根据部务会的安排，利用今天这个机会，我和大家谈一谈机关应用文写作的问题。
一、充分认识提高组工干部文字表达能力的重要意义
表达能力是指运用语言文字阐明自己观点、意见或抒发思想、感情的能力，包括口头表达能力、文字表达能力、数字表达能力和图示表达能力等几种形式。这里重点强调文字表达能力。提起文字表达能力，大家也许会说，不就是“笔杆子”的问题吗？没错，我们不能轻视这个“笔杆子”。毛主席曾经说过：我们靠“枪杆子”和“笔杆子”打天下，笔杆子领导枪杆子。由此可见，“笔杆子”有多么重要。
1.文字表达能力是组工干部的基本功之一。
文字表达能力对组工干部来说，是很重要的基本能力。组工干部要熟悉应用文写作，要会写工作计划、工作总结、工作报告、调查报告、典型材料等，通过文字材料，及时、准确、简练地报告工作情况和问题，总结典型经验。
举例来说，从事基层党建工作，需要我们制定加强基层党建工作的计划、制度、措施，需要及时总结先进基层党组织和优秀共产党员的典型经验等等；从事干部人才工作，需要我们撰写干部考察材料，查阅干部述职报告、制定人才工作方案等等；从事调研信息工作，需要上报信息条目、撰写调研报告等等。组织部门的所有工作都离不开文字表达，提高文字表达能力是组工干部的普遍需求，对于做好组工干部的本职工作具有重要意义。
2.文字表达能力是衡量干部综合素质高低的重要标志。
撰写组织工作的文字材料，是一项政策性、思想性，技术性很强的工作。文字材料写得好坏，既是组织部门工作效率，工作质量的体现，也是组工干部思想水平、业务能力和指挥才干的标志。每一个组工干部，特别是从事领导工作和信息、宣传、调研工作的同志，都应当把学习应用文写作作为一项业务训练的基本功，认真对待。
文字修养不仅仅是个语文水平问题，更是思想水平、理论素养、政策水平、工作经验、思维方式等多方面素质的综合体现。谈到写文字材料，有些同志往往只注重写作技巧，有的甚至片面认为，只是“文章写得漂亮不漂亮”的问题，找一个“笔杆子”给文章“润润色”就成了。其实不然，能不能写好文字材料，特别是综合性的文字材料，首要的是必须具备较高的政治思想水平，具备较高的分析问题和认识问题的能力。做文字工作，我们不仅需要作家流畅的行文和犀利的笔触，而且更需要思想家敏锐的洞察和严密的逻辑、需要实干家务实的作风和创新的胆识。
3.提高文字表达能力是组工干部成就事业和成就自我的重要载体。
尽管文字表达能力非常重要，但是，目前各级机关里最缺乏的就是写材料的人。机关是这样，基层单位更是这样，能写材料的“秀才”太少了。有些同志对综合文字工作“发憷”，有些同志宁可多做一些琐碎的事务性工作，也不愿意坐下来写一篇短小的文章。的确，写材料是一件苦差事，是“精神苦役”，要绞尽脑汁，反复思考，反复提炼，既费体力更费脑力。然而，当你费尽心思、使出全身解数，手里拿着还带着打印机的温度的“大作”时，当你撰写的文字材料得到领导的肯定、基层的认可时，那种成功的喜悦难以言表。提高文字表达能力，不仅有利于增强做好工作的自信心，增加自己的“成就动机”，而且还有利于推动组织工作的开展。现在我们不少单位工作干得不错，但总结不出来，或由于文字综合能力较弱而不能较好地部署和指导工作，以至影响领导能力的提高和工作效能的发挥，影响单位形象和事业的发展。提高文字表达能力，清晰地部署工作、客观地总结经验，有助于组织工作上层次、上水平，有助于更好地服务党员干部、服务基层群众。
提高组工干部的文字表达能力，必须结合组织工作的实际，从日常的机关应用文的写作抓起。
二、机关应用文写作概说
下面，我从定义、作用、特点、分类等方面，对机关应用文做一个简要的说明。
1.机关应用文的定义
应用文是国家机关、政党、社会团体、企事业和个人在日常工作、生活中，为处理公私事务而常用的具有明道、交际、信守、致用功能和约定俗成体式的一种文字书写载体。
