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标题: 办文办会需要注意事项 [打印本页]

作者: wangchunyan520 时间: 2015-1-26 20:28
标题: 办文办会需要注意事项

因文秘工作接触不久，常常出现大错也犯，小错不断的情况，根据平时积累，现将本人2年多在办文办会中总结出来的需要注意事项罗列如下，如有不当，请大家多多批评指正：

【一】办文

1.要摸清“按程序送审”的含义。对于刚参加工作的同志来说，要尽快摸清“按程序送审”这五个字的含义还着实有些困难，很多时候我们不知道这个程序到底该怎么走，特别是对于单位分管领导多而且职责交叉较多的时候。而我所在单位为市级党委某部门，单位分管领导多、工作任务多，仅走件程序就有三、四套，如何把握，如何尽量少出错，在这方面我可是吃尽了苦头。下面我就说说如何按程序走件，首先就是要知道程序该怎么走，例如，上级、同级或者下级来文第一要做的就是登记、摘录内容、提出处理意见，然后送审，送审程序一般是副科长-科长-分管副部长-（重要的文件）常务副部长-部长-有领导小组的要走领导小组副组长、常务副组长和组长。其次在走件中如果遇到某个领导或者主要领导不在家的话该怎么办？一般情况下，不重要的件可以等领导回来，重要的件要先电话请示后再及时转交相关职能工作部门，以免耽搁事情。最后，等所有程序走完后还要进行分类归档。

2.要分清什么时候该“先斩后奏”。在实际工作中，我们经常会遇到上级部门在下午快下班的时候发通知来，要求明天早上报相关材料，这时候如果再按程序走件的话肯定是来不及了。但事情又非常紧急，该怎么办呢？这就需要文秘人员快速浏览文件内容，按照科室工作职责，马上把件转交出去，然后再按程序送审（这个环节就比较考验文秘工作人员的综合能力）。但是有些再急的件也不能按照这种方式处理，例如：涉及金钱、推优表彰、反面典型等方面的，这些件一定要等领导有明确指示后再转办，不然会造成难以估计的后果，到时候下面办的与领导的想法不一样，文秘人员问题就大了。

3.要注意写全来文事项。做文秘工作的都知道，每天会处理来自各级各部门的很多文件，如果每个文件都仔仔细细看的话，时间根本就来不及，但是在贴处理签时我们却要把来文事项说清楚，能让领导一目了然，这时就需要文秘人员把握好文件的精髓，一般情况下只要文件摘要做到“主要讲的是什么，要求是什么”就差不多了，但是要做到这两个“是什么”也还是有一定窍门的。经过多次处理文件，我总结出看文件一般要仔细阅读第一段、各级标题和最后一段，大概内容就基本清晰了，然后再到大脑里面勾画成简单的话语叙述出来就基本可以了。

4.要把处理建议写明确、具体，不能模糊不清。因在实际工作中，很多科室的职责是交叉的，还有些工作是处于“真空地带”，这时我们在贴处理签时就更加不能模糊不清、界定不明了，我们要把处理意见落实到具体的科室甚至是具体的人。同时，在贴处理意见的时候，要做到上面安排什么、需要什么，下面就落实什么，切不可漏项，以至于有的工作没有人来抓。

5.要注意全程跟踪。处理的件多了，有的时候容易忘记、漏件，特别是当程序比较复杂，而且领导又经常不在家的情况下，这时就需要你随时记录件走到哪个位置了，什么时候走到哪个位置的？如果一两天领导还是没签出来的话，就要去提醒，因为很多时候领导也非常忙，件也非常多，他忘记了但是你不能忘记，你要做到随时跟踪、督促。

6.要注意将领导批示件再次往回走一次程序。这个事情对我的印象是非常深刻的，因为这个事情，当时领导大发雷霆还严重批评了我，说领导签发了的件，结果是什么他都没看到。但由于当时我主观的以为这个件是从他那里走出去的，我没必要再次把件往回走一次，自我认为只要我们按照领导的批示办了，再将办理结果按程序送审就好了。因为这点考虑不周全，造成领导在时间统筹上不好安排，也造成了领导之间的误会，以为我们直接跳过他搞工作。因此，汲取这次教训后，在以后的办件中，只要是市委那边领导签发的，不管是同拟还是有批示精神，我都会一层一层的再次往回走件，向领导反馈最终处理结果。

