公文处理是机关单位的“门面”。公文处理质量和办文效率是衡量一个机关、一个单位工作水平、工作作风的重要标志，在一定程度上代表着机关单位的形象，在很大程度上反映了办公室工作人员的敬业精神和服务态度、服务水平、服务质量。公文处理工作归根到底是工作作风问题。因此，一定要高度重视公文处理，认真遵守程序和规范，从严从细把关，力求内容表达准确、精炼，处理规范、严谨，绝不放过细节问题，把公文处理失误降到最低限度，坚决杜绝公文处理出现严重失误。
公文处理包括三大环节：即公文的形成；公文的处理；公文的管理。具体又分“行文规则、发文办理、收文办理、公文归档、公文管理”五个部分。
关于行文规则
行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）从行文原则、行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文的行文规则。在工作中必须严格遵守和执行，以提高行文效用，把握行文权限，规范行文体式。
一、坚持行文原则，提高行文效用
“行文应当确有必要，注重效用。”这是行文的基本原则，也是行文的出发点。行文首先要明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性，使发出的公文产生预期的效用。坚持这一点，就能有效地控制公文总量，从源头上治理多年困扰我们的“文山”问题，使领导机关和领导同志有更多的时间深入基层，议大事，抓落实。要纠正“发文越多、文件的规格越高，工作就越重视”的误区。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必须遵循的原则。上行文中，如果要制发请求解决问题的文件，要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的；还要研究解决这个问题的可行性。制发平行文件，要注意明确职权，防止推诿扯皮，搞公文旅行。对下行文，要符合实际，有针对性。这一方面，容易出现的问题是照抄照转上级文件，以文件贯彻文件，特别需要注意纠正。
二、明确行文方向，把握行文权限
（一）明确隶属关系和职权范围
“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。”隶属关系，主要是指行政隶属关系。要向某一个机关行文，必须搞清楚和行文机关是上下级关系、下上级关系还是平行关系。对于业务性强的行政系统，还要注意业务指导关系。明确了这一点就好确定文种。下级机关向上级机关行文，一般用“请示”、“报告”、“意见”等；不相隶属机关之间互相行文，一般用“函”。对需要周知或共同执行的事项，也可以使用“通告”、“通知”、“通报”、“意见”等；上级机关向下级机关行文，一般用“命令（令）”、“决定”、“通告”、“通知”、“通报”、“批复”、“意见”等。
（二）严格遵守限制条件
1．政府各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”
2．“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”
（三）按照划定的范围行文
1．“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。”
2．“属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。”
3．“属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。”
4．“向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”
（四）掌握联合行文的要求
“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。”
三、严格行文要求，规范行文体式
（一）“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销”；这些规定主要是解决和防止政出多门的问题。“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”这一条含义深刻，不仅是公文处理中的纪律，而且对于保证领导机关决策的科学化、民主化具有重要意义。也能够保证领导同志抓大事，抓主要问题。
（二）对上行文的体式要从严把关。主要是向上级行“请示”、“报告”、“意见”时，“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
关于发文办理
“发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序”。内容很丰富，规定也很细致。这里仅就发文办理各个环节中需要特别注意的问题及有关程序性工作作介绍。
一、草拟公文
《办法》关于草拟公文应当做到的方面归纳了九款内容，不再一一赘述。根据平时掌握的情况，我们发现草拟公文方面主要存在这样几个问题。一是使用文种不当；二是行文目的不够明确，原因不够充足，依据的政策不够全面或不准确。比如，一些已经停止执行的文件或政策有时还作为行文依据；三是引文、结构层次序数、计量单位和数字应用等不够规范等。针对上述几个方面的问题，在草拟公文过程中，应该注意四点：
（一）认真学习与研究有关的政策法规，准确把握政策界限。
（二）认真领会机关领导的意图。
（三）正确使用文种。
（四）引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要规范。