今天我们所讲的应用文，是机关应用文。党政领导机关、群众团体、企业事业的管理部门，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围以内的有关事宜，作出决定，下达指示。把这些工作的意图，设想、过程、结果等等，用书面语言表现出来的文体，通常叫机关应用文。
机关应用文的概念比公文的概念更加宽泛。公文是国家机关及其他社会组织在其行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书。公文的基本特征是：法定的作者、权威性和程式化。公文是机关应用文的重要组成部分。
应用文重在“应用”二字，“应”是对应、适应、应承、应制、应付的意思；“用”是派用、需用、运用、实用的意思。应用文写作就是应主体需用、客体实用的文稿写作。
2.机关应用文的作用
各级各类机关，无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育，文化、卫生、体育等部门和单位，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围内的有关事宜作出决定、下达指示。把这些工作的意图、设想、过程、结果等形成各式各样的文件，用以指导和推动工作，这就是机关应用文的基本职能。应当说，整个国家机器，上至中央机关，下至基层单位，之所以能够下情上知，上情下达，协调一致，运筹自如，都离不开机关应用文。如果把机关应用文的功能分解开来，大体有以下四个方面。
一是交流信息的作用。下级的希望要求、工作情况以及所属部门、单位的各种动态，特别是新情况、新问题、新经验，需要及时向上级反映；上级制定的方针、政策和指示、意见等，需要尽快向下级传达；同级或不同部门相互之间商洽工作，交流情况，协作共事，也需要一定的书面材料，这一切多是由机关应用文承担。
二是宣传教育的作用。机关的大多数文件，都有宣传教育的职能。特别是《决议》、《决定》、《报告》、《指示》等高级领导机关的文件，其内容一般都包含指导思想，理论和实践的依据，方针政策以及实施方案等。向下传达贯彻这些文件就是为了统一思想，提高认识，推动工作。有些可公开发表或改头换面作为新闻报导发表的文件，宣传教育的范围就更广，影响就更大了。下级向上级报送的简报、报告等等，实质上也有向上级机关和领导同志作宣传的作用。
三是规范行为的作用。机关应用文的许多种类，都不同程度地规定了人们的行动准则和行为方向，特别是法规性和政令性文件，对于人们该干什么，不该干什么，在什么时间、什么范围、什么问题上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明确的规定，有的还具体地制订了奖惩办法。这类文件一经发布，就必须坚决执行，任何人都不得违反。
四是工作依据的作用。上级机关在制定方针政策或指导工作时，除了依据耳闻目见的实际情况外，一个重要方法是根据下级上报的简报、报告、计划、总结等材料。而下级机关开展工作、处理问题时，上级的有关文件，也是判断是非的主要依据。单位之间的横向联系，也常以某一份文件作为纽带和凭证。在工作中常常遇到这种情况，一些部门之间发生矛盾时，一方便说：“拿红头文件来！”就是要求拿出根据的意思。- @- G; ~- y+ T* m6 z& t: E; m
3.机关应用文的特点
一是政治性强。它是为一定的政治主张服务的。在当前就是为党和政府的方针、政策的贯彻而写作。有的机关应用文具有法律的、法令的性质，必须字斟句酌，正确体现党的政策、法规。
二是业务性强。机关应用文有一定的约定俗成格式，内容上融合着各行各业的业务范畴，有一定的规定性，不是随意写得来的。
三是定向性强。机关应用文的致发对象不同，内容、语气、用词也要有所不同，连文体都有区别，要根据对象来决定表达的方式。