7.要注意分门别类存档。领导签发件走完后，不能乱堆乱放，可按照不同单位、不同字号等方式进行存档，并详细记录该件的处理情况、转交情况、需要处理事项等。在转交中，一定要记得把领导签发件复印一份送相关承办人员，并请其签字。这样做的目的一是承办人员在结合实际写材料、拟文件时可以把处理意见再次呈送领导，让领导知晓办理情况。二是可以形成责任倒查。如果此件没有落实或者没有按照要求落实，也可以查看到是哪个环节出了问题，可以减少文秘人员很多不必要的麻烦。

8.要注意发文事项的核对。在收到发文前，文秘人员首先要仔细查看领导签发件，要清楚知道什么级别的领导签发的文件能发什么字号，什么文件需要什么字号等，待查看清楚后就要对文件的格式、字体、落款、字号等进行编排了。这里需要特别注意，虽然签发文件经过了很多道的程序，但是到文秘人员手中，还需要进一步的校对，而且在印刷之前一定要先印一个样本出来，多请几个人看看，帮助核对，在发文时，还要保证所有单位都已下发，不能遗漏。

【二】办会

1.注意会议方案的时间、地点、参会领导等基本要素，并要根据会议方案仔细查看自己所负责的工作，提前谋划好，并在干完本职工作后再去帮助其他人，这样才能尽量减少工作上的失误。

2.要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。

作者: 老猫 时间: 2015-1-29 20:02
个人原创是吗，很好很强大，加精华推荐。

作者: 钟丁丁 时间: 2015-1-29 21:25
很好的经验，值得学习

作者: 兮！！！ 时间: 2015-1-29 22:06
学习一下小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。

作者: 武文弄墨 时间: 2015-1-30 08:44
1.注意会议方案的时间、地点、参会领导等基本要素，并要根据会议方案仔细查看自己所负责的工

作者: wangchunyan520 时间: 2015-1-30 09:16

老猫发表于 2015-1-29 20:02
9 r) u* p) d2 h: ~" @ l个人原创是吗，很好很强大，加精华推荐。

是的，自己总结的，不当之处请多多批评指正。

作者: TOM张 时间: 2015-1-30 13:39
不错，有很强的操作性!

作者: siren 时间: 2015-1-30 14:25
工作才2年多，就有此总结，向你学习！

作者: 牵右手。不离 时间: 2015-1-30 14:59
感谢分享，值得学习。

作者: wangchunyan520 时间: 2015-1-30 16:22

siren 发表于 2015-1-30 14:253 @! N; X+ w- [, \& m( i9 P: j
工作才2年多，就有此总结，向你学习！

谢谢，还有很多说得不当之处

作者: 果果妞妞 时间: 2015-1-30 16:37
会议方案的注意会议方案的时间、地点、参会领导等基本要素，并要根据会议方案仔细查看自己所负责的工作，提前谋划好，并在干完本职工作后再去帮助其他人，这样才能尽量减少工作上的失误。

作者: yellower 时间: 2015-2-4 16:41
学习学习

作者: yue 时间: 2015-2-14 23:50
从工作实际中来，非常实用

作者: 云破月来 时间: 2015-2-15 17:49

写材料和改材料其实本质上是同一个问题，我也思考过这个问题，觉得会写才会改，这都是需要积累经验，不断耕耘才能达到！

作者: 古时风 时间: 2015-2-15 22:36
渴望有高人指点签意见的讲究

作者: 寒枫洒月 时间: 2015-2-16 09:06
.要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗

作者: 东区政府办 时间: 2015-6-12 10:19
细节决定成败

作者: 红苹果米粒 时间: 2015-6-12 11:11
这是一篇好文章。办文、办会、办事，机关工作的核心，也是重点和难点。在这个上面，没有最好，只有更好；真的是永无止境。

