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标题: 怎样使办公室保持干净整洁 [打印本页]

作者: 老猫 时间: 2014-1-11 16:45
标题: 怎样使办公室保持干净整洁

“5S”是整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seikeetsu)和素养(Shitsuke)这5个词的缩写。因为这5个词日语中罗马拼音的第一个字母都是“S”，所以简称为“5S”，开展以整理、整顿、清扫、清洁和素养为内容的活动，称为

“5S”活动。

“ 5S ”活动起源于日本，并在日本企业中广泛推行，它相当于我国企业开展的文明生产活动。 “ 5S ” 活动的对象是现场的 “ 环境 ”，它对生产现场环境全局进行综合考虑，并制订切实可行的计划与措施，从而达到规范化管理。
近年来，随着越来越多的日资、港资及台资企业的进入， "5S 管理 "逐渐被国人所了解，并在国内部分企业中开花结果。

凌乱不堪的办公桌是创造力和想象力的标志。
这是我给自己办公桌上常常堆积如山的文件、小玩意和SanPellegrino瓶找的借口而已。事实真相是，我太懒了。当我开始浪费更多时间寻找遗失的物品，而不是一个杰出而有创造性的人，我知道我该做些什么了。我将我的书桌收拾得井井有条，并已奇迹般地保持了3个月整洁。
方法如下：
1.  使用一个系统来管理文件
在我的办公桌上大多数的杂物是文件。在最近的日志里，我写一个关于在计算机上组织文件的系统。同样的系统可以进行修改用以管理物理文件：
装备：一个放任何东西的地方
首先，您需要几个项目：
收件箱  这是一个标准的堆叠信件托盘。文档一般不放在这里。主要用来放备忘录、打印稿和一些随意放置的东西。
“孵化”箱  在您的收件箱架上，堆叠另一信函托盘用来放“搁置”的项目。这些项目你不准备在这里做或完成。他们也许是你正考虑阅读的文章，潜在项目的草图，和你可能出席地活动通告。
行动和备忘录文件  为此，Merlin Mann 的43 Folders 推荐一个A-Z可折叠的文件夹。在这里放置需要耗时超过2分钟所做的文件。项目可能为填写表单和校对文档。你也可以使用一个备忘录文件作为增补。更多详细资料参照Merlin的教程。
当前项目文件架为此，使用一个文件架或小文件盒来收纳工作中的项目。为每个项目创建一个文件夹。档案柜把已完成的项目，一般查阅的项目，以及其它任何你想重复看的文件放在档案柜里。使用简单的平面文件夹从A-Z有条理的组织好，而不是挂文件夹。 垃圾箱（垃圾桶、回收站和碎纸机）为避免扔掉文件，我不使用垃圾箱，因扔掉可回收纸张而感到内疚，或怕扔掉机密材料。而使用垃圾桶，回收站和碎纸机，则可以消除这些隐患。
用法：处理、组织与检查  
处理将所有的文件放在你办公桌的收件箱文件盘里。如果它不适合，现在就把它放在次要位置。逐一审查每一个文件。问问自己：这个文件我能立即处理吗？如果是：
A 立即处理如果耗时少于2分钟，立即就做。
B委托处理如果您不适合做它，那么将其交给其他能做的人。
C推迟处理如果需要超过两分钟处理，除去那些在您的行动或备忘录文件。或者，它如果与项目相关，就将它放在您当前的项目文件架上。
组织
如果你不能立即处理那些文件，你可以：
A 如果你不需要，就销毁、回收或用碎纸机碎掉。
B如果你尚未准备好处理它，就将它放入孵化托架。
C 归档放入你的文件柜供以后使用。
检查该系统最重要的部分是为你处理收件箱和组织文件安排检查：

