经常性工作是相对中心工作、临时性工作来讲的，是一个部门主要职责所在。老机关都有这样一种感觉：越熟悉的工作越不可掉以轻心，越轻车熟路越要瞪起眼睛看清路标，因为一不留神就会走错或错过。有的同志讲，经常性工作得分难但失分易，是一个部门的门面，是“保底”工作，可以以“小”见大。经常性工作出错率相对其他工作来讲比较高，更要把好关口、防止差错。
没有规矩，不成方圆。每一项工作都有应该遵循的“谱”，不能凭自己的想象去干。记得一个干事陪同首长下部队，需要做好人员协调、车辆派遣等诸多准备工作，但他事先没有了解出行路线及路况，带车行进过程中，主观臆断，凭“想当然”选路，结果陷入“迷魂阵”，走了半个小时也没有走上正路。首长问：“你知不知道路？”这个干事回答：“我不太熟悉，大概就是这个方向。”结果受到了批评。
机关干部在办事时要注意三点：一是遇事找依据。标准是什么，要求是什么，政策有哪些变化，要先把“规矩”找出来，即使是熟悉的工作也要查准弄清再办。机关干部经常参加有关会议或随领导出差，要围绕出行目的或工作内容，把相关资料收集起来，必要时带上这些资料，这样领导提问时才能一口清、一口准。二是行前先问路。要先把领导意图弄清楚，不能车已开动上路了，还不知道干什么去。了解领导意图是做好工作的基本要求，意图清才能方向明。否则糊里糊涂，干得越多可能偏离越远。三是途中多看看。要经常抬头，盯住自己的目标，一步一步向前迈进；要经常回头，看看自己走过的路，有哪些成功经验，有哪些可吸取的教训，不断修正航向；要经常转转头，看看左邻右舍的情况，自己脱离队伍没有，始终保持在行进行列里。
一级对一级负责，一级领导一级，这是机关工作的特点和要求。一级就是一道关口，也是避免出错的一个闸门。有的同志习惯于越级办事，不通过所在单位分管领导，直接找上一级领导，这是不可取的，一般情况下不能这样做。
一次某单位A部门想申请一辆车，A部门处长交代一名干事直接给单位主要领导写了一个请示，主要领导看了以后画圈表示同意。结果这名干事拿着批件到分管车辆运输工作的领导那里要车时，这个领导告知：“现在库里没有车。”事后，分管车辆运输工作的领导抱怨说：“也不提前打个招呼，这么做弄得我们工作很被动，这是典型的先斩后奏嘛。”
表面上看这是一个工作步骤问题，实际上是一个逐级负责、逐级把关的问题。不按程序办，越级、越权、越位、越线，就会使正常问题敏感化，疑难问题严重化，这样不仅会影响工作质量和效率，甚至还会影响单位形象和领导的团结。机关有一些材料，出手时可能有一些错漏，正是在一级一级的把关中，纠正了错误、提升了质量，最后，到决策者手中或到会议上研究时，才是一篇有相当分量、很严谨的材料。在特殊情况下需要越级办事时，一定要说明情况，事后向有关领导报告。
任何时候，粗疏都是差错的隐患。克服粗疏主要靠两条：一条是以细防粗。“细”就是心细如发、一丝不苟。应该说，工作不认真、不细致，办事马马虎虎、粗枝大叶、丢三落四、纰漏不断的现象，在一些机关干部身上并不鲜见。细查起来，并不是这些同志工作水平不够，而是不严谨，想得不够细。从前有个笑谈，一个单位的领导发现机关大院里养鸡的比较多，影响了正常的工作和生活秩序，便吩咐一位干部写个通告，让养鸡户把鸡杀掉。这位干部自认为按领导交代的意思，写了一则通告贴在宣传栏里。没过多久，不少人给领导打电话责问：养鸡者何罪之有？领导莫名其妙，仔细询问才知是通告引来的麻烦。原来通告里有一句话是这样写的：“凡养鸡者，一律杀掉。”从字面上看，不是把鸡杀掉，而是要把养鸡的人统统杀掉，与领导交代的意思大相径庭，这个干部本人还没有发现文字表达上有错误。这就是工作不认真、不严谨、不细致造成的，不但没有实现领导的意图，反而引起新的问题，值得引以为戒。
另一条是以责防粗。某机关召开年终工作总结表彰大会，会前安排领导与受表彰人员合影，领导让王秘书和孙秘书共同负责协调办理。因分工不够明确，也没有很好通气，王秘书认为他把受表彰人员排好等领导来就行了，孙秘书认为他就负责协调照相。结果，两人都忽略了把领导姓名贴在椅背上，许多领导落座时不知该往哪里坐，好在办公室主任在场，及时补漏，才没有使照相受到大的影响。事后这两个秘书受到严肃批评，上级领导很长一段时间都把这件事当成一个例子，大会小会批评。这就是责任不清、分工不明造成的。机关工作往往多头并举，需要多人合作。作为领导，必须定人员、定任务，层层分解、明确分工、责任到人，多人干一项工作要确定牵头人。作为机关干部，一定要负责任、把好关，讲服从、听招呼，主动想问题、干事情，做好补台的工作，以高度的责任心和扎实细致的作风，积极完成任务。
有一位机关干部在材料的修改问题上很不虚心，尤其不情愿别人改他写的材料。有一次，他自认为写得不错的一份材料送到领导那里后被改了很多，他心里很不是滋味，便埋怨领导故意跟他过不去，不尊重他的劳动。后来，他又接受了一个起草领导讲话稿的任务，为了不让领导修改，他耍了个小聪明，讲话稿写出来后，一直在他手里压着，故意拖延到会议开始前一个小时才交给领导审改。领导一看，讲话稿的质量比较差，已经来不及修改，只能凭自己平时的积累现场发挥。这名机关干部的做法是极不负责任的，事后受到了严厉批评。
一项工作几次反复，一份材料几次修改，类似情况在机关会经常遇到。作为机关干部，工作不能怕反复，材料不能怕修改，更不能因此和领导闹情绪。正确对待这件事，要弄清楚三个认识问题：
首先，反复是一个不断深化认识的过程。我们对某一个问题、某一项工作的认识，不可能一步到位，提出问题后要不断思索，有了新精神后要进一步理解、消化。因此，对一项工作可能经常有一些新思想要吸收到材料中去。我们研究问题也需要逐步了解情况、逐步深化，不断修正和调整最初的思路。
其次，反复是一个不断接近完好的过程。任何指示都不是空中楼阁，需要落实到底，需要贯彻到基层，化为实际行动。我们经常听到这样的反映：上级某个讲话，讲得真好，操作性很强。上级领导离基层隔了好几级，但讲话离基层那么近，说明讲得实在具体，讲到点子上去了。这个讲话肯定是经过反复调查、反复研究、反复修改才形成的。
最后，反复是一个不断精雕细琢的过程。同样一块玉，在不同工艺师手中，能刻出不同的作品，有的形象逼真、活灵活现，有的刻板呆滞、没有生气。这就差在是否经过精雕细琢。一份材料，起草完之后，是束之高阁还是不断打磨，其结果肯定是不一样的。实践证明，精品大多是在反复打磨中形成的。
（文章摘自《秘书工作》杂志2016年第2期。作者：张瑞志）
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