会议是一种有组织、有领导、以集体议事的形式来商议或解决预定事项的行为过程，也是开展领导工作、实施领导的一种重要方法和手段。会议开得成功与否，不但影响到会议效果，影响工作进程，而且影响领导的威信。因此，掌握好运用会议的艺术，对于实施领导活动、实现工作目标，具有十分重要的作用。
运用会议艺术，需要了解和掌握下列问题：
（一）会议的类型
在实际工作中，会议的形式是多种多样的。从组织形式看，有定期召开的经常性会议，有不定期召开的临时性会议；从会议的性质看，有告知型的会议，有执行型的会议，有建议型的会议；从会议的内容看，有研究工作会议，部署工作会议，协调工作会议，汇报工作会议，学习研讨会议，咨询论证会议，经验交流会议，座谈讨论会议，等等；从会议的规模看，有大型会议，中型会议，小型会议，等等。以上分类只是相对的，而且不可能列举穷尽。
（二）会议的基本程序
就一般会议而言，主要有以下基本操作程序：
1．宣布会议开始
会议主持人宣布会议开始，并作简单的开场白或开幕词。开场白或开幕词应开宗明义，简明扼要，用最精炼的语言，向与会者讲明为什么开这次会议，会议的主要任务是什么、主要解决什么问题、会议的议程有哪些、出席会议的人员有哪些，这样可以使与会者有一个总体了解，从而便于领会和把握会议精神，为会议报告或研究问题做好铺垫。
2．讨论、研究议题
讨论、研究议题是会议的实质性阶段。上级精神的传达、工作的研究部署、一系列问题的协调解决、提出各项工作要求，都将在这个阶段中完成。因此，领导者应当严密控制会议进程，注意会议进行中出现的新情况、新问题，调动与会人员的情绪。
3．会议总结
会议总结是在会议即将结束时，把会议讨论研究了哪些问题，交流了哪些经验，形成了哪些共识，制定了哪些措施或文件，取得了哪些成果，对会后如何贯彻落实会议精神等，进行高度的概括和归纳，向与会人员报告。
4．宣布闭幕
会议结束时，有的由主持人直接宣布闭幕；有的还要在作了专门的、或简短的闭幕词后才宣布闭幕。
（三）召开会议的基本规则
由于会议的类型不同，研究的内容不同，主持人的角色也有所不同，该说什么话，该做什么事，没有统一的模式可供选择，需要领导者根据具体情况灵活掌握。在具体实践中，下列一些基本规律和规则可供遵循和借鉴。
1．明确会议议题，做好充分准备
开会的目的是要解决一定的问题。无论开那种会议，都离不开明确会议的议题和做好会议准备。会议的主题越明确，准备得越充分，会议的效果就越好。
如何做好会议准备？
（1）明确会议的目的和议题
即明确为什么要召开这次会议，这次会议重点解决什么问题，希望达到什么效果。
召开会议，在一般情况下，只应该有一个议题（或叫中心议题），不可以同时有许多议题。即使一个会议，要研究解决两个以上的问题，也要分清主次，做出有机的顺序安排，先集中力量解决主要问题，然后再解决第二、第三个一般性的问题。如果同时提出多种议题，就会造成与会者思绪紊乱，无所适从，或者会出现各自只对自己有兴趣的问题表达意见，其他问题避而不谈，结果是意见杂乱无章，认识难予统一，无法做出明确的结论，影响会议效果。
（2）做好调查研究和资料准备
有些会议，会前要搞好调查研究，摸清摸准实际情况，找准问题症结，做到心中有数。有些会议，要印发文件供与会者讨论和提意见。有些会议，要印发资料供与会者学习讨论。因此，会前要做好起草文件和印制资料的工作。
（3）明确会议的程序
即会议召开之前，要明确会议怎么开，有几项议程，先干什么，后干什么，大约需要多长时间，做到心中有数。
（4）拟定主持稿或讲话提纲
在明确会议的目的、任务和程序后，还要想好说些什么，怎么说。会议主持人最好在会议之前拟定一个主持稿或讲话提纲，把主要内容和重点句子列出来，到对根据情况现场发挥。
（5）对会议可能出现的问题，要有预见性并做好对策的准备。
2．明确会议宗旨，突出会议议题
