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标题: 怎样当好文字秘书 [打印本页]

作者: 求都麻袋 时间: 2014-7-22 17:48
标题: 怎样当好文字秘书
   秘书，有两种概念：一种是指单独为某一领导掌管文书和协助处理日常工作事务的文秘人员，如县长秘书、州长秘书、省长、部长秘书等；另一种是指掌管和办理机关单位文书，以及协助单位处理日常工作事务的文秘人员。如县直机关、企事业单位和各乡镇党政机关办公室及其专职人员。再小的机构，只要具有法定代表人的单位，都要设立秘书机构和职数。我今天讲的主要指县级以下机关单位的秘书及其秘书工作。
   秘书工作很繁杂，任务繁重。既要办理各种来文，又要当机关单位或负责人的代言人；既草拟各种公文，还要处理单位日常各种事务，整天忙忙碌碌。形象的说，就如一个人体内的胃功能，每天都要容纳各种酸甜苦辣的食物，又根据人体所需的营养成分，将经过消化过滤后的精华输送到各所需的功能，又还要弃其槽粕，把不需要的东西排出体外。胃在人体的各功能中，虽然不比心脏重要，损坏了还可以切除一部分，食物者也不很那么爱惜。但它无怨无悔，一如既往地默默发挥其功能作用，让人尽可能地享受口福，活蹦乱跳。秘书工作亦如此，由于其岗位的职责是服务的。所以文秘人员尽管忙也忙了，累也累了，却往往不被同事所理解。总认为既然是搞服务工作，就得服务到位，稍有差错或失误，理解的人能说出几句善解的话，不理解的人，把所有的责任往你身上推，噼里啪拉批评一通。所以说当秘书难，当好秘书、称职的秘书更难。“好秘书”这个水准是无度的，这个领导说你好，那个领导不一定说你好。同时，人不可能十全十美，既有强项，也有弱处。而领导的思维方式，处理问题的方法、领导艺术，以及性格和爱好等均不同。如果不善于观察领导处事方法方式，不善于掌握领导的思维方式和爱好，不善于理解领导的指示意图，尽管你辛辛苦苦写出的文字材料再能说明问题，只要不符合“口味”、往往“枪毙”重来是避免不了的。只要你善于从领导批改之处多加几个“为什么”，就不难发现自己的差距所在。因此，要当一个称职的秘书，必须具备一定的政治水准、学识基础、业务素质、职业道德和良好的性格品质。
   一、具备一定的政治理论和政策理论水平
   秘书的首要任务是办理公文，其次才是协助处理单位日常工作事务。公文肩负着传达贯彻党和国家方针政策的任务。作为机关单位的文秘办公人员，即机关的代言人，也就是公文写作者，应当具备较高的政治理论和政策水平。只有这样，在撰写公文过程中才能正确分析问题，提出解决问题的实效性方法措施，党和国家的各项方针政策才能在本地区、本部门、本单位、本乡镇得到正确的贯彻与落实。如果没有一定的政治理论水平和政策观点，就无法当好机关的代言人，就无法反映出机关领导人的指示意图，无法反映出机关的政治意向和根本利益。所谓政治意向，就是本机关单位、本乡镇贯彻落实党和国家的各项方针政策的实质性措施效果。所谓根本利益，即是否正确处理好部门利益、个人利益与人民整体利益之间的关系。这就是公文的第一性，即政治性。机关、团体、企业事业单位和各乡镇党委政府的公文与党和国家的经济事务，与人民群众的社会生活密切相关，是传达贯彻党和国家的方针、政策、法律、法令，处理行政事务，推动经济建设和社会发展的重要工具。因此，公文写作者要认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平理论，学会运用马克思主义的科学态度观察事物，分析问题和解决问题，运用科学的理论观点分析本单位本乡镇的实际工作和问题，积极为领导提出建设性和建议或意见，当好领导的参谋和助手。要认真学习党和国家的各项方针政策，学习中央、省、州的文件和党政领导的重要讲话，不断提高政策水平，使撰写的公文充分反映本机关的政治意向和目的，提高公文质量。
   学习政治理论和政策，要主动去学，不要被动地学；要带着问题、寻求答案这样的目的和心态去学，重点要点之处，能背的背，能摘录的摘录，有利加深印象。学习也象拾豆，黄豆掉在地上了，泥、石、豆混杂，不可能一把掠取，而是需要一颗一颗的拾取，尽管烦锁，但所拾的豆是实实在在的。现在一讲学习政治，也有相当一部分人觉得不耐烦，有厌倦感。但作为文秘办公人员来说，要积极主动去学，注意掌握新的政策和新的提法。比如改革开放初期，提出“国家富强，人民富裕”简称为“国强民富”，我们省也提出“兴黔富民”的奋斗目标，而现在的提法已改变了位置，即“民富国强”、“富民兴黔”。不要简单地看提法改变无关紧要。其实，这是党和国家大政方针的政治意向，农民是国家的根基，农民富裕了，国家才能富强。又如以前对“社会发展”与“经济发展”的提法是“要努力为社会发展和经济建设作出贡献”，而现在的提法是“经济社会发展”，位置调换是党的基本路线确定，即以经济建设为中心。以上所举的例子，如果我们不注意核实，就很容易造成影响。