作者: 李小溪 时间: 2015-6-12 11:59
要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。

作者: 米饭 时间: 2015-6-12 14:01
服务领导是件苦差事！

作者: 半暖时光 时间: 2015-6-12 16:33
办文办会时间很谨慎的事情，版主的帖子很实用，值得学习

作者: 后来 时间: 2015-6-12 17:03
我现在负责收发文，很多文件都在我这里压住了，特别是有很多急件，我都不知道如何处理。

作者: 东风吹 时间: 2015-8-23 18:09
因文秘工作接触不久，常常出现大错也犯，小错不断的情况，根据平时积累，现将本人2年多在办文办会中总结出来的需要注意事项罗列如下，如有不当，请大家多多批评指正：
【一】办文
   1.要摸清“按程序送审”的含义。对于刚参加工作的同志来说，要尽快摸清“按程序送审”这五个字的含义还着实有些困难，很多时候我们不知道这个程序到底该怎么走，特别是对于单位分管领导多而且职责交叉较多的时候。而我所在单位为市级党委某部门，单位分管领导多、工作任务多，仅走件程序就有三、四套，如何把握，如何尽量少出错，在这方面我可是吃尽了苦头。下面我就说说如何按程序走件，首先就是要知道程序该怎么走，例如，上级、同级或者下级来文第一要做的就是登记、摘录内容、提出处理意见，然后送审，送审程序一般是副科长-科长-分管副部长-（重要的文件）常务副部长-部长-有领导小组的要走领导小组副组长、常务副组长和组长。其次在走件中如果遇到某个领导或者主要领导不在家的话该怎么办？一般情况下，不重要的件可以等领导回来，重要的件要先电话请示后再及时转交相关职能工作部门，以免耽搁事情。最后，等所有程序走完后还要进行分类归档。
   2.要分清什么时候该“先斩后奏”。在实际工作中，我们经常会遇到上级部门在下午快下班的时候发通知来，要求明天早上报相关材料，这时候如果再按程序走件的话肯定是来不及了。但事情又非常紧急，该怎么办呢？这就需要文秘人员快速浏览文件内容，按照科室工作职责，马上把件转交出去，然后再按程序送审（这个环节就比较考验文秘工作人员的综合能力）。但是有些再急的件也不能按照这种方式处理，例如：涉及金钱、推优表彰、反面典型等方面的，这些件一定要等领导有明确指示后再转办，不然会造成难以估计的后果，到时候下面办的与领导的想法不一样，文秘人员问题就大了。
   3.要注意写全来文事项。做文秘工作的都知道，每天会处理来自各级各部门的很多文件，如果每个文件都仔仔细细看的话，时间根本就来不及，但是在贴处理签时我们却要把来文事项说清楚，能让领导一目了然，这时就需要文秘人员把握好文件的精髓，一般情况下只要文件摘要做到“主要讲的是什么，要求是什么”就差不多了，但是要做到这两个“是什么”也还是有一定窍门的。经过多次处理文件，我总结出看文件一般要仔细阅读第一段、各级标题和最后一段，大概内容就基本清晰了，然后再到大脑里面勾画成简单的话语叙述出来就基本可以了。
   4.要把处理建议写明确、具体，不能模糊不清。因在实际工作中，很多科室的职责是交叉的，还有些工作是处于“真空地带”，这时我们在贴处理签时就更加不能模糊不清、界定不明了，我们要把处理意见落实到具体的科室甚至是具体的人。同时，在贴处理意见的时候，要做到上面安排什么、需要什么，下面就落实什么，切不可漏项，以至于有的工作没有人来抓。
   5.要注意全程跟踪。处理的件多了，有的时候容易忘记、漏件，特别是当程序比较复杂，而且领导又经常不在家的情况下，这时就需要你随时记录件走到哪个位置了，什么时候走到哪个位置的？如果一两天领导还是没签出来的话，就要去提醒，因为很多时候领导也非常忙，件也非常多，他忘记了但是你不能忘记，你要做到随时跟踪、督促。
   6.要注意将领导批示件再次往回走一次程序。这个事情对我的印象是非常深刻的，因为这个事情，当时领导大发雷霆还严重批评了我，说领导签发了的件，结果是什么他都没看到。但由于当时我主观的以为这个件是从他那里走出去的，我没必要再次把件往回走一次，自我认为只要我们按照领导的批示办了，再将办理结果按程序送审就好了。因为这点考虑不周全，造成领导在时间统筹上不好安排，也造成了领导之间的误会，以为我们直接跳过他搞工作。因此，汲取这次教训后，在以后的办件中，只要是市委那边领导签发的，不管是同拟还是有批示精神，我都会一层一层的再次往回走件，向领导反馈最终处理结果。
   7.要注意分门别类存档。领导签发件走完后，不能乱堆乱放，可按照不同单位、不同字号等方式进行存档，并详细记录该件的处理情况、转交情况、需要处理事项等。在转交中，一定要记得把领导签发件复印一份送相关承办人员，并请其签字。这样做的目的一是承办人员在结合实际写材料、拟文件时可以把处理意见再次呈送领导，让领导知晓办理情况。二是可以形成责任倒查。如果此件没有落实或者没有按照要求落实，也可以查看到是哪个环节出了问题，可以减少文秘人员很多不必要的麻烦。
   8.要注意发文事项的核对。在收到发文前，文秘人员首先要仔细查看领导签发件，要清楚知道什么级别的领导签发的文件能发什么字号，什么文件需要什么字号等，待查看清楚后就要对文件的格式、字体、落款、字号等进行编排了。这里需要特别注意，虽然签发文件经过了很多道的程序，但是到文秘人员手中，还需要进一步的校对，而且在印刷之前一定要先印一个样本出来，多请几个人看看，帮助核对，在发文时，还要保证所有单位都已下发，不能遗漏。
   【二】办会
   1.注意会议方案的时间、地点、参会领导等基本要素，并要根据会议方案仔细查看自己所负责的工作，提前谋划好，并在干完本职工作后再去帮助其他人，这样才能尽量减少工作上的失误。
   2.要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。

