公文写作漫谈（1）：作用与意义、特点与要求 - 老秘网_材夜思范文

之一：公文写作的作用与意义

人类之所以能够不断创造、不断前进，得益于对于前人知识和经验的积累和继承。与动物世界不同的是，人类除了口耳相传外，还有文字这一特殊的手段。文字属于第二信号系统，是人类区别于动物的标志。人类凭文字而传承历史，传播知识，交流信息，脱离野蛮而进入文明。文字的最大优点是可以突破时空界限，使信息的交流可以跨越时空，在互联网普及的今天，甚至可以瞬间到达世界的每一个房间。虽然，现在已经是读图时代，但文字由于其独有的精确表述功能，并没有被冷落和淘汰，而且也不可能被淘汰。因为这是人类的杰作，是人类之所以成为地球主宰的一柄无往而不胜的利器。

人类社会是一个群居的社会，其最大特点便是组织性，而最强大和最正规的组织非国家莫属。人类的发展非但没有消灭国家，而且使世界成为一个整体。经过千万年的发展，在经历了原始社会、农业社会、工业社会后，现在已经步入了信息社会。信息社会的最大特点，便是信息与能源、原材料一样，成为一种资源，可以开发利用。而政府机关无疑是最大的信息来源地和集散地。这是因为，政府承担了社会管理的责任，享有获得各类信息的特权和便利，通过对信息的综合分析、科学判断、合理利用，来调控经济、管理社会、服务民众。信息的处理和运用，主要是通过文字表达来实现的，在机关里，则是通过公文来实现的。正是鉴于这一特点，各级各类机关对公文都是十分重视的。可以说，公文是机关工作的一个工具，没有了这个工具，机关的运转也就成了问题。

说到机关公文，有许多人对此是有误解的。有人认为，写公文是秘书人员的事情；有人认为，写公文是雕虫小技，没有什么花头；也有人怕写公文，怕吃苦，怕出丑；甚至还有人认为，现在机关“文山会海”泛滥成灾，都是公文惹的祸。凡此种种，都妨碍了公文的写作。因此，有必要来探讨一下公文写作的作用与意义。粗粗分析一下，有那么几点：

其一，公文写作是机关干部的基本功。机关干部有三大基本功，即办事、办会、办文。不管是办什么，最后都离不开公文写作。你笔头不行，办事能力再强，办会水平再高，办文速度再快，也无法胜任工作，因为你无法正确地表达出自己的想法，不能使个人的智慧变成集体的智慧，最后，你只能帮别人跑跑龙套、打打下手。这样的机关干部，在机关里混已经不容易了，要提拔就更难了。也有人说，我看到一些人不会写，不是官当得比我还大吗？有这种情况，但大都是过去上来的，而且是上了年纪的人，现在的一些领导都是能写的，只不过当了领导不用写罢了。

其二，公文写作是实现自我的重要一环。文字写作最大的一个好处，便是通过写作，使你的思维得到了整理。原本凌乱的想法在写作过程中逐渐明晰起来，一些漏洞得到了暴露和弥补。写作还可以使经验得到提炼和积累，使稍纵即逝的想法固定下来，完善起来，最后形成一个完整的想法。写作也是别人认识你、了解你的一个途径。口头表达的机会更多地被领导所占有，尤其是大会上的发言，一般干部很难有这个机会。书面表达则可以突破时空的限制、层级的限制，你独到的想法，通过公文的交流，可以被更多的人所了解。一不小心被领导采纳，成了决策，无形之中对社会发展做出了贡献。说不定还会被领导所赏识，得到一个发展的机会。

其三，公文写作也是整合组织资源的重要手段。公文从起草、修改、定稿、签发，到接收、贯彻，要经过数人之手，每个人都在上面修改一点，完善一点，最后成了集体智慧的结晶。在这一过程中，通过公文的写作与流转，使组织资源得到了整合。如果没有公文，你传一句话给我，我传一句话给他，要不了几个回合，那话的意思就变了。而通过公文的传递，不但意思不会变，而且会更完善，意见会更统一。这就是公文的意义所在。俗话说，口说无凭，立据为证。公文还有一个重要作用就是凭据作用。谁说了都不算，有红头文件才算数。通过红头文件，可以把整个组织的资源都调用起来。