会议主持人在会议一开始，就应当讲明本次有哪些议题，怎样开法，有哪些要求，与会者要承担什么任务等。其中，哪一项应由与会者在会上做出决定；哪一项只需听一听与会者的意见，以便进一步补充；哪一项只是告知性地打打招呼，介绍一下情况，暂不讨论；哪一项必须与上级保持一致，只需要与会者研究怎么协调行动等等；会议主持者都应当一项一项讲清楚，让与会者充分了解会议的目的、内容、任务和要求。同时，会议主持者还应做到层次清晰，逻辑严密，表达准确，中心突出。切不可主次不分，轻重不分，内容庞杂，使听者不知所云，无所适从。
3．端正文风会风，提高会议效率
领导主持会议，要讲话，要做报告，要引导会议，既有文风问题，也有会风问题。领导一定要严肃地对待文风和会风问题，从我做起，带头端正文风会风。
端正文风会风的要求主要有如下几点：
（1）坚持实事求是，敢讲真话和实话。即既要报喜，也要报忧；既不夸大成绩，也不掩饰缺点和失误。
（2）坚持节约原则，提高会议效率。这里所讲的“节约”，不仅包括人才、物力、财力的节约，而且包括时间的节约。如何贯彻节约原则，提高会议效率？具体要求有十项：第一，不开可开可不开的会。第二，不开没有明确议题的会。第三，不开有许多议题的会。第四，不开没有准备的会。第五，不开“马拉松式”的会。会议要短，时间不宜拖得太长，以60――90分钟为宜，特别是全体学生的会议。因为人的注意力在一小时内容易集中，超过九十分钟就会疲倦。第六，合理控制会议规模。会议宜小不宜大。大会人多嘈杂，小会注意力容易集中。第七，不让无关人员参加。第八，不要作离题发言。第九，不要作重复性发言。第十，不要议而不决，决而不行。
4．因会制宜，调动情绪
领导者在主持会议时，当然希望吸引听众，调动听众的积极性，使他们更多更好地接受会议精神。因此，针对不同的会议，把与会者的情绪鼓动起来，刺激与会者的兴奋点和注意力，是领导主持会议过程中充分发挥语言技巧的一个重要课题。在实践中，不同类型的会议有不同的要求，主持会议的领导应当因会制宜，区别对待，在语言运用上赋予不同的感情色彩。例如：在欢庆会上，语言应当热烈喜庆；在庄严的会议上，语言应当注意严肃性、规范性；在工作部署会上，语言应当清晰、准确、明快；在动员会上，语言就必须富有鼓动性，以提高人们的决心与信心，干劲和勇气。不同的语言，应与不同的会议、不同的气氛相协调、相配合、相一致。
此外，在会议上调动群众情绪，还要注意两点：一是要靠真情实感来产生共鸣，不能靠大喊大叫，捶胸顿足；不能靠花言巧言或甜言蜜语；也不能靠低眉顺眼，博取同情。要靠真实的语言，真实的感情，真实的思想。二是靠对群众的信任、理解和尊重。只要信任群众、理解群众和尊重群众，群众是会支持、帮助我们的。
（四）主持会议的实用技巧
如何有效地主持好会议，是领导讲话艺术的一个重要方面，也是领导的一项基本功。为了主持好会议，领导者可灵活掌握与运用以下几个实用技巧：
1．开场白要精彩夺人
会议的开场白要陈述的内容，包括会议的主题、目的、意义、议程和开法，其语言要简明扼要、条理清晰，语调与表情都应与会议气氛一致。一个好的开场，有利于吸引与会者的注意力，增强他们对该会议的兴趣。所以，一般的主持人都非常注意开场。
开场白没有固定的模式，概括讲有三种：
（1）直入点题式
即采用简明精炼的语言，直接陈述召开本次会议的目的、议题、任务和要求。
（2）借题发挥式
即通过一个与会议主题虽然没有直接联系，但却有间接联系的话题来调动会场的情绪，使与会者亢奋起来，造成适宜会议开展的气氛。
（3）启示诱导式
即通过启发、诱导，引导全场进入境界。
会议的开场白没有固定的模式，关键在于主持人能否根据会议的实际，因境制宜，灵活设计。另外，主持人应当尽量来点幽默话语，给与会者带来愉悦，让与会者发出会心的微笑。
2．注意控制会议进程和节奏
如何控制好会议的进程和节奏？
（1）明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会。
（2）主持人在会议期间应避免同其他与会者发生争论，不能在决议形成之前发表倾向于某一方面的意见，更不要强迫他人接受自己的看法。
（3）在组织讨论时，应规定讨论与不讨论界限，给每位与会者以平等的发言机会和权利。
