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标题: 会议记录和会议纪要的写作 [打印本页]
作者: xxbtzjs 时间: 2015-9-13 23:26
标题: 会议记录和会议纪要的写作
一、会议记录
会议记录，是指在会议现场将会议有关情况快速如实地记录下来，以便于保存查用所使用的事务文书。会议记录是本单位会议情况的最原始材料，也是写作会议纪要、传达会议精神的基本参考资料。因此会议记录应整理存档，以备本单位或有关部门查阅之需。
（一）会议记录的概念
会议记录是指在会议过程中由专门的记录人员将会议情况和会议内容如实笔录而形成的一种书面材料。
（二）会议记录的种类
从反映会议情况和内容的详略程度来分，会议记录主要有以下三种：
详细的会议记录。即对会议的全过程、会上每个人发言的原话和语态声调等作详细的记录。
摘要式会议记录。这种记录不是有话必录，只要求将发言人有关会议议题的讲话要点、重要数据和材料记录下来。
重点式会议记录。这种记录不要求把会议过程和个别发言逐一记录下来，只是提纲挈领地记录会议的主要内容或会议决议。
（三）会议记录的特点
会议记录一般具有实录性、客观性和规范性的特点，即既不能带有记录者的主观情绪，又必须严格按照记录的规范要求。
实录性。大多数的会议记录是由记录员在开会过程中同步记录的。一些特别重大的会议，可借助录音先作同步实录，会后再根据录音作笔录，这也是以忠于原话实录为原则的。正因为如此，会议记录才具有资料依据和存档备查的价值。
客观性。会议记录要求记录员坚持“怎么说就怎么记”的原则，不允许以任何方式在记录过程中掺进个人的倾向性看法，更不允许作虚假记录，任意歪曲他人发言中原话的基本含义。
规范性。会议记录的规范性主要体现在五个方面：一是应使用机关统一的记录专用笺；二是应按统一的记录格式记录，会议标题、会议组织情况、会议进行情况、尾部四个部分不能有缺漏；三是快速记录时应使用规范的简体字和行书字体，即使字迹潦草也能辨认；四是应使用规范的速记和紧缩记法，并于会后立即译写出来；五是应使用灌注碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔作记录。
例文导读
【例文1】
宏远公司项目会议记录
时间： 2003 年3月12日上午9时
地点：公司第一会议室
出席人：各分公司与直属部门的经理
缺席人：第三分公司总经理×××（出差深圳）
主持人：高飞（集团公司副总裁）
记录人：周游（总经理室秘书）
一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美廉娱乐城”的兴建立项以及如何开展前期工作的问题。（略）
二、发言
第一分公司李总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南……（略）
第二分公司张总：该项目应以体育健身为龙头带动其它餐饮娱乐。（略）
项目。（略）
市场部刘总：汇报该项目市场调查与预测的结果。（略）
财务部莫总：汇报公司的资金状况。（略）
技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略）
策划部梁总：讲述三种关于该项目的前期策划设想，前
期的宣传投入应该加大。（略）
财务部莫总：前期宣传投入要慎重，理由有三（略）
市场部刘总：前期宣传投入要慎重，理由有三（略）
策划部梁总：前期投入一定要加大，因为（略）
三、决议
（一）一致通过该项目的选址定在××地段（举手表决）。
（二）一致通过该项目第一期投入人民币×××万元（举手表决）。
（三）（略）
四、散会（上午 12 时）
主持人：高飞（签名）
记录人：周游（签名）
评析：这是一份格式规范的会议记录，标题由“机关 + 会议名称 + 文种构成”。记录依据会议的程序，紧扣会议主题，分为主持人讲话、集体发言讨论、会议决议三部分，条理清楚，重点突出。记录中对发言者、汇报人不可直呼其名，而姓氏加职务（职称）代之，如“王××”写作“王总”。会议中如有争议问题，还应该把争议问题的焦点及有关人员的发言争论观点记录下。会议记录是不容更改的原始凭证，因此会议记录结尾要注意签名，表示对该会议记录的负责。
（四）会议记录的写作方法
会议记录，有“笔录”、“录音”、“录像”等几种操作手法，“录音”、“录像”只是一种手段，最终还是要将录下的内容还原成文字。“笔录”和“录音”、“录像”相辅相成，能使记录更准确、更真实、更可靠。
1、会议记录的基本格式和写法
会议记录一般由标题、会议组织情况、会议进行情况、尾部四个部分构成。
会议记录标题可以有以下写法：
1）由机关、会议名称和文种构成，如“××学院教学会议记录”。
2）由会议名称和文种构成，如“党组扩大会议记录”
3）只用文种为标题，如“会议记录”。
会议组织情况包括时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录员、议题共8项。每项分行依次排列，且需详细清晰。这些内容要在会议主持人宣布开会之前写好。
记录会议的内容一般包括会议主持人的发言，会议上的报告或传达了什么事情，讨论了什么问题，以及通过的决定等，就是我们常说的会议议题、发言人及发言内容、会议决议。记录时应该注意以下问题：
1）如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号。
2）记录每个发言人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号，再记发言内容。
