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标题: ③文秘基本功之会务服务 [打印本页]
作者: 北纬30度 时间: 2014-5-22 12:13
标题: ③文秘基本功之会务服务
文秘基本功之会务服务
（北纬30度）
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按照文秘基本功系列文章的整体构思和框架安排，前面推出的两篇文章已经简单了阐述了拟定会议方案，做好会议通知及会议记录等工作流程中需要注意和把握的要点问题，接下来就谈谈会务服务工作吧。
2 l8 q, \1 Y1 k& j6 {+ I( v* m 一、会场布置
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会场布置是会务服务的基础工作，重点要把握以下几个方面：一是会标的制作。会标的制作一般不需要我们操太多的心，只要把会议名称搞准以后，及时发给宾馆的商务中心或会议室管理部门即可。但是，不要过分的信赖他们，毕竟他们只负责干活，不负责把关。会标直接面对参会单位，事关对外宣传的形象问题，所以一定要细心检查，看看字有没有漏，字的笔画有没有漏，因为宾馆采用打印的办法制作会标、横幅很可能漏掉一个点或者一横，那出了丑，还是会议组织者的责任。二是座位示意图的制作。规模较小的会议一般不专门制作会议座位示意图，但对于一些大型会议，为了维持良好会议秩序，不仅需要制作座位示意图，甚至还要求摆座位牌，对号入座，这就给我们的会务服务工作造成了一些困难。其难点在于参会人员信息的反馈和座次的安排问题。因为参会人员信息反馈往往变动性很大，所以在编排作为示意图时，要掌握好时机，一般要等大部分信息确定后再开始编排，避免做无用功，回过头来还要重新安排。对于变动的信息要及时作出调整，除了一些级别很高的领导要坚持原则外，其他人员不必太较真，保障前排就坐即可。三是座位牌的制作和摆放。座位牌的摆放是按照会议座位示意图进行，关键部位是主席台及前排就坐人员，一定要做到信息准确，不能含糊不清，因为领导座次安排是政治问题，触犯不得。还要特别注意核对单位名称、个人名字有没有错别字或漏字的情况，发现以后要及时更改纠正，以免出现不必要的错误，造成不必要的麻烦。四是会议材料发放。为了提高效率，一般提前要把会议材料，发放到位。在此要注意材料的发放顺序问题，一般按照会议议程安排，最后讨论的放在最下面，依次向上，第一个应该是本次会议的主要议程。如果材料是由多个部门提供的，要及时联系，做好对接，避免出现纰漏。五是引导牌必不可少。会场内一切布置就绪，出门的时候千万别忘了看看会议引导牌是否安置到位，位置是否明显。因为在同一时间，同一地点的不同会议室很可能会开很多会议，会议引导牌的作用就是避免参会人员走错会议室。
0 u- V9 j+ x$ T5 o1 g0 ?8 B+ _ 二、会议接待签到
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会议时间临近，参会人员陆续进场，这个时候，我们就要站在会议签到台附近，做好会议接待服务工作。一是做好领导的迎接，引导至贵宾休息室；二是帮助参会人员找到自己的座位；三是引导与会人员有序签到；四是会议正式开始前，要将到会情况及时报告领导，对于没有按时到会的人员要根据之前的反馈信息进行催促，并把领导引导到指定位置，开始开会。
# P! Y/ A, _* @1 l+ E7 A 三、会议秩序维持
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一切准备完成以后，会议按照既定流程进行，这期间作为会议组织者，我们一方面要做好会议记录（在会议记录篇已经有了叙述），另一方面就要留心维持好会议秩序。要礼貌的提醒参会人员遵守会议纪律，对参会人员的需求要及时满足（找个笔，找个稿纸是常有的事，因此要提前准备），对于起身走动的人员要及时上去询问，做好引导，确保会议有序进行。
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四、会后善后工作