四是逻辑性强。机关应用文一般用逻辑思维方式，着重于系统地分析论述，通过综合、归纳、分析、判断形成公文材料。
五是直接性强。机关应用文开门见山，简明精炼，减少曲折文字，更不必用影射手法。
六是时间性强。机关应用文要写得快，写得及时，否则它将失去价值。写作公文要尊重信息的价值性、准确性、时效性原则。
4.机关应用文的分类
机关应用文种类很多。如果按发送对象区分，大体有四类：
一是向上级报送的，即通常说的“上行文”。主要有请示、情况报告、工作报告等。
二是向下级机关发送的，即通常说的“下行文”。主要有指示、批示、决议、决定、通报、布告、公告、公报等。
三是可以上送，也可以下发，或者有些上送，有些下发的。如简报、调查报告、工作总结等。
四是主要在机关内部使用，必要时也可以上报下发的。如工作计划，会议纪要、汇报提纲等。
另外，还有的是两个单位或两个以上单位共同制定，只在特定范围使用的。如合同、协议书等。
当然，这只是大体的分类。事实上有许多文件，是否上送或下发，或发给左邻右舍、平行机关，常常不是由文件的“类型”决定，而是根据工作的需要。有些平时只能上送的文件(如情况报告)，因工作需要，履行了一定的批准手续之后，发给下级有关部门和人员，也是常有的事。比如，《宣组动态》的“规模以上非公有制企业党建工作情况专报”，既要向市委组织部报送，又要下发基层指导工作，这是工作需要决定的。
5.机关应用文与其他实用文体的区别
有人会问，书信、日记、笔记，乃至社会评论、新闻报导、学术论文，也是实用文体，机关应用文和它们又有什么区别呢?
一是使用范围和对象不同。机关应用文是在党政领导机关、群众团体、企事业领导部门这个范围内使用的，是机关干部用以开展工作的一种工具。它对特定范围内的组织和个人有不同程度的强制性和约束力，也就是有法定的权威性。有关的组织和人员或者作为工作参考，或者作为工作依据，或者必须遵照执行。而不象日记、书信、学术论文、新闻报导等，既见之于专业部门，也见之于社会生活的各个方面，任何人都有撰写书信、日记、学术论文、新闻报导的自由，其成品对别人没有任何法定的强制性和约束力。
二是担负的任务不同。机关应用文是国家机关实行管理的需要，体现国家政权机关的指挥意志，主要任务是交流信息，宣传教育。它是行为的规范，工作的依据。今天，它的根本任务，就是贯彻党和国家的方针政策、法律法令，以推进我国社会主义现代化建设。多数机关应用文，具有直接的鲜明的政治性。而日记、书信、新闻报导、学术论文、社会评论等，则是记叙日常生活中的所见所闻，交流个人的思想和生活状况，向社会报导消息，陈述观点，探讨学术问题等，新闻报导和社会评论有政治倾向性，而日记、书信、学术论文等，则可用于与政治毫无牵涉的其它方面。
三是表现形式和行文方式不同。机关应用文不象日记，书信那样，不拘一格，自由行文，而是根据不同内容和任务，有不同的相对稳定的格式和行文方式。每个朝代，对公文文种及其格式都有不同程度的规定。一定的内容和使用目的，只能选择与之相应的文种，不能混用，不能出“格”。现在也不例外。该请示的事只能写成“请示”，不能写成“报告”，“通知”不能写成“通报”，“指示”不能写成“命令”等等。它们有特定的书面形式，有开头、结尾的专门用语，有相应的种种规定。文件的传递也很严格，比如，向上级报送的文件，未经有关领导批准，不得下发。每份文件，只能在规定范围内阅读，不得任意扩散等等。有的连用纸、书写都有要求。这种固定格式和行文方式，是机关应用文法定权威性和鲜明政治性的要求，是机关工作高效率的要求，同时也给作者提出必须具有严肃的态度、严谨的文字等要求。
三、机关应用文写作实务
刚才简要了解了机关应用文的概念，下面重点探讨如何写好机关应用文。
1.准备工作