二、公文涉及内容的协调
《办法》对拟制公文过程中，对涉及其他部门职权范围内的事项提出了协商要求。提出“取得一致意见后方可行文”。
从办理公文中我们发现，有的涉及其他部门职权范围事项的公文虽然进行了协商，也经过会签，但还不成熟。或会签部门本身就没有达成统一认识，或会签人不是主要负责人，会签意见不能代表部门的意见。致使在讨论决定地区或部门报送上级政府的有些事项时，部门间出现新的分歧、新的意见，各唱各的调，难以决断。或造成发出的公文不能够顺利地执行。为了解决这一问题，在拟制公文中应该注意四点：
（一）凡涉及其他部门的事项，拟文部门要主动与有关部门协商，待取得一致意见后再行文，决不能擅自行文。
（二）如有分歧意见，拟文主办部门的主要负责人要出面协调，确保协调结果能代表部门的意见。
（三）经过协调仍无法取得一致时，主办部门要实事求是地列明各方理据,并经各方的主要负责人会签后，报请上级机关协调或裁决。
（四）主管部门及有关部门要以大局为重，不能只顾部门利益。如上级机关一旦裁定，就要坚决服从，认真执行，自觉维护公文的权威性，保证公文的执行效用。
三、公文审核
公文送负责人签发前，需经办公室进行审核。公文审核必须依据《办法》，坚持实事求是、执行政策、精减、高效、精益求精的原则，及时审核，严格把关。
审核的重点包括：行文、政策、格式、文字四个方面。
（一）行文。是否确需行文，行文方式是否恰当。
（二）政策。是否符合党和国家的方针、政策；是否符合行文规则和发文办理的有关要求；新出台的政策规定有无依据、有无说明，是否切实可行；与本部门和有关部门的相关规定有无矛盾；涉及其他部门职权范围的事项，是否经过协商达成一致意见，会签单位是否齐全，是否符合拟制公文的有关要求等。
（三）格式。是否符合《办法》和《党政机关公文格式》的规定，文种是否恰当；文稿结构是否符合公文写作要求。
（四）文字。表述是否规范，包括字、词、标点、语句和逻辑结构是否准确、合理；计量单位是否符合国家标准；行文、数字、层次、序数、用笔用墨是否规范。
公文审核的程序一般包括初核、校核、审核、复审、审签五个。就州政府办公室而言，这五个程序分别是：草拟人负责初核—涉及科室负责初核—分管文秘副主任负责审核—工作涉及的副主任再次审核—联系副秘书长复审—办公室主任或秘书长审签。办公室行文应经办公室主任复审，政府行文，应经政府秘书长复审，最后，送有签发权限的负责人审签。
四、公文签发
《办法》规定：“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发”。“签发公文，签批人应当明确签署意见，并签署姓名和时间”。“部门不应将代拟稿直接送本级政府负责人签批。未经发文机关文秘部门审核的文稿，负责人原则上不予受理签发。”
公文已经负责人签发，即意味着正式生效。因此，各级行政机关及部门一定要严格按照《办法》所规定的权限进行审签，不能随意签发，要保证公文的严肃性、权威性和法律效力。
五、公文复核、登记
（一）公文复核是公文正式印制前进行的最后一次复审。《办法》专门增加一条关于复核的内容，目的是为了防止遗漏和疏乎大意，确保成文的质量。在以往的发文办理中，习惯上总认为已经负责人签发的公文就不会有错，或者即使发现了欠妥之处，也习惯于以最后签发稿为准，不认真去思考，或是不再请求复核，造成个别发出的公文不尽完美。因此，在发文办理中一定要重视复核环节。复核的重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范，是否有错别字、漏字等等。
（二）发文登记就是把文件的基本信息在印制前登记下来，以便于查阅利用。发文登记也是公文复核工作的有益补充。但是很多办公室只注重收文登记，不注重发文登记。这很不利于公文有效处理。
发文登记的主要内容有：发文单位、文种、发文编号、签发人、拟稿单位、拟稿人、成文时间、转办时间、秘级、紧急程度、发文份数、文件分类、文件标题、发文范围等。
发文登记工作，要注意以下四点：一是登记前仔细检查领导是否签发，发放范围是否明确，主、附件是否齐全。没有领导签发的不予登记。二是发文编号必须体现出文号的“三要素”：“发文机关”、“发文时间”、“文件号”。三是要认真填写登记项目，不要随意漏项或草率行事。四是登记要分类，不要把不同种类的文件混合登记在一起。
六、发文的用印
机关印章是代表机关职权的一种凭证和标志。公文加盖了印章，就产生了相应的效力。具体用印规则，要注意以下两点：
一是首先检查原稿上有无领导人签字。有领导人签字并确认符合规定的，才能在制成的公文上加盖机关印章。
二是加盖印章的公文份数要与原稿标明印刷份数相同。 七、发文的分送
分送是指从发文机关到收文机关的运行过程。一般分为内送和外送两部分。内送是直接分送给机关领导和有关部门；外投是由机要通信人员或公文交换站送出。
投送文件既要快又要确保安全。无论内送外送都要建立投送登记手续，特别是送给领导同志的文件，更要严格履行登记手续。
关于收文办理
按照《办法》，收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等。
一、签收、登记是收文办理的基础
任何机关办理收文的工作，一般都有签收、登记、审核、拟办、批办、承办和反馈等程序。公文签收要做好清点和分类工作，注意检查来件是否是发给本机关、本单位的，封皮编号是否与记载相符；信件有无破损、散包、被拆现象；清点收件总数与清单是否一致；通知单或回执单标明的文题、编号、数量是否符合要求；文件是否完全完整，如有无附件、缺页、白页、落款、公章；是否符合《办法》的规定；阅后按页清退的绝密文件要逐页清点，对于不符合要求的要及时退回，体现公文的严肃性，也可以科学、规范地处理收文，提高办理效率。