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作者: naturally 时间: 2014-5-22 14:31
目前我的工作之一就是会议管理。需要注意的细节较多，这篇文章很值得学习。
作者: 文秘人 时间: 2014-5-22 14:39
很好的文章，谢谢作者的辛苦。
作者: 期许亭下 时间: 2014-5-22 15:16
会议组织很考验组织能力，很需要耐心、细心
作者: 冷月葬花魂 时间: 2014-5-22 15:17
提醒参会人员遵守会议纪律
作者: 列那狐 时间: 2014-5-22 15:53
办大型会务，用陕西人的话说就是“模乱”到不行，方方面面，边边角角都要考虑到位。感谢北纬的经验分享。
作者: 牵右手。不离 时间: 2014-5-22 16:50
会务工作是文秘人员经常要做的，文章写得很贴近实际，值得学习。
作者: sars315 时间: 2014-5-24 00:05
非常的细致的说明了会务工作的各个要点及细节，对于新人非常的有帮助，感谢楼主
作者: 登高望远 时间: 2014-5-24 13:47
可能音响的东西没写进去
作者: 舒和532 时间: 2014-5-26 21:09
会议时间临近，参会人员陆续进场，这个时候，我们就要站在会议签到台附近，做好会议接待服务工作。一是做好领导的迎接，引导至贵宾休息室；二是帮助参会人员找到自己的座位；三是引导与会人员有序签到；四是会议正式开始前，要将到会情况及时报告领导，对于没有按时到会的人员要根据之前的反馈信息进行催促，并把领导引导到指定位置，开始开会。
作者: 單眼皮 时间: 2014-5-28 14:24
会场布置看起来容易，要做好不出差错，绝非易事，尤其是座次的排列，关乎会议成败的关键！
作者: 灷烿煌 时间: 2014-5-28 15:07
基本上政府几个会议繁忙的部门都要涉及到你说的这些方面。
作者: 铂金 时间: 2014-5-28 15:12
办大型会议准备的再周全，还是有不可预测的情况。
作者: 努来努去 时间: 2014-5-28 15:34
会务工作非常要注重细节。任何一个环节只有多检查几遍才不会出错。
作者: 欧阳永恒 时间: 2014-5-28 16:19
本人介绍会务的内容，非常详细，我们学习了。
作者: lfdschn 时间: 2014-5-28 17:45
会务服务的内容非常全面，办公室工作比较繁杂，但关键在于总结，这样才能干起来有条不紊。
作者: 小刀 时间: 2014-5-28 21:53
实用之文，工作中最需要的就是这些，非常好。
作者: 23° 时间: 2014-5-28 23:10
基本功系列很实用，。。。
作者: 虎踞中堂 时间: 2014-5-29 08:57
很详细，值得学习，学习。
作者: tamenjia 时间: 2014-5-29 18:46
做文秘要学得的真是太多了。
作者: 木wen杉 时间: 2014-5-30 12:28
持续关注系列贴，感觉这些基本功也是一种能力的体现，加紧学习中
作者: 清风抚雪 时间: 2014-6-23 23:36
会议服务博大精深，服务员端茶送水、空调风向温度、时间把控等也要注意啊
作者: 牛肉米粉 时间: 2014-6-30 16:59
对会务善后的细节工作需要进行学习。
作者: 牛肉米粉 时间: 2014-6-30 17:01
学习一下，会议的善后工作。
作者: 饭小团 时间: 2014-6-30 17:32
会务服务的内容非常全面，办公室工作比较繁杂，但关键在于总结，这样才能干起来有条不紊。
作者: 新洲秘书 时间: 2014-7-11 15:56
总结得很到位，收藏了！
作者: 携笔从戎 时间: 2014-7-20 12:24
会务很繁琐，细节很重要！！！！！！！
作者: 天桥秘书 时间: 2014-7-20 20:15
团的工作 有很多会务，看了之后很受启发
作者: 困鹿学徒 时间: 2014-7-23 19:58
谢谢分享，十分受益。
作者: hbezzt 时间: 2014-7-23 21:13
认真学习，用心领悟！
作者: 郑红艳 时间: 2014-7-23 21:38
筹备会议，一定要想的周全。
作者: 刘传 时间: 2014-7-23 23:04
学习了............................