   另一方面，作为县级以下机关单位的重要公文，其中相当一部分是套上级的。这并非不可，因为下级是执行上级的方针政策，不可能另出台一套政策。关键是如何套用法。套用得好，就是一份好公文；套用不好反成累赘，就犯了“人云亦云”的错误。辛辛苦苦撰写的公文，却缺乏适用的意义。
   二、要具备一定的学识基础
   文秘办公人员学识基础的好差，也是直接影响公文质量的主要因素之一。文秘办公人员不必是某一领域、学科、行业等方面的专家，却必须是与文书办理有关的领域、学科、行业等方面的通才。我们所需要办理的公文来自各领域，各行业单位，如果不具备一定的学识基础，虽然不是内行人，但至少能够懂点内行事，说点内行话。对各行业的有关政策、法律、法规、业务知识等都有所了解。因此，文秘办公人员应当努力学习，熟悉掌握党和国家的现行方针政策，法律法规，正确理解其精神实质，从而使实际工作有所遵循。同时，还应该广泛学习政治、经济、文学、历史、哲学、社会学、心理学、科学管理等方面的知识，不断拓宽知识领域，具备较为广泛的学识基础，建立合理的知识结构，奠定坚实的文书知识基础。
   三、要具备相当的业务才干
   业务才干是以业务知识为基础，文秘业务知识广泛，需要学的知识很多，但公文知识和常用应用文知识是主要的。
公文是公务文书的简称，是指党政机关、人民团体、企业事业单位在处理各种公务活动中所使用的具有特定格式的一种应用文。它是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示或答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验等的重要工具。党的机关公文有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等十四种类；行政机关公文有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十三种类。
   常用文体在文秘办公使用上，主要有计划、总结、简报、调查报告、规章制度、大会工作报告、述职报告、领导讲话稿、演讲稿等，公文和掌用应用文写作的格式和结构掌握并不难，关键是准确选用文种和写好正文。每一种公文体式的正文都有不同的要求，这是由公文的特点所决定。公文具有四个特点：即政治性、权威性、规范性和时效性。要使公文具备这些特点，不认真学习和刻苦钻研业务知识，是当不好机关或领导代言人的。
目前，在行政机关公文中存在的问题较多，归纳起来比较普遍的大致有以下几个方面
   （一）公文内容存在原则性错误。如前面所说的“社会经济发展”、“兴雷富民”的提法，也还不时在公文或工作报告中出现，这是政治导向的问题。又如某单位代县委、县政府起草一份关于组团外出考察调研的方案，原标题“中
共雷山县委、雷山县人民政府关于组团旅游考察调研方案”，这一份方案先写考察学习的目的，然后写组团方案及人员名单，第三写考察路线及时间，第四写交通工具的安排。从这一份方案的主次排列，路线及时间安排等谋篇方面看，是经过公文写作者一番的思考以后形成的，也是经过修改几次以后打印出来的。这一份公文拿给领导审稿时，认为不只对旅游产业开发方面考察，还要对农业产业结构性调整方面考察调研，即要加这个内容，完善后提交县委常委讨论。因为这项工作是县委、县政府既定的工作任务，无可非议。但是从公文的标题看，由于语句不完整而存在了原则的错误，“组团旅游考察学习”本身含有组团去观光旅游，而不是考察学习。用公餐组团观光旅游是政策不允许的。所以这个方案的标题应改为“县委、县政府关于组团外出对旅游及农业产业结构调整考察调研方案”，这样一来，直观地点明了组团考察调研的内容，目的及要求，对使用公餐这一原则问题也就说明得很清楚。
公文内容存在原则性错误，虽然不多，若不注意审核，一旦形成公文印发，影响是大的。出现失误，虽然不是公文写作者主观有意，但与作者的业务素质是有直接关系的，也是与公文写作者是否对公文认真负责的态度有直接的关系。
