书信是一种向特定对象传递信息、交流思想感情的日常应用文书。对于数量众多的报纸期刊等媒体而言，经常用到的日常应用文之一就是约稿信。约稿信可以分为一对多和一对一两种形式。一对多的形式一般是指在媒体上公开发布的约稿信，一对一的形式主要是指编辑和作者单独的书信往来。本文主要探讨后一种约稿信写作中如何有效发挥情感的作用。
约稿信的主要目的是向确定的作者约稿，往往需要编辑在约稿信中较具体地说明约稿的内容要求、交稿时间等“硬”指标。但如何使作者答应约稿请求，并按时完成约稿任务，需要约稿编辑动些脑筋，不能用命令式的口吻向对方发出约稿请求。
本文认为，约稿信虽然用于公事，但也带有较强的情感色彩。在这一点上，它有别于相对客观平实的公文“函”。因此，约稿信在说清楚“硬”指标的同时，也需要编辑投入“软”情感，让对方在如沐春风中欣然接受约稿请求。
怎样才能做到以情取胜？可从以下两方面来把握。
一是用谦敬词，示人以诚
语言的力量不可忽视，有时一字胜千金。所谓“良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒”。在有求于对方的约稿信写作中，更需要编辑注意精心选用和锤炼词语。如果言语粗疏，轻则会引起对方反感，重则会导致约稿失败甚至对编辑所在报刊产生负面影响，造成优秀作者的流失。除了要做到用词准确、简洁、生动等基本要求外，还可考虑在约稿信中酌情使用谦敬词。中国古代大量的谦敬词往往具有“四两拨千斤”的神奇功效，约稿编辑可以储备一定数量的谦敬词以备不时之需。例如：
在与别人说话时，说自己或与自己相关的事物，往往在某些词前加上一个“鄙”，以表达说话人的谦虚。如：鄙人（称自己）、鄙意（称自己的意见）、鄙见（称自己的见解）等。在用于自己的动作，表示对对方的敬重时，往往在某些词前加上一个“拜”字。如：拜读（阅读对方的文章）、拜访（访问对方）、拜见（求见对方）等。 在称对方或与对方有关的事物时，往往在某些词前加上一个“大”字。如：大驾（敬称对方）、大名（称对方的名字）、大作（称对方的作品）、大札（称对方的书信）等。
所附例文即用到了“鄙意”“拜读”“大作”等谦敬词，相信对方收到这样一封既自谦又充满尊重的约稿信，心头一定会洋溢出愉悦的情感。
当然，在使用这些谦敬词时，还要注意把握好一个度，自谦过度或恭维过度都会过犹不及。所谓“论事常存忠厚心勿大分黑白，为文不做轻薄语徒自逞雌黄”。慎重用词，贵在一个“诚”字，不是说一味地把自己贬得很低，把对方抬得很高，而是要让对方感受到你在字里行间流露出的真挚情感。如果是使用华而不实的词语，对方就会感到书信者虚伪，不太可信，合作的可能性就会降低。用鲁迅先生的话来讲，就是要做到“有真意，去粉饰，少做作，勿卖弄。”
二是换位思考，将心比心
很多障碍、误解、矛盾甚至纷争的产生，实际上是双方各以自我为中心的结果。假若其中一方甚至双方能够站在对方的角度来思考问题，结果肯定会是另外一种局面。在约稿信的写作中，也是如此。
约稿编辑在约稿信的撰写过程中，要多替对方着想，不能老是讲“我”怎样怎样，而不考虑对方的实际情况、愿望和要求。也就是说，要在把握对方现状的基础上，善于揣测和捉摸对方的心理，把话说到对方的心坎上，并尽量给对方提供一些便利，或帮助对方解决一些实际问题。
如文后所附例文，委婉地提及约稿对象刚退休，可能家中有一些琐事缠身，但在这种情况下还是冒昧向对方约稿，恳请对方见谅。考虑到人刚退休后，可能会有一些心理上的波动乃至落差，所以，此处不宜多说，尤其应注意避免“祝贺对方光荣退休”之类貌似恭敬实则可能弄巧成拙的话。
另外，例文在提约稿要求时，也同样站在对方的立场上替对方考虑，对方可以三个选题全写，也可以择其一来写，甚至可以不写。而实际上，最后一层意思，几乎象征意义大于实际意义。手捧这样一封充分替自己考虑的信函，受约者一定会积极应约的。后来的结果也证明了这一点：该作者高质量地完成了三个选题的约稿任务，并按照时间节点将稿件如期交付杂志社。
总之，约稿信只有精心遣词造句，并融入作者的真挚情感，多站在对方的角度来考虑问题，对方才能感受到编辑的真诚，从而达到顺利合作的目的。
附例文：
约稿信
尊敬的×老师：
您好！
首先非常感谢您多年来对本刊的支持和帮助，并衷心祝愿您身体健康、生活快乐！
我是××杂志社的编辑×××，在学生时代就曾拜读过先生的大作。毕业后应聘至《××××》成为一名编辑，有幸近距离接触先生，深感幸运。
此前曾电话与先生联系，闻先生已退休，家中不少琐事缠身，但晚辈还是冒昧开口向您约稿，言语草草，有失恭敬，未尽鄙意，颇觉歉然。故又特 此致函，将有关具体事宜奉告如下，请先生拨冗一览：
1.参考选题：（1）××××××××；（2）××××××××；（3）××××××××。
2．上述选题拟用于今年7、8、9期，故在时间上有一节点要求，××××的时间节点在5月20日前（先生需在当月12日左右之前寄出；如通过e-mail,则当月18日左右之前即可，下同），××××是6月20日前，××××是7月20日前。
3.文章请结合实际和例文来谈，这亦属先生一贯之写作风格。
上述选题，先生可根据自己的情况来定，可选其一来写，亦可全部来写。如先生有困难，亦不必勉强，但恳请先生能够提前来电或来信明示您的决定，以便晚辈早做安排。
先生如有其他选题，亦欢迎不吝赐稿，当不胜感谢。
电话：××××-××××××××
信址：××市××路××号××××杂志社 ×××收
E-mail：××××××
敬颂
春祺！
编辑:×××
200×年×月×日
（作者：木 易 单位：长春理工大学 来源：应用写作2015年第七期）
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