在日常工作中，年终岁尾、重要节日来临前夕，或者某项重要工作圆满完成，为表彰先进、宣传典型，很多单位都会举行隆重的总结表彰大会，对工作中涌现出来的先进集体和个人进行表彰，进一步激励广大员工在改革发展中再接再厉，不断取得新成绩。因此，总结表彰大会是一种常见而重要的会议形式，在工作中发挥着不可替代的积极作用。
总结表彰大会在现实工作、生活中对于凝聚人心、鼓舞干劲有着至关重要的作用。上到国家，下至地方甚至各基层单位都高度重视表彰大会。在各基层单位，表彰大会更是一项重要工作和大事，甚至被列为重点工作，多次研究部署。
虽然说各级单位、各级领导都非常重视总结表彰大会，但在会议召开的具体过程中，失误也屡屡出现。比如，有的写错会标，某地召开了“抗凤救灾总结表彰大会”（“凤”应为“风”），某市召开了“全市2011年度目标责任综合考核总结及表彰大会”（“及”应为“暨”，或删去）；颁奖环节组织不当，颁奖领导和领奖人无法对应，主席台上场面混乱；有的准备不足，领导讲话、获奖代表发言忘带讲话稿，语无伦次；有的会议音响设备中途出现故障，影响使用；有的会议程序错误，先文艺演出，后总结表彰，主次颠倒，效果大打折扣；有的国旗倒挂，或党旗挂反；更有甚者安全措施不到位，没有安全预案，出现重大人员伤亡和财产损失；等等。
总结表彰大会与其他会议有很多类似之处，同时又有许多差异。要圆满举行一次总结表彰大会，就需认真筹备，做好工作分工，落实好各个环节的工作任务。
一是明确目的，确定议程。召开会议，首先要确定会议的名称，正式会议必须有一个恰当而确切的名称。会议名称要能概括并显示会议的内容、性质、时间、届次等。会议名称必须用确切、规范的文字表达。会议名称常被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。会标必须使用全称，不能随意省略文字。各单位根据本单位实际情况来确定总结表彰大会的议程，因而议程稍有不同，但一般包括宣读表彰决定、颁奖、获奖代表发言、领导总结讲话等环节。此外，还要确定会议的时间和地点。总结表彰大会多选在重要节日前，或重要活动结束后。选择会场时，要大小适宜、地点适宜、环境适宜、交通方便、会议设施齐全，能够确保会议圆满完成。
二是加强领导，成立筹备机构。为了确保总结表彰活动顺利进行，很多单位都会成立筹备工作领导小组，明确组长、副组长、成员。一般情况下，组长、副组长由单位主管领导负责，比如三八节表彰多由工会主席、副主席担任组长，“七一”表彰多由党委书记、副书记负责等；成员则有相关部门负责人组成，比如办公室主任、宣传部部长、人事处处长等。
三是明确分工，团结协作。为确保工作任务的具体推进和扎实落实，筹备工作领导小组可以下设专项工作组，比如成立秘书组、会务组、宣传组、后勤保障组等，分工负责完成相关工作。专项工作组组长和成员多由开展具体工作的人员担任，各专项工作组要分工明确，避免职责不清，互相扯皮。
四是细化任务，抓好落实。在筹备阶段，要及时召开协调会，解决遇到的问题。特别是要根据议程明确出各个环节的工作任务，抓好落实和检查。相关部门要提前拟定好表彰决定，以红头文件的形式下发，并在会上由单位里的重要领导宣读。表彰决定属于决定的一种。其正文由表彰对象、表彰缘由、作出表彰决定的机关、决定的内容组成。其中，决定的内容包括表彰奖励的等次（给予何种奖励）、希望与号召。表彰决定的篇幅比较短小，多附有长长的表彰名单。需要说明的是，秘书人员要提前请宣读决定的领导过目这些名单，对一些多音字、生僻字等提醒领导注意，或给领导标注上正确的读音。
为获奖者颁奖要求会前制作好获奖证书，购买好奖品。要妥善排好证书和奖品的颁发顺序，在宣读完表彰决定后，由礼仪人员统一送交主席台就座的领导手中。组织好获奖者登台领奖，做到领奖人员和证书奖品相对应，不能出现混乱局面。获奖代表的发言稿一般由发言者自己准备，并经会议主办部门审阅。发言者的选择需慎重，要有代表性，能够代表主流；突出先进性，选择真正优秀的代表登台发言，增强说服力。
五是认真检查，确保零失误。一些规模较大的会议，要做好安全应急预案，对人员、场地、设备、资料等问题进行充分预想，并制定安全预案，防止出现事故。因此，会前检查必不可少，特别是现场检查尤为重要。要对会议资料的准备情况进行检查，检查会议文件、各种文稿的到位情况，要提前印制。为慎重起见，各种文件、文稿要提前印制三份，一份提前送交使用者，一份摆放在主席台相关领导座位上，一份由秘书人员随身携带进入会场备用。
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