A每日全天你随时都可以处理你的收件箱，但是一天至少进行2次：一次为中午12点左右，另一次为一天的结束。在一天结束时你必须清空它，使得你的收件箱在早晨是崭新的。
B 每周在一周结束时，将已完成的方案项目放入您的文件柜。审查你的孵化盘，并决定您准备处理的一些文件，以下是您将处理收件箱的步骤。将你回收站的项目放入办公室城里的主回收站。
C每月在月末，检查你的文件柜和消除一些你认为再不需要的文件。
2.消除即时贴便条  停止用即时贴便条为你提醒重要信息。它们很容易丢失，当粘满你的显示器周围时又影响美观。而可以在你的办公桌上放一些笔记簿替代即时贴。当然使用GTD工具更好些，如商务用的PDA和kGTD去记录你需要做的事情。
3.碎掉那些打印件  一个文件打印并发挥效能后就扔掉它。你的电脑里已经有一个拷贝，所以你不要继续让它躺在你的办公桌上。
4.在你的办公桌上经常放有空文件夹和标签  你不将文件归档的原因是由于寻找文件夹和标签太麻烦了。把一堆空文件夹和标签放在触手可及的地方，你就没有任何借口可找了。
5.使你的检查成为习惯  用iCal（译者注：电子日历）安排日程或日历程序使你的办公桌在下班前变得整
洁起来。2至3周后就会形成习惯了。
6.扔掉多余的笔
你为什么需要那么多笔？留下2-3支其余统统扔掉。如果没有笔帽，就扔掉它。
7.对垃圾东西（schwag）说“不”
那些廉价的笔、免费杂志、宣传册、明信片等，这些宣传广告最终可能使你的办公桌变得杂乱无章。如果您需要提醒的某一特定的供应商，你利用PDA或笔记本并记下公司的名称和www.caiyes.cn就行了。
  将一些你不使用的书带回家，你将有更多空间工8.将你的书带回家作，如果你由于一些原因离开你的工作（但愿不会如此），你就可以减轻包裹。
9.让吃远离你的办公桌
  在你的办公桌旁吃东西会产生垃圾，如：纸袋、杯子和器皿在你的办公桌旁逗留。我已有过面包屑进入我的键盘的教训。为防止类似事情的发生，最好是在办公室外吃东西。这样做，使你从工作中摆脱出来，在那里你能享受没有因电话或电脑而中断的用餐。
10.限制相框出现在你的办公桌上亲人的照片，提醒我们生活中什么最重要。在你的办公桌上若超过3张照片，不管怎样，会使人分心。相反，使用Flickr来存储照片，休息时你可以通过幻灯片浏览。

怎样能把桌子擦干净

妈妈今天给我讲了个克洛克的故事，故事是这样的：克洛克的家境并不富裕，下课的时候在一家快餐店打工。起初老板安排他专门擦桌子，他毫无干劲儿，当天就溜回了家。克洛克向父亲诉苦：“我的理想是做老板，不是擦桌子。”父亲没有反驳他，而是叫他先把自家的餐桌擦干净。克洛克拿来毛巾，在桌子上随意擦了一遍，然后看着父亲，等他验收。父亲拿来一块崭新的白毛巾，在桌面上轻轻擦拭了一下，洁白的毛巾立即脏了，分外刺眼。父亲指着桌子说：“孩子，擦桌子是很简单的活儿。可是你连桌子都擦不干净，还能做好什么，凭什么做老板?”克洛克羞愧难当。克洛克回到了快餐店，他谨记父亲的教诲，每次擦桌子都要准备5条毛巾，依次擦5遍，而且每次都顺着同一个方向擦，为的是不让毛巾重复污染桌面。最终，克洛克得到老板赏识留了下来，并接管了那家快餐店，做了老板。10年后，他创立了自己的餐饮公司——麦当劳。有人向克洛克讨教成功秘诀，他总是自豪地说：因为我有一个伟大的父亲，他教会了我怎样才能把桌子擦得最干净。

听了这个故事，我认真想了想，也想学会擦干净桌子。我拿了抹布使劲地擦玻璃茶几，可是怎么也擦不干净。爸爸说，先拿湿抹布擦，最后还要用干抹布擦才能擦干净。妈妈说，想要擦干净桌子，首先抹布要干净。我按照爸爸妈妈说的去擦，终于把茶几擦干净了。我知道了擦干净桌子的技巧就是一定用干净的抹布擦，而且要擦很多遍才行。

作者: 方源世界 时间: 2014-1-12 10:33
反映问题谁都会，思考并解决问题才是王道

作者: 秦巴秘书 时间: 2014-1-14 14:06
值得学习，这个以前研究过。

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