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标题: 开个会也不容易:起码得干这24件事儿 [打印本页]

作者: 秘书工作室    时间: 2015-1-27 13:38
标题: 开个会也不容易:起码得干这24件事儿
 摘要 

会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段,会务工作的质量与水平直接影响到决策及其落实的质量和水平。本文中,作者总结了会务工作“24节点法”,把会前筹备、会中服务、会后总结“三部曲”细化量化为24个节点,将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。(文章摘自《秘书工作》杂志2011年第5期,原题目为《会务工作“24节点法”》,微信号“秘书工作”(mishugongzuo)


会前筹备


1.拟订会议方案。会议方案是组织安排会议的总纲,是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括:会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则,增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调会,对各项任务进行分解。


2.起草、审核会议通知。会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式,也是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括:会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。会议通知一般由会议的承办单位负责起草,然后报有关部门和领导审核签批。做好这项工作,关键在于落实会签制度与提高效率相结合,既要严格按程序逐级审核把关,又要迅速及时。


3.下发会议通知。要把握好两点:一是及时,使参会人员有充裕时间做好准备;二是准确,防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时,要注意语言的使用,避免出现“明天”“后天”等字眼,必要时说明“星期几”,防止产生歧义。


4.落实与会人员。按照会议通知要求的时间,对与会人员逐一落实并做好登记,必要的进行电话核查、督促,统计汇总后拉出请假人员名单,并及时向有关领导报告。


5.协调出席领导。根据会议性质拟写领导出席安排,报请秘书长同意后,逐一进行电话通知。内容包括:会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送,确保及时送到相关领导手中。会前半小时再对出席领导进行一次手机短信提醒。


6.预订会议室。会议时间确定之后,要立即与会议场所联系沟通,预订会议室,并安排做好先期准备工作。


7.编印会议须知。与会者通过会议通知得到召开会议的信息,但会议的有关安排、要求,需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知,须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括:日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。


8.制作会议证件。有些会议需要制作会议证件,包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题,从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。


9.布置主席台。主席台是会场的重点和中心部位,是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。


10.制作会标。会标体现会议的主题,会标制作一定要准确无误,并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。某些法定会议,还需要悬挂党徽。


11.检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置,并严格落实“三检查”:布置会场时检查;会前半小时检查;会前十分钟检查。某些法定会议播放《国歌》《国际歌》,要提前进行演练并做好备份,确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏,如有损坏,提前进行更换,有投影演示时需及时调节灯光。


12.编制座区图,摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单,合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对,防止遗漏、重复,防止出现错别字。

13.组织调度会议用车。大型会议活动,需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。



会后总结


23.会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来,按顺序装订成册,以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则,对需回收的会议材料要逐份清查回收。


24.召开分析总结会。分析总结会务工作中的经验和教训,找出规律性的东西,以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见,虚心采纳、整改提高。有的会议还应写出专门的总结,连同其他会议文件,一并归档。


(作者:曹景群,山东济宁市委副秘书长、办公室主任)



作者: wangchunyan520    时间: 2015-1-27 19:12
组织调度会议用车。大型会议活动,需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号
作者: 刘传    时间: 2015-1-28 10:04
很好,很合适,有见地,学习了
作者: 康莉莉    时间: 2015-1-28 15:31
办会需知,总结的好。谢谢分享。
作者: 县衙霸道    时间: 2015-1-28 23:23
高手啊,这不仅启发了我们如何做好会务,还是对公务员面试相关答题有更加详实的说明
作者: 平淡的幸福    时间: 2015-1-29 11:08
,还是对公务员面试相关答题有更加详实的说明
作者: noodles    时间: 2015-1-29 14:22
看看中间漏掉了啥环节
作者: 琉蕤    时间: 2015-1-30 16:09
车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。
作者: 枫桥夜泊的夜    时间: 2015-1-30 22:08
处处留心皆学问。! y1 a7 s, X/ K$ @
服务工作稍微一个差错就会出大问题。
作者: 好好生活    时间: 2015-2-9 00:22
很详细,在老秘网学到很多东西啊
作者: 孤枕难眠    时间: 2015-2-9 08:57
这正是我需要的东西啊!
作者: 默存    时间: 2015-2-9 14:38
基层的一些会议,不用这么繁琐的。
作者: 坐看风起时    时间: 2015-2-9 17:36
办文、办会是办公室人员的必修科目,作何事情要做到专业,必须善于学习,善于总结,勤于思考,把普通的事情认真到极致,平凡的事尽心到极致,才能以专业的精神和精湛的业务水平赢得尊重。
作者: 云破月来    时间: 2015-2-15 17:51
感谢!感谢!感谢!感谢!感谢!感谢!
作者: hl812    时间: 2015-3-11 21:56
受教呀,比较详细哦,要学习
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作者: 新兵    时间: 2015-3-12 15:08
以后组织会议可以依照这个标准执行{:soso_e179:}
作者: 西域秘书    时间: 2015-3-13 12:06
开个会也不容易啊,一定要非常认真的去准备。
作者: 503473099    时间: 2015-3-13 13:28
办文、办会是办公室人员的必修科目,作何事情要做到专业,必须善于学习,善于总结,勤于思考,把普通的事情认真到极致,平凡的事尽心到极致,才能以专业的精神和精湛的业务水平赢得尊重。
作者: 柚子茶    时间: 2015-3-16 15:44
会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来,按顺序装订成册,以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则,对需回收的会议材料要逐份清查回收。
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作者: ch17603    时间: 2015-4-28 17:23
新来乍到,虚心学习请教!
作者: 石头希迁    时间: 2015-5-19 23:03
非常感谢分享,认真对比学习学习,看看我们这,自己总结和高手总结的还存在哪些差距
作者: wb236708303    时间: 2015-7-29 16:58
会务工作“24节点法”
作者: 春树    时间: 2015-8-20 15:02
根据统计整理后的与会人员名单,合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对,防止遗漏、重复,防止出现错别字。
作者: 东风吹    时间: 2015-8-23 14:00
一会前筹备
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1.拟订会议方案。会议方案是组织安排会议的总纲,是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括:会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则,增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调会,对各项任务进行分解。5 n( R! G6 s& h& ^$ c, d5 o

