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标题: 公文格式设置关键问题解决方案 [打印本页]

作者: 办公室业务 时间: 2014-7-17 22:55
标题: 公文格式设置关键问题解决方案
   2012 年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》，随后，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会于6 月29 日发布了GB/T9704-2012《党政机关公文格式》国家标准。笔者就新《格式》在实现过程中面临的关键问题进行了初探，试提出如下解决方案。
   一、本方案前提与共识
   （一）拟制软件。本方案使用Microsoft Word 软件为前提，文中所提“软件”或“Word软件”都指此软件。
   （二）不轻易变通。新《格式》不能涵盖公文处理工作中出现的所有问题，特殊情况下新《格式》可以适当变通，本方案建立在不轻易变通的前提下。
   （三）不面面俱到。新《格式》涵盖公文基本要素18 项，本方案依照新《格式》中顺序进行阐述，但只对关键问题提出见解，其它较易解决的问题将会略过。
   （四）一些具体情况。一是量词定义与换算。字和行的定义见新《格式》，也是本方案前提之一。二是撑满版心。撑满版心要求第1 行字顶格编排在左上角，最后1 行字沉底到下边缘，同时要求每页22 行，即是说每页公文由22 个3 号汉字字高加21 个行间距组成，这是公文整版构成基础，也是本方案共识。三是适用范围。公文首页各要素变化较多，在“不轻易变通”“撑满版心”等前提和共识下，针对多数适用情况，提出本方案。本方案认为多数适用情况为：通用格式（区别于公文的特定格式）、单一机关发文、标题为2 行和分步制发4 种情况。“标题为2 行”是因为新《条例》要求标题由发文机关名称、事由和文种3 部分组成，尽管新《格式》式样中“图2 公文首页版式”依然为1 行标题，但实际公文标题拟制以2 行为多数（其它行数标题需要调整发文机关标志字高或主体行距）。“分步制发”是指一般公文制作分2 步完成：第1 步设计并印制留白红头，第2 步拟制公文其它要素，并套印。四是因不同打印和复印设备等因素，本方案实现各要素设置误差一般在±1mm 内。
   二、方案具体内容
   （一）版面。为符合上白边37mm±1mm，左白边28mm±1mm，版心尺寸为156mm×255mm 和双面印刷等要求。在实际页边距设置中应设置：页码范围多页对称页边距，上
3.25cm、下3.45cm、内侧2.8cm 和外侧2.6cm；同时在首行文字输入时，选中并设置字体格式为：仿宋_GB2312、三号、字符间距紧缩0.15pt、位置降低3pt；设置段落格式为：对齐方式两端对齐、行距固定值29.6pt。方可实现4个白边尺寸、版心尺寸、每行28 个字、每页22 行和双面印刷等要求，同时撑满版心。不建议通过页面设置文档网格的方式来设置每行字数和每页行数。
   （二）版心中的版头。按前文设定版面后：
   1. 设计留白红头。共需2 行即可完成设计留白红头：第1 行为发文机关标志，第2 行为版头中的分隔线。（1）发文机关标志。新《格式》未明确发文机关标志字号大小，“国务院文件”五个字是22mm×15mm，22mm 高约为62pt 大小的汉字，正文标题字号为2号小标宋，即22pt 大小的汉字，故发文机关标志应以62pt 为高限、22pt为低限。发文机关标志结合其它因素推荐字体格式设置为：方正小标宋简体、53pt、颜色红色、缩放自定义（根据发文机关名称长短）、位置降低26pt；段落格式设置为：对齐方式居中、行距固定值163pt，实现发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为35mm。（2）版头中的分隔线。版头中的分隔线的垂直位置理解为：发文机关标志下空2行（约59.2pt）、发文字号3 号仿宋_GB2312 字高（约15.8pt）再加4mm（约11.3pt），以上相加为86.3pt；此分隔线推荐使用边框和底纹格式实现。结合上述因素推荐设置如下：字体格式不用设置；段落格式中行距固定值86pt；边框和底纹格式中线型默认实线、颜色红色、宽度1.5pt、应用于段落、预览选下边线。
   2. 设计套印文字（版头部分）。各要素位置设置：份号在第1 行、密级和保密期限在第2 行、紧急程度在第3行，这3个要素均应顶格编排，若缺某个要素，则后面的要素要顶上去，即各要素之前都不留空行；若3 个要素都没有，则前3 行全为空行。但发文字号和签发人（上行文）始终在第8 行。各要素字体、字号和缩进量等参见新《格式》规定，本文略过。