作者: 踏浪 时间: 2015-8-23 20:53
要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位

作者: xuetingxun2010 时间: 2015-8-29 12:31
受益了，谢谢分享，成长过程中正需要。。。。

作者: 我要升职 时间: 2015-9-10 10:46
值得学习，希望能在这里不断成长

作者: 上官石龙 时间: 2015-9-10 11:43
要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。

作者: 万仓绝侠 时间: 2015-10-29 09:26
好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。会场

作者: thor 时间: 2015-10-30 08:36
办文办会是办公室从业人员的两个重要事情

作者: 城市小兵 时间: 2015-10-30 08:52
看看，他山之石可以攻玉

作者: qwweikang 时间: 2015-10-30 10:06
办文、办会、办事，机关工作的核心，也是重点和难点。细节决定成败

作者: 沙场点兵 时间: 2015-10-30 11:15
。领导签发件走完后，不能乱堆乱放，可按照不同单位、不同字号等方式进行存档，并详细记录该件的处理情况、转交情况、需要处理事项等。在转交中，一定要记得把领导签发件复印一份送相关承办人员，并请其签字。这样做的目的一是承办人员在结合实际写材料、拟文件时可以把处理意见再次呈送领导，让领导知晓办理情况。二是可以形成责任倒查。如果此件没有落实或者没有按照要求落实，也可以查看到是哪个环节出了问题，可以减少文秘人员很多不必要的麻烦。

作者: fangzhiyi415 时间: 2016-8-29 10:28
意会议方案的时间、地点、参会领导等基本要素，并要根据会议方案仔细查看自己所负责的工作，提前谋划好，并在干完本职工作后再去帮助其他人，这样才能尽量减少工作上的失误。9 J( |' r* {- m6 ?! j8 \! _2 r
2.要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景