实际上，写作是一门技艺，是一种本事，学会了没有人可以拿走。“言而无文，行之不远。”古人对写作都十分重视，封建社会取仕都要通过科举考试，写作至少是块敲门砖，没有写作能力是不可能进入仕途的。古代的一些官员，本身文章就写得很好，是文学大家，如我们熟悉的屈原、韩非、曹操、诸葛亮、韩愈、白居易、柳宗元、苏轼、欧阳修、王安石、范仲淹、纪晓岚、龚自珍、黄宗羲等等。当代的毛泽东主席，文才武略更胜古人，他写的文章成为一种典范，至今无人能够超越。当官不会写文章，可能是中国近几十年才有的事情，这在人类历史上也是少有的现象。为什么会出现“文山会海”现象？除了官僚主义作风外，真正会写文章的人太少，肯脑筋的人太少，肯负责任的人太少，也是一个极其重要的原因。提高写作水平，是现实的需要，也是机关干部的一个努力方向，于个人可以增长才干，于单位可以壮大力量，对于学习型机关建设也有莫大的好处。

之二：公文的特点与要求

公文属于应用文范畴。从文章分类来说，大的有文学作品与非文学作品之别，在非文学作品中，又有记叙文、议论文、应用文之别。在我们日常生活中，应用文的使用频率最高，但被关注的程度却不高。为什么会产生这一现象呢？因为，记叙文有曲折的情节，议论文有高深的哲理，而应用文仅仅作为一种工具，在写作上只要求准确表达即可。但这并不说明应用文不重要，恰恰相反，应用文的重要性就象阳光、空气与水份一样，与我们的生活密切相关。

机关公文作为特定的应用文，除了应用文的一般特性外，还有三个明显的特点，即法定作者、法定效力、特定格式。

与写小说、诗歌等文学作品和评论文章文责自负不同，公文写作的文责由最后签发者来承担。公文也不是谁想写就能写的，由谁来起草，谁来修改，谁来定稿签发，都得按照机关内部的分工来定。公文的作者是无名英雄，在通常情况下，并不为外人所知。不管个人在其中做出了多少贡献，最后都归单位所有。这就是法定作者的含义所在。

公文的效力来源于它所属机关的法定权力。公文是用来指挥、报告、沟通、说明的，是一种交流和管理的工具。公文一旦产生，就具有了法定效力。公文的这一特性，决定了它的严肃性和规范性，也决定了它的针对性和时效性。当某项工作完成时，与之相关的公文也完成了自己的任务，而随之成为档案。与公文的法定效力相关，部分公文还有保密性的特点，有时是范围的保密，有时是时间的保密，有时是两者共同构成保密要件。公文的密级分为秘密、机密、绝密，随涉密内容而定，有专门的规定。

公文有自己独特的行文方式和写作体例。机关是一个管理部门，它要面对的关系有上下左右之别，处理的问题有轻重缓急之分，工作的方式有实地调研、会议讨论、文件来往等等，因此形成了各式各样的公文格式。对正规的公文，国家有专门的规定，即使是一些讲话材料、介绍性文字，也有自己的特定要求。所谓官样文章，即是没有个性的公文，而这恰恰是公文的一个特点。

文章的写作方法大体分为记叙、描写、抒情、议论、说明五类。记叙、描写、抒情是形象思维，属于感性范畴，它是文学作品的内核所在，小说是运用记叙、描写的典型，诗歌则是抒情的典型。议论、说明是逻辑思维，属于理性范畴，它是科学作品的内核所在，政论文章、科学论文和产品说明书便是其中的典型。公文要用到记叙、议论、说明，但很少用到抒情，除非是领导在动员时、庆典时的讲话，或者是贺信、贺词之类，偶尔会用上一点，基本上没有用到描写的时候。公文的记叙也不象记叙文中可以灵活运用顺叙、倒叙、插叙、旁叙、转叙，它用的多是顺叙、平叙、概叙。公文的议论也不像议论文中追求逻辑的严密、气势的恢宏，它追求的是说理的实在、事实的无误。公文的说明也不需要象说明文那样细述无遗，它仅仅是根据需要作必要的补充说明即可，如规章的名词解释部分就用说明的方法。

公文是一种工具，要求它必须体现职能，注重实用。公文有法定效力，要求它必须条理清晰，表达严谨。公文是一种特定文体，要求它必须文字平实，准确简练，文风朴实。公文姓公，一切要想在公文中体现个人价值，卖弄文字技巧的想法都必须去除。好的公文应该达到只见事不见人的境界，达到无我的境界。