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标题: 新版公文制作与常见问题解决办法 [打印本页]

作者: 浙江老秘 时间: 2014-4-10 08:00
标题: 新版公文制作与常见问题解决办法
为了进一步推进党政机关公文建设，帮助广大文秘工作者掌握公文制作的正确的方法，本文将从以下四个方面探讨公文制作和处理的有关问题。

一、常见问题及解决办法

根据《党政机关公文格式》的要求，从2012年7月1日起，党政机关公文已经统一采用国际标准A4纸型印发，并对公文格式做了新的调整。尽管各地都在积极认真地执行新版标准，但是仍然存在着诸多问题，现针对目前涉及面较大的主要问题提出以下解决办法：
（一）使用小标宋字体标识文件版头和标题文字。由于计算机系统中没有预装小标宋字体字库文件，所以很多单位的公文中文件版头和标题文字未使用小标宋字体。解决办法是：先在网上下载小标宋字体库，复制后粘贴到计算机硬盘上的C:\Windows\ Fonts文件夹中即可。
（二）设置发文机关标志上边缘与版心上边缘间隔为35毫米。办法一：选中第一行，单击菜单栏上的“格式/段落”，在段落对话框中将第一行的行距设置为固定值：99磅，即35毫米（注：1磅=0.353毫米）；办法二：插入一个隐藏了边框的表格，设置第一行表格的行高为3.5厘米固定值。
（三）设置每页22行、每行28字。单击菜单栏上的“格式/段落”，在段落对话框中将行距设置为固定值：28.8磅，即可保证每页22行；全选正文所有文字，将字号设置为15.5磅，即可保证每行28字（如果将字号设置为16磅或三号，则每行只能容纳27字）。
（四）设置页码使其左右两边的一字线距离版心下边缘7毫米。在“页面设置”对话框中的“版式”标签下，将页脚设置为2.55厘米，然后进入页脚编辑状态，把字体设置为宋体，字号设置为四号，再插入页码，在页码的左右分别输入破折号（各删去半段），并将第1页页码右对齐后右空1字，第2页页码左对齐后左空1字即可。
（五）附件格式设置。当附件多于1个时，附件的序号左端应上下对齐，这可以通过调整水平标尺上左边的倒三角游标来实现；当附件的标题文字多于一行时，回行文字应该与上一行附件名称的首字（不是序号）对齐，这也可以通过调整水平标尺上左边的倒三角游标，设置悬挂方式来实现。
（六）设置成文日期与正文的间距。按照《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》，一般市级机关、企事业单位的公章直径都是45毫米（127磅）。按照加盖公章要“上不压正文，下要骑年盖月”和“印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内”的基本要求，考虑到成文日期和上一行发文机关署名这两行字的高度（57.6磅），因此，发文机关署名上方的空白区域高度不得低于127-57.6=69.4磅，可以空3行或将空白区域的行距直接设置为80磅，即可达到上述要求。
（七）成文日期右空4字的设置。在实际工作中，大多数公文制作者是通过敲击空格键的办法使成文日期右空4字的，实际上只需要在成文日期右对齐的前提下通过调整水平标尺上右边的倒三角游标即可实现右空4字。
（八）版记分隔线的设置。通常人们是通过添加图形直线的方式来设置分隔线的。下面的方法更简单：选中版记中所有文字，单击菜单栏上的“格式/边框和底纹”，选择实心线和宽度1磅，单击右边预览图的上、中和底部，确定即可。这种分隔线的设置，将只在每个自然段的上下设置分隔线，符合版记分隔线的设置要求。

二、公文模板的制作

为了提高公文制作效率，减少公文格式错误，通常需要制作一个公文模版。下面以应用频率最高的平行公文（含下行文）模板制作为例，介绍公文模版的基本制作方法。
（一）页面设置。进入“文件/页面设置”，将纸张大小设置为“A4”，上下边距分别为：3.7和3.5厘米，左右边距分别为：2.8和2.6厘米，页脚设置为：2.55厘米，勾选“奇偶页不同”选项。进入“格式/段落”，将行距设置为固定值：28.8磅，将字号设置为15.5磅。进入“视图/页眉和页脚”，按照上述“一、常见问题及解决办法”中的第4点设置好页码。
（二）版头设置。为了便于公文的打印，版头的设置采用表格加艺术字的方式。在第一行插入一个3行1列的表格，表格的第1行行高设置为5.7厘米，第2行行高设置为2.63厘米，第3行行高设置为2.53厘米。为了公文在电脑上显示美观起见，可以单击“表格/绘制表格”调出“表格和边框”工具条，单击右下角的“隐藏虚框”按钮，即可将表格隐藏起来。1．发文机关标志。在表格第1行中插入一个艺术字，选择小标宋字体后输入发文机关标志，将艺术字的颜色设置为红色，按下“ALT”键拖动艺术字使其与表格第1行下边线居中对齐。2．发文字号。在表格第2行中输入17磅仿宋字：“发文机关代字”“〔年份〕”“文件编号”，调整发文字号与表格第2行下边线居中对齐。3．红色间隔线在表格第3行中插入一条实心红线，长15.6厘米，粗细3磅。调整红色间隔线位置，使其与表格第3行上边线距离4毫米（如果是党的机关公文模版，则需要两条长7.1厘米，粗细3磅的红色间隔线，一个高度和宽度均为0.91厘米的实心红色五角星。五角星由自选图形中的“星与旗帜”画出，在五角星的左右各放置一条红色间隔线，组合图形后再与表格上边线靠齐）。

作者: 草戒指 时间: 2014-4-10 09:44
号是困扰我的一些问题啊，看见这篇文章太高兴了

作者: 小胡哥 时间: 2014-5-28 20:55
浙江老秘太给力了，不懂的时候感觉很晕，学校老师也讲不清楚或是不讲，没有实践总学不会，现在通过实践加学习，感觉乐在其中，其实没那么难~谢谢，感激不尽啊

作者: yqczqcz 时间: 2015-1-22 22:32
非常有用，谢谢，学习！

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