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标题: 公文处理常见错误和会务基础知识 [打印本页]

作者: 铜陵秘书    时间: 2014-10-19 16:00
标题: 公文处理常见错误和会务基础知识

  一、公文处理工作较为常见的错误

  1.文种方面。公文的种类,2014年4月16日中办、国办印发了《党政机关公文处理工作条例》的通知,明确了党政机关公文主要有15种:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

  我们一些单位把条例、方案、计划、规划、规定、办法等,当作一种公文文种直接印发。我们印发这类公文,应以通知形式较为妥当。

  2.格式方面。公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

  这次培训资料里面有“市委、市委办公室文件版型及文件式样”的具体要求。

  错误1:涉密公文没有标注份号,或没有顶格编排在版心左上角第一行;如需同时标注“份号”、“密级和保密期限”、“紧急程度”,没有按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序,自上而下分行排列;加盖“特急”、“紧急”印章,使用“紧急”、“急件”、“急”等文字标注。(紧急公文用:特急、平急;电报用:特提、特急、加急、平急)

  错误2:向上级机关报送的请示、报告等上行文不标注签发人、签发人标注的位置不正确。上行文没有加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。(意见、决定)

  错误3:一是标题不精炼。标题具有“画龙点睛”作用,要准确、扼要概括公文的主要内容。二是标点符号不准确。标题可使用书名号、引号、顿号、连接号和括号等标点符号。有的用半个字空格代替标点符号。法规或规章的简称使用书名号,法规或规章的全称使用引号等。有时标点符号太多。三是标题多行排布回行不当。回行时要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当。四是多行标题排列不当。多行排列时应当使用梯形或菱形,不能排成上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。

  此外,标题中“关于”两字用得太多、第一个字不能是虚词也要注意。

  错误4:主送机关名称过多,导致首页没有显示正文。

  错误5:正文中结构层次序数标注不对。序号依次可用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注,正文中小标题一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。不能出现“(一)、”“1、”的层次序号标法。

  错误6:将向上级机关的请示性公文“抄送”给直属下级机关;仍用“抄报”;同类同级机关间没有用顿号,不同类或不同级的机关间没有用逗号,抄送机关结束没有用句号。

  错误7:把印发转发的正文当成附件。例如:中共安徽省委、安徽省人民政府印发《关于改进工作作风、密切联系群众的规定》的通知,“关于改进工作作风、密切联系群众的规定”是正文不是附件。

  错误8:应有附件说明而没有标注,标注位置没有在正文下空一行,未左空两字而顶格编排,附件顺序号用汉字(一、二、三)不是阿拉伯数字,附件名称后标注标点符号(分号、句号),文字较长的附件说明回行后顶格编排。

  正确的例子是:

  XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX教育实践活动收到良好成效。

  附件:1.市委常委群众路线教育实践活动联系基层单位安排表

        2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

        3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

  3.行文规则方面。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

  错误1:向上级机关的行文,主送机关为多个。原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

  错误2:请示一文多个事项。请示应当一文一事。而且不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

  错误3:向上级机关负责人报送公文。除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

  错误4:部门直接向下级党委、政府行文。党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项,经政府同意后可以由政府职能部门行文,文中须注明已经政府同意。

  党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

  错误5:对属于党委或政府职权范围内的工作联合行文。经常发生的是把政府部门职权范围内的工作,以市委办公室与市政府办公室名义联合发文。属于党委、政府各自职权范围内的工作,不得联合行文。

  错误6:部门内设机构对外行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。

  4.各部门和单位的办公室没有履行好文件审核的职责。不少单位对党规国法的严肃性和权威性认识不到位,不认真审核文件,印发的文件和起草的文件代拟稿违反国家法律、违反党内法规规定、违反中央和省委文件规定,甚至还存在格式不对、错字别字漏字、病句、层次混乱等不应该犯的错误。现在中央办公厅、省委办公厅审核严得很,这两个星期我们已经接到了两次说文件违规或不严谨的问题。今后不过关的文件将不予办理,退回重写。这一点务必请大家回去向领导汇报好。

  二、会务工作基础知识

  时间关系,会务工作不按照会前、会中、会后讲,今天就按以下五个方面谈一谈自己的体会:

  1.制订好会议方案。在细致谋划的基础上,精心制订会议方案。会议方案主要包括:会议目的(或主要内容、会议主旨等,这点也可省去不写)、时间、地点、参加人员(出席人员、列席人员)、主持人、议程、其他事项(包括新闻宣传、主度台人员及排序、摄影摄像资料、会标、环境宣传,以及一些特殊要求等)。

  如果有现场观摩或参观考察活动的,就把活动内容安排、室内会议分开写。力求表述“简洁”、“明了”。

  2.人员通知。主席台人员、台下其他参加会议人员。电话通知、书面通知、短信通知。有没有发言准备、着装等要求,要一并讲清楚。

  请假、缺席情况要提前向有关领导报告,不能自作主张不报告。

  3.会场安排。会场预订、卫生、会标、标语、席卡、音响、音乐(国歌、国际歌、颁奖音乐、会前会中其他音乐)、空调、茶水、抽纸(湿纸巾)、屏蔽器、票箱、党徽。休息室。

  注意问题:一是公用会场要早预订,不清楚或好长时间没有用过的会场必须提前看。二是室内室外环境卫生都要搞好,特别是主席台上卫生、茶杯内外卫生、桌椅卫生。三是桌椅是否摇晃、是否有钉子头冒出。四是空调温度最好用温度计掌握比较稳妥。五是音响要检查,音乐要试听,席卡要检查是否有破损不正的问题。六是环境宣传氛围,如果要营造,要遵守八项规定,不能过度。


作者: 小夜猫    时间: 2014-10-20 01:29
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