签收的公文要根据文件的秘密程度、文件性质、实际工作需要、文件数量等进行登记。登记填项一般包括收文号（或顺序号）、收文日期、来文机关、文件标题（内容）、密级、文件号、份数等。
二、审核是收文办理的关键
《办法》规定：“收到下级机关上报的需要办理的公文，应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。加强审核是从源头上保证收文办理的重要环节。收文的审核工作除了内容是否符合国家法律、规范和其他有关规定外，更需注意两点：
（一）公文用纸。《办法》规定：“公文用纸一般采用国际标准 A4型（
（二）公文要素。公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。
此外，还要注意审查公文文种是否正确，行文是否符合规则，需协商、会签的公文是否履行必须的手续。如果出现收文不符合行文规则，或格式不规范，或用纸不符合标准，要及时退回文件呈报部门并说明理由。
“经审核，符合《办法》规定的公文，应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。”需要拟办的文件主要有三种：上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件；本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件；平行机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件。《办法》还规定，“原则上不办理越级上报的公文”，这一点在收文办理中要注意。另外，有些重要的机密性较强的资料、刊物以及所属部门和下级机关主送本机关的情况报告虽然不需要办理，但也要提出分发意见，征得主管领导同意后方可分发。拟办的公文，需送负责人批示，即履行批办手续后，才可以办理。
三、承办是收文办理的重点
承办是对应办复的文件根据领导批办意见进行具体办理的工作，是文件处理工作中的关键环节，也是具体解决问题的阶段。承办工作质量的高低，直接反映一个机关的工作质量和工作效率。
一是要认真研究文件内容和批办意见，弄清是否属于自己主管业务范围。二是要弄清文件处理的时间要求，然后再按照轻重缓急进行落实。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。公文办理过程中，遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；或主办部门主要负责人出面协调，或报请上级机关协调或裁定。三是在仔细研究来文内容、要求和领导批办意见的基础上，认真办理。凡属自己承办的文件，如有领导批示意见，可以根据领导批办意见办理。未经领导批办的公文，可以遵循有关的方针、政策的精神、有关规定或惯例等进行办理。凡领导批办意见中明确提出由某部门牵头承办的，牵头部门要先准备好处理意见，邀请协办部门会商会签，再由牵头部门负责将有关部门提出的意见归纳整理，报领导审批。另外，为了加快文件处理速度，提高机关工作效率，对于送负责人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办或督办。同时，建立健全催办、督办工作制度，从制度上保证工作的顺利进行。最后需要指出的是，收文办理中，除周知性公文外，承办部门要及时向发文机关反馈办理结果。
关于公文归档
《办法》专门就公文归档工作的及时立卷、归档、保证归档公文齐全、完整，便于保管利用；联合办理公文的归档；兼职过程中形成的公文的归档；确定保管期限；公文用纸和字迹材料6个方面作了原则性规定。
一、公文立卷归档的范围
公文立卷归档的范围是指需要立卷归档的公文类型。按照有关规定和实际情况，公文立卷归档的范围是：
（一）本机关发文。本机关对外的正式发文。如命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
（二）本机关收文。包括上级机关发来的与本机关主管业务有关的各类公文；下级机关报送的各种报告、请示等；同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的文件。
按照国家档案局有关规定，不应当立卷归档的公文材料包括：重份文件、无查考利用价值的事务性，临时性文件、未成文的草稿和一般性文件的修改稿、与本机关业务无关的文件材料、内容被其它文件包括了的文件材料。对于不需要立卷的文件资料应及时销毁或移交印发机关。
二、归档公文的保管期限
归档公文的保管期限有永久、长期、短期三种。永久保存就是无限期地保存下去，长期保存一般须保存16年至50年左右，短期一般保存15年以下。划分方法具体如下：
（一）凡是反映本机关主要职能活动基本历史原貌的文件，应永久保存。主要包括：本机关在工作活动中形成的重要文件，如指示、命令、决议、决定，上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件，如命令、决定、批复、通知等；下级机关报送的有关重要问题的请示、报告等。
（二）凡是在相当长的时间内机关需要查考的文件材料，应长期保存。主要包括：本机关工作中形成的、在相当长的时间内需查考的文件材料，上级机关颁发的非本机关主管业务范围内的重要文件和下级机关报送的较重要的文件材料等。
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