列到二级标题，而且文字精炼。
（二）精心设计提纲。一是划好层次段落。一般在撰写一篇材料之前，要先搭好框架，确定从哪几个方面着手来组织一篇材料。首先确定一级标题，然后再逐层确定二级标题、三级标题。二是认真拟定标题。确定标题时，一开始文字上可以比较粗略，只要把要写的大致内容表达出来即可。在同级标题之间，要注意相互之间在逻辑上是契合的，是在同一层面上的不同方面。待到文稿初步内容确定了，再从文字上进行提炼，一般争取做到同级标题的字数相同、结构相同。
（三）锤炼语言文字。一是准确。语言准确规范是最基础的要求，要用准确的语言把想要表达的意思表达清楚，避免概念上的混淆。二是精炼。我们经常会有这样的体会，文章写长的容易，写短的较难，就是因为简短的文章需要对语言文字进行高度的浓缩和精炼。而这个精炼的过程考验的是撰写者对文字材料核心内容的把握概括能力。文章要给人留下深刻的印象，就必须有鲜明深刻的观点，切忌泛泛而谈，但要把观点提炼得准确到位，就需要撰写者熟知业务工作内容，把对具体工作的感性认识概括成理性文字。比如，在写总结性的材料时，不光是简单就事论事、罗列工作任务，还要概括性地介绍工作思路、目的，用具体的措施做法来支撑内容。三是创新。评判一篇文章是否是好文章，创新性是重要的标准之一。语言文字上的创新，是比较高的要求，需要平时不断加强对各方面知识的学习、思考和积累。
三、文稿的修改和完善
修改文稿，通常有三种方法。 一是边读边改法。在朗读中锤字炼句。朗读可以进一步暴露文稿中不恰当的字词和不通顺的句子。念起来，朗朗上口，就说明句子比较通顺;如果念起来磕磕巴巴，有的牙碜，就要好好地改一下。尤其是给领导写讲话稿，把书面语言变成口语化，一定要念一念，否则就容易出现问题。二是冷处理法。写完后，接着就改，不容易发现问题。如时间允许，先放几天，留有充分思考的时间，再来修改，认识思考进一步、深一层，就容易发现未尽善尽美之处。这样，修改效果就会更好些。三是集思广益法。自己写的东西，即使写得不怎么好，自己可能也很难挑出大的毛病，可以请同事，请写作水平较高的同志看看。旁观者清，别人看你的文稿后常常会提出一些你没想到，或思考不深的新见解出来，对进一步修改很有好处。
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