   （二）公文要么理由不充分，要么画蛇添足。请示或报告，是上行文公文，即向上一级政府或主管部门请示解决工作中的难题，或报告工作开展情况。有的请示写得很简单，先是主送单位，然后就是要求转发“某某工作意见”或“某某工作方案”，最后是结尾。然后第二份材料是代上级机关起草转发或呈报的公文。有的请示解决公务经费，但说明为什么要使用经费，或怎样使用经费的理由不很充分。有的请示，只强调工作难处，对于如何解决难处的意见或建议都只字不提，这是一种现象，而且比较普遍。
      另一种现象就是为了强调理由，把一些多余的背景材料大篇幅地写进去，使本来可用一页纸完全可以说明清楚问题的请示公文，加七加八，至少有两三页纸；有的请示解决公务或业务经费的公文，把本乡镇的地理位置，概况等陈述一番后才转到正题。这种写法并不错，但这是画蛇添足。如在本县、本州内，对你乡镇或你县所处的地理位置和基本情况是清楚的，至少在州内或省内不交待也是知道一些基本情况的。必要交待基本县情或乡情，这种写法只能针对不了解你乡镇、你县的基本情况，对请求事项起辅助作用。如乡镇向省政府或州直有关工作部门呈文请示；县政府直接向国务院或有关部委、以及省政府有关工作部门呈文请示的公文，根据理由需要，可以交待你的地理位置、基本情况及现状，但不能长篇陈述。同时，受文单位领导同志不可能有很多的时间来研读请示公文，一般只看理由和所请求的事项，能解决的给你答复，不能解决的，也就石沉大海。后一种情况是常见，但严格地说请示公文不论能否解决，都应该答复。一般是书面答复或电话答复。所以《国家行政机关公文处理办法》有关规定要求，请示公文成文日期之下左侧，即主题词上方应附注请示单位的联系人姓名、联系电话、以便联系。这方面指的是向州、省以上的请示公文。
   （三）请示报告文种混淆滥用。这是目前行政机关公文存在的普遍现象。领导交待写个报告，文秘人员也就写个报告。要清楚，请示与报告是两种不同的行政公文，而且利用率比较高。下面我就两种公文的区别使用讲一下，希望大家在以后使用中得到帮助，同时也不希望出现这种混淆不清的现象。
报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问所使用的一种陈述性公文；是下级机关向上级机关汇报工作取得上级对自己的工作指导的重要形式。报告写作以叙述为主要表达方式，因其行文的主要目的是反馈信息，沟通联系，所以不需要上级回答，汇报性特点比较突出。按新的《国家行政机关公文处理办法》规定，报告不得夹带请示事项。
      请示，是下级机关向上级机关或业务主管部门请求对某项工作或某个问题作出指示，给予答复，审核批准时使用的一种上行文公文，一般有“求示性请示”、“求助性请示”和“求准性请示”。求示性请示，是请求上级给予指示，裁决的请示。主要用于工作方面的请示。正文内容繁简因请求事项而定，原由部分一般均采取开门见山的写法，用语要求简明扼要。求助性请示，如请求增补或解决经费、设备等。一般来说，此类请示内容含量大，因此，请示目的要写得充分，理由要具体。不仅要说明过去的情况，而且还要考虑到将来；不仅要说明现实情况，而且要深入到实际问题；不仅要从本单位、本乡镇、本部门的利益出发，而且要从上级或领导者的角度考虑问题。从我们接到此类请示公文的内容方面看，大部分存在的问题，要么不写经费使用的具体概算，要么脱离实际臆造，如需要1000至2000元可以解决的经费，至少要写上5000乃至1万元，由领导来逐项审核。这也是请示得不到答复的关键所在。没有具体的概算，脱离实际问题要大额。我老秘网县的财力大家是清楚的，只保工资正常发放，其他方面过紧日子，无具体的理由或者一看数额惊人，实在无法解决而来之高搁，不了了之。求准性请示，即请求上级批准、允许的公文，如超出本机关单位职权处理范围的事项，因情况特殊需要变通处理的事项及按照上级规定应当请示的事项等，此类请示的理由更要写得充分，事项更要写得明确，否则将很难得到上级的批准。
报告和请示的使用区别：二者都是上行公文，但有着本质的差别。
      首先，功能不同。报告是呈阅性公文，不需要上级机关的回答。而请示是呈批性公文，主要作用是向上级机关请求指示或批准，必须得到答复，才能据以办事。
      其次，内容含量不同。请示必须一文一事，内容较单一，写清楚要请示的问题和理由即可；报告的内容往往较多，综合性报告大都涉及多个事项，也往往只是一个事项的几个方面，内容比较详细、具体，因而容量较大。
      再次，行文时间不同。请示必须在事前行文，不能边办事边请示，更不能“先斩后奏”。报告的行文时限较宽，可在事前、事中或事后行文。