“巧妇难为无米之炊”，只有准备充分，起草机关应用文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭。写作前的准备有广义和狭义两方面的内容，广义上讲是长远的准备，狭义上说是动笔之前的准备。
1.1 长远的准备
从长远准备看，主要是锻炼三种基本功：分析认识问题的基本功，调查研究的基本功，文字表达的基本功。当然这些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必须善于学习，肯于钻研，勤于写作，由小到大，由生到熟，日积月累而成的。
（1）掌握上情
要准确地掌握党的路线、方针、政策，善于从中央、市委和区委的一系列重要会议、重要文件中把握各时期、各阶段组织工作的重点,做到上情了然于胸，从而确保文字材料的政治性。
“上情”来自学习。我们要认真学习有关文件和报刊，深刻领会中央、市委和区委的指示精神。只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在机关应用文里正确体现中央和上级党委指示精神，才能保证指示精神的贯彻和落实。
（2）熟悉下情
要熟悉基层党组织的基本情况，熟悉基层党员、干部、群众的基本需求，不断总结基层经验，发掘工作特色，查找存在问题，研究有效对策，从而提高文字材料的针对性。
“下情”来自实践。要深入实际，深入到党员、干部、群众中，开展调查研究，获得第一手资料，找准“上情”与“下情”的结合点。要从鲜活的事实中抽象出工作的规律，防止闭门造车、照抄照搬，克服言之无物、空话连篇，使我们所写的机关应用文更具生命力。
（3）感悟风格
在机关应用文写作，特别是撰写领导讲话时，要明确领导的语言风格，从而使文字材料更加符合要求。
“风格”需要洞察。“语言风格”就是要根据工作需要、根据不同场合、根据不同受众，确定机关应用文的行文语言和格调。语言风格需要在平时观察和体会。特别是撰写领导讲话，还要考虑到领导同志自身的风格，如果不了解领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不会欣赏。这就要求作者经常参加会议，感受气氛，通过多种途径掌握领导的语言风格。+ h/ o8 `7 R8 [
1.2 下笔前的准备
从具体的写作过程看，下笔之前主要做好材料的准备，思想观点的准备，构思的准备。
（1）材料的准备。这是机关应用文写作的基础。在写作前应把所需要的材料准备好。它包括材料的搜集，材料的核实和材料的选择。尽可能多地占有材料，是写作前准备工作的第一步。正面的、反面的、历史的、现实的、完整的、零碎的材料都要搜集。材料搜集得越充分、越全面，从中提炼归纳出的观点就越可靠，越实在，下笔时选择应用材料的余地就越大，写起来就越顺手。材料齐备以后，还要精心选择。即从与主题有关的大量材料中，筛选出典型的、能充分说明主题的事例，这样，动笔时就不必费时费力地重新查找典型事例。当然，事前选择的典型事例，在行文时，有些可能用不上，有的还要补充，但有准备总比没有准备好。
（2）思想观点的准备。这是和搜集筛选材料同时进行的。它主要是指明确写作的目的性，针对性，文章的主题和中心，多种不同观点的比较和认定等等。首先要弄清写作的具体目的，也就是文件的主旨。因为不同的目的，不同的应用范围，在使用材料、阐述问题方面是大不相同的。只有目的明确了，主题的提炼，材料的使用，才有所遵循，写起来才能不走或少走弯路。有些文件，比如调查报告，一开始调查，目的就很明确，但在调查研究到一定程度，起草报告之前，还必须回过头来重新研究一下调查的目的。因为情况是不断变化的，调查前对于调查目的的某些想法，在调查过程中也会有所变化。因此，下笔前，研究一下调查报告的目的性是十分必要的。只有主题明确，观点鲜明，才能在安排结构、选择材料时取舍有据，详略适当，写起来才更顺手。
