在公务活动中，口头汇报是公务人员将有关的工作资讯经过分析、研究、总结后向上级或全体下级及时、准确的进行面对面的、座谈式的告之、沟通或切磋的必要环节。汇报和接受汇报的双方以礼相待、遵守程序并执行礼仪，对于个人而言，是上下级双方增进了解的良好机会，有利于上级在下级面前树立威信，下级在上级面前展示口才、能力和形象。对于工作而言，可以上情下达或下情上通，掌握工作进展、解决困难和问题，为上级决策指导和下级跟进执行提供依据。
一、周密的准备
凡事预则立，不预则废。在汇报前，汇报双方应有的放矢地做好必要的礼仪性准备。
（一）时机。例行汇报需按部就班，特殊汇报应力求短小精炼。确定汇报时间应事先征求上级的意见，并预估和遵守时间。汇报的时间不宜过长，以免耗费不必要的精力。用餐、休息、休假时不宜汇报工作，对方忙于其他事务时应避免打断。
（二）地点。由上级屈就下级来听取汇报是不礼貌的行为，因此，汇报的地点一般由上级确定，下级不宜擅自决定。常设在会议室、办公室等正式场合，不宜在餐厅、走廊、电梯或嘈杂的场所汇报要事，不宜公开的事情应回避众人。汇报场所应整洁干净，桌椅座位按照会议中的位次进行摆放，准备必要的茶具、纸笔、材料等用具和设备。
（三）主题。主题要鲜明，不易太多，防止内容分散、主次不分、劳而无功。要提前确定汇报的主题，以便围绕具体的内容来搜集材料、梳理思路。应站在对方的角度来设想可能提出的问题和质疑，抓住中心，列好提纲，力争做到内容翔实而不空洞。
二、谦恭的态度.
态度决定人的内心情绪和行为表
现。汇报和接受汇报的双方愉快的合作和融洽的气氛会激发参与的热情、提高工作效率、促进工作的顺利开展。
（一）谦恭。尊敬是礼仪的根本原则。汇报中，无论对方的态度怎样，都应将尊重对方放在第一位，汇报者和汇报对象任何一方的傲慢、责难、逞强都是失敬之举。汇报者应谦虚谨慎、沉稳冷静、不骄不躁，不要抬高自己打击别人，不要面露愠色、恼羞成怒、使人难堪。听取汇报时应认真严肃、殷切谦和、平易近人、专心致志，不宜随时发火、喜怒无常、冷淡无情。
（二）诚实。实事求是、客观公正。下级不能在上级面前打同级的小报告，要老老实实、诚心诚意地还原工作的原貌，不能为了图表扬怕批评而好大喜功或专讲上级爱听的话。同样，上级将工作情况切切实实地向大家交待会赢得下级的体谅与支持。
三、翔实的内容
为了使对方了解情况、通晓过程，内容的翔实是汇报的重要因素。
（一）精炼。汇报伊始，可首先进行简短的礼貌性寒暄，对领导的帮助和信任表示感谢，对他人的付出和努力给予认可，对自身的不足表达歉意等，以使汇报有良好的开端。汇报过程中，对事情的发展背景和过程不宜讲得太细，成绩不必过多渲染，问题和解决方案应重点分析；内容应突出中心、择其要点、结构鲜明、精炼概括；论证说明要逻辑严密，论证充分。汇报结束，可诚恳地请求批评指正。
（二）准确。汇报的材料要真实准确。弄虚作假、请功摆好、欺骗隐瞒是对上级和群众的最大不敬。汇报的具体内容要客观、公正、确切，不对材料和事实进行修饰和加工，不拔高成绩、不掩饰过错，对时间、地点、人员、数据等描述准确，对事情的发展过程和例证要交待明白，不讲套话、假话、空话、废话。
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