- F' n( d& b5 y; `7 M1 r2.起草、审核会议通知。会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式,也是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括:会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。会议通知一般由会议的承办单位负责起草,然后报有关部门和领导审核签批。做好这项工作,关键在于落实会签制度与提高效率相结合,既要严格按程序逐级审核把关,又要迅速及时。5 y& T6 d0 Q' \& Y

" U0 c2 S& u6 e5 j+ b% B3.下发会议通知。要把握好两点:一是及时,使参会人员有充裕时间做好准备;二是准确,防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时,要注意语言的使用,避免出现“明天”“后天”等字眼,必要时说明“星期几”,防止产生歧义。; G7 w& j$ H3 o4 D
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4.落实与会人员。按照会议通知要求的时间,对与会人员逐一落实并做好登记,必要的进行电话核查、督促,统计汇总后拉出请假人员名单,并及时向有关领导报告。3 S2 X3 x+ k( T( ^
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5.协调出席领导。根据会议性质拟写领导出席安排,报请秘书长同意后,逐一进行电话通知。内容包括:会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送,确保及时送到相关领导手中。会前半小时再对出席领导进行一次手机短信提醒。/ v: K3 Z! q( D5 r) ?
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6.预订会议室。会议时间确定之后,要立即与会议场所联系沟通,预订会议室,并安排做好先期准备工作。9 {0 q, i: q; Z( \  E$ ~
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7.编印会议须知。与会者通过会议通知得到召开会议的信息,但会议的有关安排、要求,需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知,须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括:日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。( ~0 [# p: R) ?+ O

5 C  m& w3 U& p6 b  ]8 b8.制作会议证件。有些会议需要制作会议证件,包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题,从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。
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9 j, V: A  @$ w! E3 v9.布置主席台。主席台是会场的重点和中心部位,是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。; N) Z# A# p: K& t! Q: d
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10.制作会标。会标体现会议的主题,会标制作一定要准确无误,并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。某些法定会议,还需要悬挂党徽。
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11.检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置,并严格落实“三检查”:布置会场时检查;会前半小时检查;会前十分钟检查。某些法定会议播放《国歌》《国际歌》,要提前进行演练并做好备份,确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏,如有损坏,提前进行更换,有投影演示时需及时调节灯光。6 b8 j9 D# d, \3 d  F+ g/ c

! O' {. @/ r5 }  Y" P; p1 w6 f12.编制座区图,摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单,合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对,防止遗漏、重复,防止出现错别字。. b. f9 y; ^* u) b
13.组织调度会议用车。大型会议活动,需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。
作者: 子鼠丑牛    时间: 2016-7-12 01:21
细致入微,心细如发,细微之处见真功
作者: 钱多多    时间: 2016-7-12 23:52
与会者通过会议通知得到召开会议的信息,但会议的有关安排、要求,需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知,须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括:日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。
作者: 清风许许    时间: 2016-7-19 16:38
这个确实要好好学一下。
作者: 小学生    时间: 2016-7-20 08:54
23.会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来,按顺序装订成册,以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则,对需回收的会议材料要逐份清查回收。
作者: zhujy    时间: 2016-10-8 09:56
分析总结会务工作中的经验和教训,找出规律性的东西,以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见,虚心采纳、整改提高。有的会议还应写出专门的总结,连同其他会议文件,一并归档。
作者: shushuwawa    时间: 2016-10-8 10:39
13.组织调度会议用车。大型会议活动,需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。
作者: zlgydnc    时间: 2017-2-20 15:08
24.召开分析总结会。分析总结会务工作中的经验和教训,找出规律性的东西,以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见,虚心采纳、整改提高。有的会议还应写出专门的总结,连同其他会议文件,一并归档。
作者: 564184000    时间: 2017-2-21 09:09
主席台是会场的重点和中心部位,是会议性质、规格和气氛的集中体现。
作者: mumukoushijun    时间: 2017-2-22 17:09
开个会,确实不容易,往往半天的会议筹备时间需要数周
作者: lzh201333    时间: 2017-2-27 08:32

3 d) e" i, w+ w" f: r, H12.编制座区图,摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单,合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对,防止遗漏、重复,防止出现错别字。
7 A/ O+ F3 [7 I' J3 _' J% C13.组织调度会议用车。大型会议活动,需要借
作者: 小秘菜菜菜    时间: 2017-2-27 11:40
这是一个好东西 值得学习交流借鉴!
作者: 鹰之神枪    时间: 2017-5-12 22:21
谢谢lz,学习学习,办文办会
作者: 鲜衣怒马    时间: 2017-9-14 18:27
学习学习,要是有各块工作的模板就好了
作者: wrsan0808    时间: 2018-2-22 11:10
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