（3）文种的确定。文种是机关应用文，特别是公文的表现形式，有着特定的影响力，每个文种都有着特定强制性、约束性、执行性、广泛性、综合性等等。要达到某种行政目的或行文目的，必然要求运用机关应用文特有形式所具有的表现力和影响力，使用特定的文种。因此，应当根据行文目的来选用文种。例如，某个重大原则问题要让下级遵守并执行，就要用“决定”，而某个一般具体事项要求下级去做好，可用“通知”下达。文种的确定要在动笔前考虑好。
2.谋篇布局
文章谋篇布局的好坏，直接影响表达效果，所以在确立了机关应用文的写作意图后，就要围绕主旨对整个文章的结构进行谋篇布局，考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系。
2.1 谋篇布局的基本要求
机关应用文谋篇布局的要求是完整、严谨、自然、匀称。完整是指首尾圆合，线索连贯，没有缺头少尾、七零八落、残缺不全的毛病；严谨是指材料组织紧密，主旨严密，结构细密，无懈可击，没有颠三倒四、顾此失彼的毛病；自然是指行止自如，顺理成章，不矫揉造作，没有人工雕琢、牵强附会的毛病；匀称是指层次段落的划分要适度，体态匀称，搭配适当，没有比例失调、前后割裂的毛病。
2.2 文章结构设计
（1）内部结构。所谓文章的内部结构，就是文章思路的内在逻辑结构。不管什么文体，只要有一贯到底的思路，一脉贯通的逻辑，它就必然有一缕贯穿的线索和脉络。作为组织部门，我们平时处理的公文主要是说理性质的文体，基本遵循“提出问题——分析问题——解决问题”的脉络形态，它自身必须要具有条理性、贯通性和严谨性，即：分清先后顺序，有条不紊地表达思想；合乎逻辑，合乎人们的思维形式，使文章流畅贯通；思想脉络细密周严，没有缝隙，没有漏洞。
（2）外部结构。所谓外部结构，就是文章的外部存在形式。
一是层次、段落和标题。层次着眼于思想内容的划分，段落侧重于文字表达的需要。标题在段落、层次划分中期到了非常重要的作用。按照层次大小划分，标题可以划分为大标题、小标题，一级标题、二级标题等。机关应用文的标题既要求紧扣文意、层意、段意，不能跑题、偏题和以偏概全，又要求语言简洁精练。层次安排方式有总分式、并列式、递进式和对比式等，最常见的是总分式。“总分式”开始先作总的概括（前言，似“导语”，总结报告中则是总体评价），接着分别叙述。分别叙述的各层次间有一定联系（前后、因果、重轻都可以根据用意来安排），形式上是并列（用序号、小标题或分段）。最后做一个小结（强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用结语）。
二是过渡和照应。过渡和照应是使文章内容前后连贯的一种重要结构手段。过渡在文章中起承上启下的作用，它使先后相关的两个层次和段落上下连贯，前后衔接。 内容转换时需要过渡，由总括到分述之间也需要过渡。过渡的形式有三种：过渡词（于是、就、因此、总之、可是、由此可见、综上所述等等）、过渡句（如“现将具体情况报告如下”）、过渡段（将过渡句提出来单设一个自然段，一般用在较长的机关应用文中表示内容的明显转换）。照应就是文章前后内容关照呼应，能使结构严密，脉络连贯。常用方法有三种：首尾照应，前后照应，题文照应。
三是开头和结尾。机关应用文的开头一般有六种方式： “起因”式。一开始先讲问题的缘起，即为什么要写这篇文章，一般使用“由于……”、“鉴于……”或“随着……”等开头；“目的”式。开宗明义第一句就说明本文的目的，一般使用“为了……”、“为……”；“根据”式。一开始先说明制作公文的依据，一般多是用“根据”、“遵照”、“按照”等开头，即根据某文件要求，遵照上级某指示精神，按照某会议的决定等；“时间”式。一开始先点明某事、某情况的时间，有的是一开始直接写年、月、日，有的是用“近日”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间开头，有的则用“……之后”句式开头；“引文”式。