作者: 小猫 时间: 2014-7-29 09:15
写的很全面，受益匪浅。学习了，谢谢作者的无私分享，尤其是很多细节，是平时没有想到的
作者: 小烟台秘书 时间: 2014-7-29 15:07
一直在学习，从会务服务开始。
作者: z雨含 时间: 2014-7-31 19:36
如前两篇文章一样，实用，细致，全面，精炼，很多都是工作中常遇到的和容易忽略的问题，北纬老师写的很用心，花了很多精力，谢谢分享经验
作者: 薇安 时间: 2014-7-31 20:18
初入职场，很多东西需要自己学习，吸收，转化，很感谢
作者: 邮储王硕 时间: 2014-8-1 11:49
细节决定成败，但往往忽略的也是一些小细节。总结的内容很实用。
作者: camb 时间: 2014-8-10 19:44
拜读，对于日常会务工作非常有指导性！
作者: gl8485 时间: 2014-8-10 21:00
跟着领导一起搞过一次会务工作，因为参会的人全是领导，所以压力还挺大的，很多细节都要想到
作者: 于安 时间: 2014-8-11 17:38
会务工作也是办公室人员日常基本工作。学习下，谢谢北纬老师。
作者: Royee 时间: 2014-8-12 09:38
会务工作无小事，真要好好研究
作者: 亨舍尔保时捷 时间: 2014-8-16 01:43
会务工作是一项非常细致的活，也是非常程序化的活，看似简单，但要真真正正搞好要下一场苦功夫。
作者: shaking 时间: 2014-8-25 12:05
会务工作是一项非常细致的活，学习了
作者: 相见不如怀念 时间: 2014-8-26 09:52
一切准备完成以后，会议按照既定流程进行，这期间作为会议组织者，我们一方面要做好会议记录（在会议记录篇已经有了叙述），另一方面就要留心维持好会议秩序。要礼貌的提醒参会人员遵守会议纪律，对参会人员的需求要及时满足（找个笔，找个稿纸是常有的事，因此要提前准备），对于起身走动的人员要及时上去询问，做好引导，确保会议有序进行。
作者: zmrcg 时间: 2014-8-26 15:58
领导不讲我先讲试试话筒响不响
作者: 徐徐徐徐 时间: 2014-8-28 12:01
会务服务的内容非常全面，办公室工作比较繁杂，但关键在于总结，这样才能干起来有条不紊
作者: 阳光微尘 时间: 2014-8-29 17:14
对于起身走动的人员要及时上去询问，做好引导，确保会议有序进行。
作者: 灵云犀风 时间: 2014-8-30 19:55
很详细的办会指南，搜藏了
作者: TOM张 时间: 2014-8-31 22:06
很细致，学习了，感谢楼主所作贡献!
作者: 山野村姑 时间: 2014-9-3 15:39
会议按照既定流程进行，这期间作为会议组织者，我
作者: Anthee 时间: 2014-9-4 09:57
会务服务的内容非常全面，办公室工作比较繁杂，但关键在于总结，这样才能干起来有条不紊。
作者: 小爱 时间: 2014-9-5 15:23
很有用信息，平时都学不到
作者: 幸福平安 时间: 2014-9-9 11:09
老秘网非常实用，对我的写作帮助很大，谢谢。
作者: 桃太郎 时间: 2014-9-10 09:53
会议时间临近，参会人员陆续进场，这个时候，我们就要站在会议签到台附近，做好会议接待服务工作。
作者: 皖西明珠 时间: 2014-9-11 17:37
老秘网虚拟稿费很有用信息，平时都学不到
作者: zwx53087 时间: 2014-9-12 17:02
谢谢，学习了~~~~~~~~~~~~~
作者: 小胡桃 时间: 2014-9-15 19:45
会务也是一门大学问，也是我们文秘必须掌握的知识！
作者: 山东秘书qq 时间: 2014-9-18 08:01
这个要看一下，谢谢分享
作者: 黄一行 时间: 2014-9-19 21:39
会议按照既定流程进行，这期间作为会议组织者，我们一方面要做好会议记录
作者: 沂蒙小米 时间: 2014-11-1 23:08
本帖最后由 沂蒙小米 于 2014-11-1 23:11 编辑
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8 M' m) C5 H) U' }$ n会前为需要发言的领导，提前准备话筒，并调试好。会中做好会议录音，会后整理讲话。
作者: 下下鱼鱼 时间: 2014-11-4 00:39
。。。。。。。。。。。。。
作者: 中国老秘书 时间: 2014-11-4 20:57
会议时间临近，参会人员陆续进场，这个时候，我们就要站在会议签到台附近，做好会议接待服务工作。一是做好领导的迎接，引导至贵宾休息室；
作者: 翁炫 时间: 2014-11-5 15:52
学习！
作者: 王之白 时间: 2014-11-7 15:11
工作中经常用到这方面的知识，正好认真学习借鉴
作者: 最烦起名字 时间: 2015-1-11 22:20
本文会务服务主要集中在会场内，开大会还有一些会场外的服务工作，在论坛另外一篇帖子中有阐述。
作者: lij3o7 时间: 2015-1-12 13:52
感谢北纬的经验分享。
作者: 依米萧萧 时间: 2015-1-12 20:13
很喜欢，对我很有用，认真学习下！
作者: 小胡哥 时间: 2015-1-13 20:06
会议有大有小，这些基本功确实必须要会。
作者: 寒枫洒月 时间: 2015-1-15 15:22
一切准备完成以后，会议按照既定流程进行，这期间作为会议组织者，我们一方面要做好会议记录（在会议记录篇已经有了叙述），另一方面就要留心维持好会议秩序。要礼貌的提醒参会人员遵守会议纪律，对参会人员的需求要及时满足（找个笔，找个稿纸是常有的事，因此要提前准备），对于起身走动的人员要及时上去询问，做好引导，确保会议有序进行。
作者: 琉蕤 时间: 2015-1-16 11:37
我们就要站在会议签到台附近，做
作者: 琉蕤 时间: 2015-1-16 11:38
要及时联系，做好对接，避免出现纰漏。五是引导牌必不可少。会场内一切布置就绪，出门的时候千万别忘了看看会议引导牌是否安置到位，
作者: 默存 时间: 2015-1-19 16:01
前面都知道，主要是看看善后工作
作者: 翛然心情 时间: 2015-1-20 10:44
谢谢分享，抱走了！！
作者: 谋士元明 时间: 2015-1-21 09:36
会场服务到位了也很不容易
作者: 胡光雍 时间: 2015-1-22 11:17
会议接待签到) b' \$ k6 [; e+ n9 Z: w, P
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会议时间临近
作者: 钟丁丁 时间: 2015-3-2 14:16
受益很多。一系列都收藏了。
作者: ャ锋..﹖ 时间: 2015-3-3 18:10
特来学习学习，看看会议都需要注意什么。
作者: 哲莫 时间: 2015-7-1 14:29
一切准备完成以后，会议按照既定流程进行，这期间作为会议组织者，我们一方面要做好会议记录.