3）会议决议事项应该分条列出。有表决程序的要记录表决的方式和结果。一般由主持人加以系统归纳。归纳结果，应逐字逐句记录。与会者无异议时，应随即写上“一致同意”或“一致通过”。有持异议者，必须详细记录不同意见，有弃权者，也应如实记录上。
记录的结尾部分，先另起一行，写明“散会”并注明时间。然后在右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。
为了方便记录，提高效率，现已经有印刷好的会议记录表格，其格式见下表。
会议记录
例文导读
【例文2】
××学院 2004 年会议情况纪要
会议名称：××学院第×次办公会议
时间：×年×月×日
出席人：李××（院长），王××（总务科科长），伍××（学生科科长），刘××、卢××、许××（各班班主任），校医龙××
主持人：李××（院长）
记录人：白××（校长室秘书）
一、报告：李××（院长）传达市政府关于防治“非典”的专题报告。
二、讨论：遵照报告精神，学院决定对学生进行一次预防“非典”的教育，并采取有效措施，保证学生的集体健康。
三、发言：
×××院长：大家伙嘛，说说看什么样的措施能有效地保证学生的健康？伍××，你是学生科科长，你这个呢，带个头发表你的意见吧。
伍科长：我认为首先要让学生知道有关“非典”的病理知识，以及预防的办法，你们讲是不是？
王科长：龙医生，你这个，看看是不是想办法加强食堂环境卫生？
……（略）
四、决议
（一）利用两天时间，由学生科组织班主任分班组织学生传达报告精神，并结合学习×月×日《光明日报》专题报道的有关“非典”相关病理知识及防治办法。
（二）总务科、学生科密切与学校医务室配合，切实加强学校环境卫生与食堂饮食卫生工作。
（三）各班主任要深入调查、了解学生在寒假期间，是否去疫区探亲，凡有去疫区探亲的学生，由学校医务室统一组织去医院检查，有疑似症状的学生，马上报告，并采取相应措施。
五、散会
缺席人：江××
地点：学院三楼
评析：标题文种用错。会议记录和会议纪要是两个不同的文种。况且也没有“情况纪要”这个文种。做会议记录时，该注意去掉一些无实际意义的语气词。无意义的重复句与重复性短语也不应该出现在会议记录中。缺席人和会议地点应该放在记录的开头部分，放在文末是不规范的。
2．会议记录的技巧。
一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。
一快，即书写运笔要快，记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。
二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不 记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。
三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如\”但是\”只记\”但\”，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。
四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。
二、会议纪要
会议纪要是记载和传达会议情况和会议所议定事项时使用的一种行政公文。
（一）会议纪要的特点
1．综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。
2．指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。
3．备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。
（二）会议记录与会议纪要的区别
会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：
第一、性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。
第二、功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
第三、载体样式不同。会议纪要作为一种法定公文，其载体为文件，享有《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《条例》、《办法》)所赋予的法定效力。会议记录的载体是会议记录簿。
第四、称谓用语不同。会议纪要通常采用第三人称的写法，以介绍和叙述情况为主。会议记录中，发言者怎么说的就怎么记，会议怎么定的就怎么写，贵在“原汤原汁”不走样。
第五、适用对象不同。作为公文的会议纪要，具有传达告知功能，因而有明确的读者对象和适用范围。作为历史资料的会议记录，不允许公开发布，只是有条件地供需要查阅者查阅利用。
第六、分类方法不同。会议纪要种类很多。按其内容，可分为决议性纪要，意见性纪要，情况性纪要，消息性纪要等；按会议的性质，可分为常委会议纪要，办公会议纪要，例会纪要，工作会议纪要，讨论会纪要等。而会议记录通常只是按照会议名称来分类，往往以会议召开的时间顺序编号入档。对会议纪要的分类，有助于撰写者把握文体特点，突出内容重点，找准写作角度；对会议记录的分类则主要是档案管理的需要。
（三）会议纪要的结构
分标题、正文、落款三部分。
（1）标题。会议纪要的标题最基本的形式:一是会议名称与文种的组合，如“临沧供电局办公会议纪要”；二是召集会议单位名称、会议内容与文种三者的组合，如“临沧供电局讨论xx工程会议纪要";三是有的固定形式的会议，如党委会、党政联席会、部门会议等，也可以直接用会议的次数与文种的组合，如“第十次党委会议纪要”。