作者: 江达秘书 时间: 2017-5-16 11:27
要做好会场准备工作。

作者: lizhongjun 时间: 2017-5-16 14:19
写得很有广度、深度、见度和锐度，值得借鉴和学习。

作者: 阿哦~ 时间: 2017-5-16 15:40
做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位

作者: lemolive 时间: 2017-5-16 16:19
细节决定成败生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备

作者: 宏源西村 时间: 2017-5-16 16:31
注意会议方案的时间、地点、参会领导等基本要素，并要根据会议方案仔细查看自己所负责的工作，提前谋划好，并在干完本职工作后再去帮助其他人，这样才能尽量减少工作上的失误。

作者: 天下布武 时间: 2017-5-16 16:45
文事项的核对。在收到发文前，文秘人员首先要仔细查看领导签发件，要清楚知道什么级别的领导签发的文件能发什么字号，什么文件需要什么字号等，待查看清楚后就要对文件的格式、字体、落款、字号等进行编排了。这里需要特别注意，虽然签发文件经过了很多道的程序，但是到文秘人员手中，还需要进一步的

作者: 超级玛丽 时间: 2017-11-6 22:41
.注意会议方案的时间、地点、参会领导等基本要素，并要根据会议方案仔细查看自己所负责的工作，提前谋划好，并在干

作者: pudding 时间: 2017-11-7 00:47
因文秘工作接触不久，常常出现大错也犯，小错不断的情况，根据平时积累，现将本人2年多在办文办会中总结出来的需要注意事项罗列如下，如有不当，请大家多多批评指正

作者: mire 时间: 2017-11-7 09:03
那我就仔细看看吧...........

作者: 断龙石 时间: 2017-11-7 09:08
注意会议方案的时间、地点、参会领导等基本要素，并要根据会议方案仔细查看自己所负责的工作，提前谋划好，并在干完本职工作后再去帮助其他人，这样才能尽量减少工作上的失误。

作者: 普普紫紫 时间: 2017-11-7 16:46
学习第一手资料 ················

作者: 福清小卢 时间: 2018-7-31 22:47
很全面，符合我们秘书科的工作职责。

作者: 乐德党政办 时间: 2018-8-1 08:40
根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。

作者: xfluoyulong 时间: 2018-8-2 10:31
.要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。

作者: meiyaojiu 时间: 2018-8-2 14:18
文章很不错，值得学习！赞！

作者: 沉沉的脑袋 时间: 2018-12-7 14:44
学习下经验

以后用到

作者: 欢喜活力 时间: 2018-12-7 14:58
事项的核对。在收到发文前，文秘人员首先要仔细查看领导签发件，要清楚知道什么级别的领导签发的文件能发什么字号，什么文件需要什么字号等，待查看清楚后就要对文件的格式、字体、落款、字号等进行编排了。这里需要特别注意，

作者: 唯夏有雪 时间: 2020-1-21 14:48
非常感谢，新进办公室，还是一头雾水

作者: 海边听爱 时间: 2020-1-22 16:10
很好很强大，加精华推荐

作者: 邵浩 时间: 2020-1-22 17:41
注意事项学习一下，做到收发文件时候，认真核对和检查。

作者: 发热的金子 时间: 2020-1-23 17:31
终于有公车可坐了，再也不用骑这破自行车了！

作者: 无趣先生 时间: 2020-2-27 18:37
会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位

作者: 39669778 时间: 2020-2-27 22:15
我想查看隐藏内容，因为办会也经常会遇到

作者: 文秘人 时间: 2020-6-4 15:33
非常好的文章，感谢楼主分享。

作者: wqdianzi 时间: 2020-6-8 10:44
汲取经验，总结教训。

作者: 猫神 时间: 2021-7-23 22:03
料主要有三种：一是会议文件，包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件；二是讲话材料，包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料；三是会议主持词。在这里笔者重点谈谈如何准备会议主持词，

作者: 18674439256 时间: 2022-9-13 09:02
注意会议方案的时间、地点、参会领导等基本要素

作者: wh8870 时间: 2024-3-7 11:08
注意会议方案的时间、地点、参会领导等基本要素

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