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标题: 办公室工作中这六个陷阱，你中招了吗？ [打印本页]

作者: 寒枫洒月 时间: 2015-8-21 11:07
标题: 办公室工作中这六个陷阱，你中招了吗？

办公室工作中这六个陷阱，你中招了吗？

一别因领导坏了规矩
［示例］有一次，我收到一份密级文件，所办事宜涉及某科室领导。我请该领导到阅文室看件，他说：“我正有个急事忙着呢，麻烦你把文件送到我的办公室，我看过就还你。”碍于情面，我将该文件送了过去。这时，这位领导突然接到一个电话，要马上出去，就跟我商量回来再把文件给我。我当时犹豫了一下，领导笑着说：“怎么，还怕我不还给你吗？”由于怕得罪领导，我赶紧说：“哪能呢，那您回来时还我吧。”于是，领导把文件放在抽屉里锁了起来。等领导回来，我去要文件，可他已把此事忘了，说是不是我自己弄丢了。丢了密级文件，可是个大事故。虽然当时室内开着空调，温度很低，我却出了一身冷汗。所幸这位领导最终想起了这件事，并在抽屉里找到了那份文件。
［反思］保密工作有着严格的制度和规范，处理密级文件一定要按相关程序进行，不能因为碍面子、讲人情，而违反了工作原则，导致失密、泄密事件的发生。
［启示］涉密人员应严格遵守保密制度。涉密文件送领导审阅时要用专用文件夹；领导外出时，应将文件收回专柜保存，待领导回来后再送其审阅，必要时一定要说“不”。
二办事不分轻重缓急易误事
［示例］一天早晨一上班，县里一位领导打电话告诉我会议室的空调坏了，因当天下午3点在此召开座谈会，让我赶紧找人把空调修好。当时，我正忙着撰写一份上报县政府的材料，因材料上报时间截止到上午下班前，我准备先将材料写好，再去安排维修空调的事。谁知这份材料一直写到中午12点才结束，我赶紧将材料打印好送到县政府文秘室，维修空调的事早已忘到了九霄云外，中午回家还美美地睡了一觉。下午3点上班时，领导看会议室空调不转，问我空调怎么还没维修好，这时我才想起来自己忙着写材料把这件事忘了，急忙通知有关人员前来维修，但时间已经来不及了。当天天气十分炎热，与会人员个个汗流浃背，虽然领导当时没有批评我，但我仍为自己当天的工作失误自责了很长时间。
［反思］抓落实是办公室的一项基本职责。由于自己的责任心不强，处理事情不分轻重缓急，对经办事项没有及时落实到位，最终造成了工作失误。
［启示］工作中要分清轻重缓急，对重要事项应在第一时间抓好落实，即使自己当时没有时间，也应安排办公室其他工作人员抓好相关工作的落实，尽可能避免发生类似失误。
三办文马虎大意要不得
［示例］有一次，我在撰写年度税收专项检查工作方案时，因方案的基本结构与上一年度相似，所以我以上一年度税收专项检查工作方案为底稿进行修改。在拟稿过程中，由于自己只注重对主要内容、检查项目、具体步骤中涉及时间的修改，忽视了对方案标题中年度时间的修改，在时间上产生了严重“错位”，将本年变成了上一年。在校对过程中，由于自己马虎大意，并未发现这一错误。直至文件正式签发后，领导在阅文时才发现这一“错位”的时间，经机要人员修改，对漏洞进行了及时补救。
［反思］这件事虽然没有造成严重后果，但思之后怕。假如这份文件不是内部行文，而是对外行文，这一“错位”的时间将会给办公室工作带来严重的负面影响。公文起草过程中，任何一点疏漏都可能使工作陷入被动，甚至造成不堪设想的后果。
［启示］在起草公文时，不能有丝毫马虎，更不能敷衍了事。要切实负起责任，做到通读全文、认真审核、仔细推敲，严格把关。
四办会疏忽了事酿大错