作者: 加米聪聪 时间: 2015-7-2 18:59
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作者: 草根 时间: 2015-7-6 11:40
还要特别注意核对单位名称、个人名字有没有错别字或漏字的情况，发现以后要及时更改纠正，以免出现不必要的错误，造成不必要的麻烦。四是会议材料发放。为了提高效率，一般提前要把会议材料，发放到位。在此要注意材料的发放顺序问题，一般按照会议议程安排，最后讨论的放在最下面，依次向上，第一个应该是本次会议的主要议程。如果材料是由多个部门提供的，要及时联系，做好对接，避免出现纰漏
作者: 胜者为王 时间: 2015-7-8 10:59
一切都是程序中的事情。
作者: 胜者为王 时间: 2015-7-8 11:01
一切都是程序中的事情，但是需要注意细节。
作者: 448170082 时间: 2015-7-13 09:14
。四是会议材料发放。为了提高效率，一般提前要把会议材料，发放到位。在此要注意材料的发放顺序问题，一般按照会议议程安排，最后讨论的放在最下面，依次向上，第一个应该是本次会议的主要议程。如果材料是由多个部门提供的，要及时联系，做好对接efe
作者: 小喽喽 时间: 2015-7-14 10:39
会后只要是整理好会议中的发言总结
作者: 放逐 时间: 2015-7-14 10:41
本文会务服务主要集中在会场内，开大会还有一些会场外的服务工作
作者: 半半册 时间: 2015-7-16 11:46
对于经常从事会务工作的人来说很有帮助
作者: bao332159 时间: 2015-9-15 11:34
一切准备完成以后，会议按照既定流程进行，这期间作为会议组织者，我们一方面要做好会议记录（在会议记录篇已经有了叙述），另一方面就要留心维持好会议秩序。要礼貌的提醒参会人员遵守会议纪律，对参会人员的需求要及时满足（找个笔，找个稿纸是常有的事，因此要提前准备），对于起身走动的人员要及时上去询问，做好引导，确保会议有序进行。
作者: 毛毛虫 时间: 2015-9-16 11:09
新秘在路上，加紧学习是关键！
作者: 天涯Y 时间: 2015-11-24 14:03
会务服务检验细心耐心
作者: 毛毛爱妞妞 时间: 2015-11-25 16:34
看看，学习学习记住运用
作者: 想飞的猪1986 时间: 2015-12-31 13:19
好东西 学习学习
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作者: haihong_100 时间: 2015-12-31 17:15
时候，我们就要站在会议签到台附近，做好会议接待服务工作。一是做好领导的迎接，引导至贵宾休息室；二是帮助参会人员找到自己的座位；三是引导
作者: 秘途知返 时间: 2016-1-3 23:24
第一次做这些工作，非常需要这些指导!
作者: 104848qq 时间: 2016-1-4 22:26
写的非常好值得我们学习
作者: 水果篮子和团子 时间: 2016-5-12 10:43
基本功见好文秘，，，，，，，，，，，，，
作者: xddg333xddg 时间: 2016-6-29 11:45
#在这里快速回复#会后善后工作
作者: 小鱼头 时间: 2016-8-31 16:55
会场布置是会务服务的基础工作，需要认真去做
作者: 无敌小轩轩 时间: 2016-10-16 14:35
) Y ~' {0 Y& u, _1 X* Y) ^考虑得很全面，针对性很强，对于像我这样的小蝌蚪很是受用，谢谢楼主的呕心沥血！
作者: chunchi84 时间: 2016-11-1 08:58
写的太好了！真的让我学到了很多东西！谢谢了！
作者: 挖水人 时间: 2016-11-1 23:38
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