（2）正文。包括前言、主体、结尾三项内容。
会议纪要的具体内容，一般可由两部分组成，即会议概况部分和正文部分。
会议概况主要是写主持开会的单位、会议名称、时间、地点、参加人员 (出席人、列席人)及会议研究的中心议题等。概况应力求简要，有时可以只写上述方面的部分内容。参加会议人员也可以在正文后面独立成段。一般几个单位联合开会的纪要和党委会、政府办公会的纪要，都适宜这种形式。
会议纪要正文部分的基本写作方法，一般采取以下几种:一是分专题归纳法。即把讨论议定的几个问题，划分为几个专题，用小标题加以归纳。二是分层次归纳法。一般只有一个议题讨论后形成的决定，可以采用这种办法，把议定事项按内容分成若干层次写清楚。可以在每段的首句写“会议认为”、“会议同意”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等用语。三是分段落归纳法。就是把会议议定事项分成若干段，并明确标示出 “一”、“二”、“三”……而在每段的首句不另用一句话概括段意。
（3）落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的领导机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章，一般会议纪要不署名，只写成文时间，加盖公章。
（四）会议纪要的写法
会议纪要是会议记录的一种再加工，是记载和表达会议主要精神和议定事项的文稿。写好会议纪要应把握三个要点：
注意会议记录的整理
注意“去粗留精”，把握侧重点。会议纪要应该抓住会议的中心议题，侧重表达大家已经取得一致的或基本一致的意见。
1．围绕会议研究的中心议题“取精”。抓住了会议研究和解决的主要问题，就抓住了写会议纪要的“纲”。会议讨论中可能附带牵涉到其他一些问题，如果没有实质性内容，就应避而不谈或者谈而从简。有时会议的中心议题不十分明确，或一个会议同时讨论多个议题，且难分主次。遇到这种情况，应把难分主次的几个问题视为一个中心议题中的几个子议题，放在基本同等的位置上，分题归纳整理，写成“一、关于xxx问题”、“二、关于xxx问题”等。
2．围绕与会人员取得的一致意见“取精”。与会人员在讨论中心议题时，往往看法不完全一致，或者很不一致。遇到这种情况，起草人员应该对各种意见认真研究，归纳整理出完全一致或基本一致的意见。对少数人提出的意见，如果没有被会议否定，或者说符合会议的宗旨，也应该采纳。如果有些意见分歧较大，没有能够统一认识，就不应写入纪要中去。当然，有些带学术性、研究性的会议所形成的纪要，不同的甚至是相反的观点，也可以写上去，但应写明是多数人的看法还是少数人的看法。
3．围绕会议主持人的总结性讲话“取精”。一般在会议结束时，主持人会进行总结性讲话，对需决定的事项进行“拍板”，这是写入会议纪要的最好材料，也是最需要抓住的“纲”。
表达决定的事项，注意 “滴水不漏”，把握相关点。表述议定事项最重要的是注意“三性”，把住相关点。
1．注意语言表达的准确性，防止产生歧义。要注意用语准确，讲究文法，避免在文字上产生歧义。对敏感问题表达不准，就很容易引起歧议，甚至造成新的矛盾。
2．注意重要决定的依据性，防止互相矛盾。有的会议决定与相关的政策或规定存在某种矛盾。只要不是正面 "碰撞"，起草人员就应该在查找有关依据、研究有关类似问题的基础上，选择恰当的表达方式，注意文字处理上的技巧，以尽量避免矛盾。
3．注意付诸实施的可行性，防止影响操作。会议纪要表述议定事项须注意可行性，务必切合实际，力求具体、明白。
（五）范例
铁路局管理体制改革会议纪要
根据中央书记和国务院的指示，康世恩同志于月日至月日，召集山西省、铁道部、国家经委和北京、太原铁路局的负责同志开会，对改革北京、太原铁路局管理体制，保证山西煤炭运输问题，认真作了研究。
山西省是我国重要的煤炭基地，组织好山西煤炭的运输，对国民经济具有十分重要的意义。山西煤炭的外运，主要由北京、太原两个铁路局承担。北京铁路局每天安排给太原铁路局的运煤空车占太原铁路局所需空车总数的％左右；太原铁路局运出的煤炭有/是在北京铁路局管辖区域卸掉，其余大部分也范文网 免费提供各种范文 要经由北京铁路局转运。但目前由于两个铁路局分管主要运输干线，把煤炭运输中的装、运、卸、排等环节分割开来，不能集中统一指挥，影响铁路运输能力的充分发挥，与山西煤炭外运任务很不适应。与会同志认为，必须按照经济区划和运输规律，对两个铁路局的管理体制进行改革。经反复协商，一致同意铁道部提出的体制改革实施方案：
一、建立北京铁路管理局，下设北京、太原、天津、石家庄四个铁路局，撤销铁路分局。
这样做的好处是：第一，北京铁路管理局可以统一调度指挥太原、北京两个铁路局的运输力量，形成一个整体，把煤炭运输中的装、运、卸、排各个环节紧密衔接起来，又把煤炭生产和运输紧密衔接起来，充分发挥运力效能，使运输线路畅通，更好地完成煤运任务。第二，有利于加强铁路基层工作。分局撤销以后，铁路局直接领导站、段，便于加强基层工作，搞好机车、车辆、线路、通讯等设备的维修和技术改造，组织好职工的技术培训工作。
铁道部要立即着手制定北京铁路管理局和四个铁路局的职责范围和具体工作方法。
二、为了搞好生
作者: 鹤灵儿 时间: 2021-7-13 14:57
铁道部要立即着手制定北京铁路管理局和四个铁路局的职责范围和具体工作方法。
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