［示例］某日，单位召开年度工作会议。会议颁奖仪式需播放背景音乐，办公室主任将这一任务交给了我。前一天下午，我将一盘事先准备好的光盘放入播放机，播放音乐进行调试，自认为万无一失。然而会议当天，当颁奖仪式开始时，耳边响起了一首与会议氛围极不协调的流行音乐，引起参会人员的哄堂大笑。我马上意识到出错了，急忙跑到播放室，手忙脚乱地调换音乐。原来，会前有人在没有告知办公室工作人员的情况下，为了欣赏其他音乐调换了光盘，事后也没有将光盘及时退出。我由于疏忽，会前没有对播放机里的光盘进行检查，等到播放背景音乐时，才发现出了大错，但为时已晚。
［反思］工作中，有时细节上的一个疏忽，就有可能酿成工作上的大错。试想，如果会务管理严格一些，如果当事人细心一点，会前对经办事项认真检查一遍，这样的事故完全可以避免。
［启示］我们必须注重工作中的每个细节，凡事细致入微、精益求精，对待工作善于回头看，力争做到滴水不漏、严丝合缝，杜绝此类问题的发生。
五工作中丢三落四害人害己
［示例］某日下午5时，我局内部进行一项问卷调查测评，领导将汇总统计任务交给了我。因测评项目多、参评人数多，我认真汇总，反复核对，最终将测评结果统计了出来。这时已过了下班时间，我便将测评结果的电子版保存到U盘中，准备第二天打印。第二天，当我准备打印测评结果时，却发现出门前放入西裤口袋中的U盘不见了，而统计好的数据也没有进行备份。一个小小的失误，导致测评结果不能按时交给领导。我只好如实向领导汇报，又用了一个上午的时间重新进行数据统计。
［反思］工作中粗心大意，丢三落四是导致问题产生的根源。
［启示］办公室文件多、资料多，及时在电脑上对相关数据进行备份，减少因意外事件给工作带来不必要的麻烦。
六“小事”不在意，后悔来不及
［示例］某日，一份公文经财务科拟制、分管领导签发到我这里，可我一直“没收到”这份文件。等到财务科的办文人员打电话来询问为何文件没有发送时，我十分自信地认为一定是公文处理系统出了问题，或是领导尚未将该文件传过来。后来，办公室的一位同事通过“查询收文”帮我找到了它，并通过“文件跟踪”查出该文件已传至我这里，应该是我手快给删掉了。这份文件可是几个部门共同的劳动成果啊，当时急得我满头大汗，在各种公文里找来找去，始终没有找到弥补的办法。我只好红着脸找到该科室的负责同事诚恳地道歉，请他们将此文件重走一遍流程，最后还得“厚着脸皮”向分管领导解释，请领导重签一遍发给我。虽然领导和同事们并没有责怪我，但这样的“小事”都没做好，我感到十分惭愧。
［反思］发生这样低级的错误，除了自身业务水平不扎实，工作不严谨外，最主要的原因还是自己对工作缺乏一种认真负责的态度。一件“小事”上的想当然，既浪费了领导的宝贵时间，又增加了相关同志的工作量，影响了整体工作效率。
［启示］工作中，要以负责的心态和踏实的行动认真做好本职工作。对于一些带有苗头性的问题，要做到及时梳理，从源头上发现和弥补可能出现的漏洞，做到防患于未然。
（文章摘自《秘书工作》杂志2010年第11期，原题目为《“小纰漏”往往会成为“致命伤”——部分办公室工作失误的经过、反思与启示》，系《别让“小纰漏”成了“致命伤”（下）》）

作者: 羚羊 时间: 2015-8-21 16:36
写的不错，我也是和版主一样，粗心，有时候会犯迷糊，领导多次和我说：工作一定要细心，一个女生还没男生心细那还了得。为了不往事，我都有做工作台账。

作者: 李泽林 时间: 2015-9-17 01:29
我也是带个小本子，领导说的话都记录着

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