一开始先引用文件或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。比如：“党的十六届六中全会指出：……”；“事情”式。即把事件、情况一开头就简明扼要地介绍清楚。机关应用文的结尾大体可分为自由式和比较固定式两类。自由式，即随着文章的自然发展，该讲的问题讲完即收。比如法规，该写几条就是几条，最后一条写完即可收尾。汇报提纲把该汇报的内容讲清楚就可打住。会议纪要也是把会议的要点，分条分段写出，不必再加什么“尾语”。这些文种的结尾没有什么习惯用法，更没有格式。但有些文种的结尾则有一定的格式或习惯用法，我们叫它“比较固定式”结尾。比如请示结尾要提出肯定式要求，多用“以上是否妥当，请批示”，“当否，请示”等。指示和决定的结尾，一般要提出落实的要求，如“望各地各部门按照执行”，“把落实情况尽快上报”等。通知结尾一般用“特此通知”等等。调查报告的结尾比较自由，但也有一些习惯用语，使用较多的结尾有，总结性地写出报告的主要观点。总之，机关应用文究竟用什么方法结尾，还是依内容而定。
3.锤炼语言
不同的文体，有不同的社会功能，也形成了不同的语言特色。机关应用文的语言具有鲜明的特色。
3.1 机关应用文语言要求
准确、简洁、鲜明、易懂是机关应用文语言的基本要求。
（1）准确。机关应用文代表着领导机关或领导集体的声音和意见，不准确，含糊不清，摸棱两可，执行的标准就不好把握，就不好执行。
（2）简洁。机关应用文必须简短扼要，特别是领导讲话一定要注意多用短句，忌用长句子，不要用过多修饰，把意思讲明白就可以。
（3）鲜明。机关应用文，不能像文学作品那样，含蓄隐晦，深藏不露，更不能含糊不清，意向不明，它要求清楚、明白，无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常确切地表述和说明，使人心领神会，一目了然。
（4）易懂。写机关应用文不能哗众取宠，不能用那些华丽而不易懂的辞藻，不能用那些自己生造的语言，不能有“学生腔”、“文学腔”，不讲空泛的“普通话”，多讲实实在在的“地方话”，多用群众语言。. J, Y# c# {( b# t2 F
3.2 机关应用文的语言特点
机关应用文有着较强的书面语言的语体色彩。
（1）平实。机关应用文是为了解决实际问题而说服读者的，不是用形象化的描绘去感染读者。因此在阅读中，不包含欣赏的因素。这种特点的突出表现是：实在，不用烘托、渲染等手法，而是实实在在地写下去；质朴，如实地表现事物的本来面目，不允许艺术夸张；通俗，机关应用文的用词造句，都应当力求大众化，避免用生僻晦涩的字句。
（2）得体。机关应用文的语言要和作者的身份、读者对象、所要达到的目的，以及客观环境和谐一致，恰到好处。说什么，不说什么，说到什么程度，用什么语气，选择什么词汇，都要考虑最后的效果。要做到得体，还应当和所写的文件的体例相符。报喜祝捷要热烈欢快，颁布政策法令应庄重严肃，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和委婉等。比如，请示性公文，用语要谦恭，讲究礼貌，结尾多使用“望”、“请”、“给以指示”等等，以表示下级对上级的尊重。不能用“必须”、“如此”之类很硬、很大的口气。而指示，则要严谨、周密、明确，不能写成乞求式的文章。命令的用语，则必须斩钉截铁，毫不含混。
以上就是我所要讲的全部内容。由于时间关系，只是零零散散地谈了机关应用文写作的一些最基本的常识，希望能够给大家以启迪。在讲的过程中，可能会有不妥当、不确切的地方，请大家批评指正。谢谢！
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