（4）应善于及时纠正脱离议题的发言倾向。
（5）应适时终止讨论或辩论，及时确认结论形成决议。
（6）多议题的会议，议题安排次序应当科学合理。一般情况下，需要大家开动脑筋、集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间进行。一项议题结束后应立即转换议题，以免延误时间或节外生枝。
（7）控制好会议的节奏。
节奏控制不好，会影响会议目的实现。节奏过慢，势必会延长会议时间，耗费更多的人力、财力；节奏过快，有可能会造成认识肤浅，对议题理解不透、决策草率，没有真正达到会议的目的。因此，会议主持人一定要重视控制好会议的节奏。
如何控制好会议的节奏？在会前应拟订一个会议计划表，对会议中议题的难易、议程的前后安排、可能出现的问题及对策……都应做好较充分的估计。在时间的估计上，最好要有一定的弹性。在会议进行中要时刻留心会议的进程。一旦发现节奏过慢时，则应想法采取措施调动与会人员的注意力、积极性，主动提问，多加引导启迪；如果节奏过快，则可多提几个细节性的问题，在广度、深度上下功夫。时间充裕的话，可以对每个阶段的工作进行简单的小结，并适当地强调要点、难点。
3．善于驾驭会议
善于驾驭会议，往往是领导者发挥才能，提高工作效能的场所。如何驾驭会议？
（1）善于打破“冷场”
在讨论议题过程中，常常会遇到无人发言或部分人沉默不言，使会议出现冷场。出现会议冷场或沉默，原因是多方面的。主持人应分析冷场和沉默的原团，分别采取不同的应对策略。
如果与会者年轻、社会见识少，害怕在大众场合发表自己的见解、观点而保持沉默时，主持人应主动鼓励他们发言，可进行主动的提问，并告诉他们说错了也没有关系。而当他们发言时，主持人应表示对他们的发言很有兴趣，同时也要对他们的发言中的合理因素加以肯定。
如果与会者与大多数人有着不同的看法，因害怕说出自己的看法后遭人嘲笑而保持沉默，主持人应主动接近，鼓励他们畅所欲言，敢于发表自己的不同看法，力求创造出宽松、自由讨论的会场气氛。
如果与会者自视清高，不肯多言而保持沉默，主持人应多给他们一些鼓励和尊重，让他感觉到自己的意见很重要。比如你可以说：“老李，对于这个问题，你很有研究，大家都想听听你的意见，请你谈谈你的看法好吗？”这样，老李受到鼓励和尊重，就很难再去推托了。
出现冷场局面时，会议主持者可以采取指名发言的方法。例如，主持人讲完开场白，让大家发言，可是没有人发言。这时，主持人可适当指名：“老张，您对这个问题很有研究，今天一定有好主意，先讲讲吧！”“老王，您大概早就考虑好发言内容了，大家就等着听您的高见哩！怎么样？您带个头吧！”万事开头难。有人带了头，下面就会有人跟着讲。在适当的时候，主持人可以运用激将法，用反面的话“刺激”一些人，促使他及时发言。例如说：“老黄，您今天一言不发，看来是想‘金杯漱口’了！”旁边很可能有人接口：“老黄向来能说会道，今天怎么会甘拜下风呢？”这样一激，老黄还能不吐宏论吗？
（2）机智应对发难
与会者发难怎么办？要分析对方意图，如果是善意的，当以赤诚相见，好言相功，因势利导，引入正题。如果是恶意的，则应针锋相对，或者顺贬——接过对方的话，顺理成章地加以贬斥；或者回敬——即“以其人之道，还治其人之身”；或者釜底抽薪——抓住对方的弱点，揭露其想要达到的目的。总之，要有理有节，争取多数，使发难者因难堪而退避。
（3）及时收束离题发言
讨论会上，有时可能出现离题现象，一些人天南海北，把话题越扯越远。此时，主持人要及时收束，使其回到本题。运用收束法时，应注意不挫伤发言者的积极性。主持人要十分自然地收束圆场。如说：“陈老师说到有些年青教师责任心不强、教学能力有待提高等的问题，确实是存在的，他的看法也很有价值，今后可专门为此开个讨论会。不过，今天的中心议题是修订本科培养方案，大家还是把话是集中到专业课程设置和安排这个问题上吧。”
（4）及时制止“会中有会”
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