请示公文写作还要注意一个问题，就是用词要得当，不能随意，如
   “请及时批准”、“请务必研究批准”或“务请批示”等不容置疑、带有强制性或指示性用语。
另外，请示的主送机关只能一个，两个以上的主送机关一般不予办理。同时，请示公文一般不得越级呈文和不能直接交给领导同志个人，除非是领导同志交办或因事项特殊，一般都要求按照公文办理程序办理。

      五、要具备良好的性格
      良好的性格是秘书人员的职业要求。性格是一个人个性中最重要心理特征，它决定着一个人的行为方式和价值取向，决定一个人在职业中的成就和人生价值的实现。秘书在社会组织中处于辅助性被动地位，其工作性质决定了秘书在大多数时候，都是按照领导的意图办事，工作效果的好差，主要取决于秘书本身的主观条件。作为领导的参谋和助手的工作性质，决定了秘书必须具备良好的性格品质，才通适应工作岗位的客观要求。因此，必须自觉地、有意识地加强性格修养。
      首先，要自信。自信就是深信自己有能力去完成所担负的各项工作任务。秘书人员的自信主要表现在对工作的积极性和主动性。一个自信心强的秘书，不仅会具有较高的工作热情，而且也会产生战胜困难的巨大勇气。相反，缺乏自信会使人在工作中缩手缩脚，犹豫不决，优柔寡断，直接影响工作的正常开展和工作成效。
      其次，要诚实。秘书诚实的性格体现在两个方面：一是对党、对人民、对领导讲真话，忠诚老实、不弄虚作假，不阳奉阳违；二是要诚实地对待自己，如实反映自己的优缺点，不夸大、不隐瞒，以求得领导和同志的热情帮助，不断纠正工作中的不足。
      第三，要谦虚。毛泽东同志曾经说过“谦虚使人进步，骄傲使人落后”。谦虚是人们所公认的一种美德，是一个良好的性格品质。秘书人员是否具有谦虚的品质，对工作的开展有着重要的影响。秘书的工作首先为领导服务，作为领导的助手，就必须认真按照领导的意向创造性地工作。如果妄自尊大，处处认为比领导高明，事事坚持自己的意见，就不可能真正尊重领导的意见，更不会把周围的同志看在眼里，长此以往，就无法很好地开展工作。因此，秘书人员不论才能大小，都应遵循自己的角色规范，谦虚、踏实、服从领导，尊重他人，正确把握自己的角色，才是秘书应有的思想水平和修养水平。当然，谦虚和诚实并不矛盾，谦虚不是虚伪，也不是无原则的谦让，诚实不是狂妄，也不是懦夫。
      第四，要宽容。俗话说：“宰相大肚能撑船，能容天下难容之事”。秘书人员当然不比宰相，但也应有这样的度量。宽容是指一个豁达容忍，有气量，不过分计较枝节问题，能够谅解别人，容纳各种不同意见和语气。这主要是表现在能以大局为重，不计较小事，在非原则性问题上善于作出让步，表现能够团结与自己意见不同、甚至反对过自己的人一道共事；表现在不嫌贤妨能、对待那些比自己有才能的人，绝不心胸狭窄，故意刁难。“人非圣贤，熟能无过”，工作中，相互之间的磨擦和纠纷是不可避免的，不能要求别人不犯错误，没有缺点。秘书人员应具有豁达的气度、宽容的品质，虚怀若谷，不计得失，不计前嫌，善于淡化矛盾和冲突，才能与上级与同志保持良好的人际关系。工作也才能得到上级和同事的配合和支持。
      第五，要学会幽默。幽默是一个人智慧、学识、风趣的综合表现，体现了积极乐观的人生态度，反映了人的内在精神的自由。幽默是一种善意的微笑，是一种高雅的会意过程，使人达到一种高层次的审美境界。因此，秘书人员要学会幽默，积极培养这种优秀的性格品质。
      这不仅是因为幽默体现着一个人的处世哲学和机智聪敏，而且还因为幽默具有强大的感染力；能够创造一种轻松自由的环境气氛，成为人际交往的润滑剂。如我老秘网县的一位领导，在某一乡镇负责换届选举工作时，为了实现组织意图，在投票选举的讲话中，他不正二八经按照组织动员的那一套方法作指示，而是采取了极其幽默又富有哲理的方式作动员讲话，把严肃的气氛激活了，最后以全票通过，实现了组织意图。类似例子很多，大家可能也有同感，所以作为文秘办公人员，要富有幽默感，对工作很有促进。
         第六，处理好角度关系。秘书作为辅助领导的角色，有着从属性、参谋性、服务性的本质属性。这种属性决定了秘书的全部工作要服从领导，秘书工作要从属于领导的活动而运转。因此要做到参政而不越权、参与而不越位，要当好自己的角色，这是作为秘书人员值得认真处理好的关系，否则，就本末例置，严重影响工作。

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