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标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例 [打印本页]
作者: 办公室业务    时间: 2014-11-3 13:28
标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

! Q; k& _2 f1 j# n9 B: |$ e mso-font-kerning:0pt">2012 % o5 s, k) Y9 ^4 T+ Y$ S. xfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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: K! |5 m8 s# v( q* K0 m2 y8 p font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容+ c0 p9 W! _4 f# N/ Acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

8 \' L8 X2 a0 e$ M8 d& G8 C; j; {) V1 E& L9 ?) b) X1 g

& [- T4 O* z, w+ Z @mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。7 U9 z P1 I9 f! c: m) d3 p color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

/ C4 U. ^2 k; n * P+ W: K* [; y' q& o6 Y

+ w/ n2 `5 c3 S( e' ]0 l! jmso-font-kerning:0pt">1. , V: S+ m, g0 a& L$ i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

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/ X6 D, [& L1 n& m( |# Z mso-font-kerning:0pt">2. 6 J5 V7 l) z3 v ]' H8 W8 w宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

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9 A6 z5 ~, U2 M( Z% }* s1 vmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。. o- H6 f, H- ~$ H" C& {2 J& X- ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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" K- K% Z- r( y1 {) [$ l, c mso-font-kerning:0pt">1. : F5 G9 Q( P1 |* `: u& R2 q 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

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, T4 }4 x8 p# k) v% Vmso-font-kerning:0pt">2. ! m5 L; o+ Z/ k% m& v: Y# b 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

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1 u6 @' ?$ F( D3 z7 J/ { D$ T# rmso-font-kerning:0pt">3. - s9 o9 p1 u) E! ^% ?3 t) [宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

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8 r0 s$ ?3 M+ P% i6 H7 h) K( ~font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;# p( p$ T# [1 P( j( b& R color:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。' z$ B$ f% i6 _ L3 F* O4 Jmso-font-kerning:0pt">

+ H1 Z* K0 R& m0 k' f 4 _3 a: [1 u9 Z

1 A" k7 X: D3 S4 `, m2 h2 z& _+ t mso-font-kerning:0pt">1. 7 q H9 @5 f8 e7 _5 J) h& I" o, f宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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0 ]. z* A& |' l, R! x2 @ mso-font-kerning:0pt">2. ) Z7 g* C6 E) {# [9 p( J1 ^宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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3 c' ~( B4 S3 P8 Hmso-font-kerning:0pt">3. 2 v% p3 y2 P; e! s/ U6 J9 n 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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9 H5 y+ F* p; j. [% y/ o( C$ A mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。7 v: J" _, x8 c5 B; J' ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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6 J( Y& [2 k8 Imso-font-kerning:0pt">1. ; v5 j3 q1 F U4 g- A. [. @宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

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5 j( l) x: J& f2 \2 qmso-font-kerning:0pt">2. & B4 M( w- q# c( `& s- a' q7 f, D3 L' @宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

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- t3 w$ u( g4 F0 D( f2 r mso-font-kerning:0pt">3. + z/ W6 y4 G+ L6 d3 M: e9 L宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

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! p# ^. k+ P2 N5 d; H mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。$ n0 d: [! H# ^ color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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& F# Z' U* N/ M. X. cmso-font-kerning:0pt">

$ o7 H2 }0 X3 y& Z* h5 {2 Q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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" V" R; c2 F& B' r* v font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考, F" t7 y. Z8 \color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

; }9 k) N3 `+ y, p: W2 T5 h & f/ v* G: q7 l

( z0 z8 [. I: m+ @+ E' O+ R 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:) C- a: E$ d% l5 o0 V5 G 0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

8 _& B7 e$ Z* _, U; H : T* P' A$ T1 \5 {$ n) s' t" G; \# q l$ c/ U color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:; {+ Q0 U) C1 X! a2 Q) m1 h3 p/ `5 L AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 . V# e" o- z! J* w3 s1 n color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: $ Y& G# }/ e0 j* t B3 HAR-SA">）

作者: tshli    时间: 2014-11-3 14:15
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。5 X1 I' Q9 K" x' q- }
作者: yqczqcz    时间: 2015-1-22 22:39
谢谢楼主，学习中，这是好东西！
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:30
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:32
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用



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