为了推进我国党政机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化，中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月颁布了《党政机关公文处理工作条例》。但是，日常生活中文种乱用现象还是时有发生，特别是公告和通告的乱用较为普遍。报纸上，电视里，甚至我们居住的小区中都会经常出现停水、停电公告等。这些文种乱用现象的存在必然会损害公告和通告的规范性和严肃性，给应用文写作和使用造成混乱，因此我们必须要引起重视，纠正这些应用文文种乱用的做法。
一、文种乱用现象
综合来看，文种乱用现象主要有通告错用为公告，以及通知、启事等错用为公告等。
（一）通告错用为公告。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。它是所有公文中用错频率颇高的一个文种，各种媒体发布的告启类文书和各级职能部门张贴的文告中，随时随处可见公告这一文种错用的例子。
（二）通知、启事错用为公告。社会上还有一些应当用通知或启事的错用成通告或公告。这里辨别它们的简单方法便是，面向国内外的，具有法定意义或重大事项且没有强制执行性的用公告；在一定范围内的告知性的或具有强制执行性的应当用通告；公开告知特定人群具体事项且告知的内容对特定人群不具备强制约束力的适合选用启事。
二、文种乱用原因
文种的乱用不仅破坏了法定公文的严肃性，让本该具有法定效力的公文失去了其对公众应有权威性和约束力，而且给我们的学习和使用造成极大的不良影响。了解文种乱用的原因才有助于我们从根源上肃清这种混乱现象。
（一）有目的。这里的有目的是指明知这种用法不对，却要故意为之。这种情形多是为了收到一定的利益。一些单位和团体，或是出于抬高自己的目的，或是企图达到理想的告启效果，在不该使用公告行文的情况下滥用公告。这种多见于报纸或地方电视台发布的公告，如某某企业开业的《鸣谢公告》，宣传产品质量的《公告》等等。
（二）无目的。无目的是相对于有目的来说的，是指无意识地将文种用错。这种情况多见于对文种认识不清，知识缺乏。下面来说下公告和通告的异同点。相同点是二者都是一种以特定方式向公众发布信息的载体，都具有公开性、广泛性和告知性的特点。主要的不同点在于，一是二者虽都有告知性的特点，但告知事项的重要性却不同，公告告知的事项是法定事项或重要事项，而通告所涉及的事项远远没有公告那么重大，它所宣布的只是一些一般性事项，要求遵守或周知。二是告知的范围也不一样，公告适用范围是向国内外，而通告则只是在一定范围内，可见公告的范围更广。三是制发机关不同，正是因为公告的事项特别重要，具有庄重性，且告知的范围非常广泛，所以公告不是任何人或任何单位想发就能发的，它要求制发机关有很高的权限，一般是由国家机关领导人名义或授权机关才可以制发，而通告涉及到社会生活中的方方面面，故对制发机关无特别要求，既可以是国家机关，也可以是基层单位。
三、写作上的区别
首先，公告和通告的标题写法都有4种形式。第一种由发文机关、事由和文种3部分构成，如《公安部关于收缴**的通告》。第二种由发文机关和文种两部分构成，如《国务院公告》。第三种由事由和文种两部分构成，如《XX路交通管制通告》。第四种是单独由文种名作标题，如《公告》《通告》。公告和通告两者标题的写法大致相同，但公告的标题下有时还有发文字号。要注意的是，公告一般不用公文的常规发文字号，而是在标题下正中位置标示“第X号”通常是发文机关加文种。
其次，正文方面。公告一般由引言、正文、结语3部分组成。引言部分主要写发布公告的缘由，包括根据、目的、意义等。有的公告可以没有引言，开篇直接入题。正文即主体部分，这一部分集中写公告事项。结尾部分一般情况下，不写结束语，有的用“特此公告”作结，也是可以的。通告的正文部分也由3部分构成：引言、通告事项和结语。这里引言部分必不可少，要说明发布通告的原因和目的。中间部分写通告的具体事项，这部分紧承缘由部分，用“特通告如下”导出。如果通告事项涉及到的要求、措施较多，应该分项予以说明。通告的具体事项是面向公众，要求公众周知和执行的。因此，要力戒表述上的主次不分或忽轻忽重，否则就会使人产生繁杂无序的感觉，不利于读者或听众迅速、准确地理解文件的精神实质。结尾部分写执行的具体要求（包括时间、程度、范围等）。最后可以“特此通告”收束，也可以省略。
最后，落款上，公告和通告大致相同。均在正文右下方署上发文机关的名称和日期，如果发文机关名称已在标题中出现，落款处也可以省略不写。需要注意的是，有的公告成文日期也可以写在标题和编号之间。
要解决文种乱用现象，不仅需要国家相关法规条例的规范，也需要我们每个公民端正态度，提高认识，同时掌握一些基本的公文用法常识和写作知识。只有通过各方的共同努力，才能为我们学习、使用公文创造一个良好的环境。（作者：长春理工大学 董宇 蒋念格）
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