   （三）版心中的主体。按前文设定“版面”和“版头”后：
   1. 标题。发文字号和签发人（上行文）在第8 行，第9 行专为行距调节行，第10、11行为标题行。第10 行标题行的垂直位置取决于第9 行行距和第9、10 行行间距的数值。那么标题“编排于红色分隔线下空二行位置”处理方法为：设置第9 行行距固定值58.3pt（包含发文字号下4mm 距离、红色分隔线0.5mm 高、红色分隔线下2 行行距减去7/8 个3 号汉字字高）；设置第10 行行距固定值35.8pt（包含第9、10行行间距即7/8 个3 号汉字字高，标题2 号汉字字高），即可解决。标题推荐字体设置：方正小标宋简体、二号、位置降低3pt；段落格式设置：对齐方式居中、行距固定值35.8pt。第11 行标题直接回行即可，回行和其他注意事项参见新《格式》规定。
   2. 主送机关。新《格式》要求主送机关编排于标题下“空一行”的位置。这个“空一行”是容易产生歧义的，“空一行”按标准应该是29.6pt，若在标题后简单的回车2 次所空的“一行”的距离实质上是49.6pt，完全不符合标准。在标题后回车2 次所产生的2 行应依照以下参数设置：第1 行（即“空一行”所指行）段落格式行距固定值15.8pt，第2 行（即主送机关首行）选中并设置字体格式为：仿宋_GB2312、三号、字符间距紧缩0.15pt、位置降低3pt；设置段落格式为：对齐方式两端对齐、行距固定值29.6pt（即与版面设置相同）。
   3. 正文。公文首页必须显示正文——这是原则，新《格式》规定准确详细。需要注意的是正文中的横排表格的表头方向和页码位置。
   4. 附件说明。新《格式》要求附件说明编排于正文下“空一行”的位置。这个“空一行”和主送机关中的“空一行”意义相同，也是空29.6pt，不能简单回车2 次。设置方法也与主送机关中的“空一行”相同，其它格式按新《格式》规定。
   5. 发文机关署名、成文日期、印章、附注和附件。新《格式》阐述非常细致和准确，实现相对容易，本方案不再赘述。
（四）版心中的版记。版记中的主送机关（特殊情况）、抄送机关、印发机关和印发日期等要素设置按新《格式》规定实现不难，本方案着重介绍版记中的分隔线的设置。经笔者反复比较多种设置方法，比如边框和底纹法、Shift+7 回车法、绘图法等方法，发现都难实现“末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合”这个要求，笔者建议版记设计使用表格法最便捷、最准确。
具体操作如下：在公文最后的偶数页上插入1 个1 列2 行表格（以最常见的包含抄送机关、印发机关和印发日期为例），“自动调整”操作选择“根据内容调整表格”；然后打开该表格的“表格属性”并设置如下：表格栏尺寸指定宽度15.6cm、对齐方式居中、文字环绕选环绕、定位（垂直底端）、边框和底纹（宽度3/4pt 实线赋予表格中线，1pt 实线赋予表格上下两条边线，取消左、右2 条竖线）、选项（默认单元格边距上下0cm，左右0.49cm）；全选表格设置字体格式：仿宋_GB2312、四号、字符间距位置提升3pt，段落格式行距单倍行距（也可根据版记内容调整字符位置量和行距）；表格第1 行编入抄送机关，表格第2 行编入印发机关和印发时间。左右缩进量已通过单元格边距设定。
版记设置还需注意的是版记置于公文最后一页（附件分开装订的除外），在公文双面印刷的要求下，版记一定要放在最后的偶数页上；A3 纸型的公文，版记一定要放在最后的4 的整数倍页上。因此，在版记前可能会出现空白页。
   （五）版心外的页码。插入页码看似简单，但新《格式》关于一字线、7mm 距离、左右各空一字、空白页不编排页码以及横排表格设置页码等要求却不容易准确实现。
   1. 一字线、7mm 距离、左右各空一字实现方法。在公文起草的任何阶段都可以插入页码，页码对齐方式选外侧，并开始具体设置：在页面设置版式中设置页脚2.73cm；选中页脚中页码，字体设置为宋体四号，在页码的前后分别插入特殊字符“长划线”，并在数字和长划线间各插入1 个半角空格；右键设置页码图文框格式选尺寸宽度固定值2.72cm、高度固定值0.63cm，页码段落格式对齐方式居中。
上述设置介绍了一字线出处；7mm 距离是建立在前文版面设置和2.73cm 页脚设置的基础之上；左右各“空一字”是根据四号汉字的宽度，通过调整图文框尺寸和居中来实现。

   一体编排无需分步制发的公文首页格式、发文机关标志其它大小字号、文件标题多行、联合行文和特定格式等设置触类旁通，问题关键还在精确实现撑满版心上。
   （作者系中国民用航空飞行学院巫兴刚）

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