新建单位由于机构不健全,制度不完善,工作程序尚未理顺,面对设计、施工、监理、当地政府及村民等各方关系,办公室发挥着上传下达、联系各方、协调内外的重要作用,抓好办公室日常工作对新建单位来说显得尤为重要,因此,要紧紧围绕项目推进中心任务,协调好各种关系,处理好繁杂事务,掌握合适的工作方法,往往会事半功倍,本文是笔者的一些工作经验,总结起来就是“五”字“六”法。
一、“五”字即勤、诚、实、思、度
“勤”。办公室事无小大,而且往往都是一茬接一茬,甚至一茬接两茬、三茬,一个电话、一组数字、一份材料、一次接待……任何一件落实起来都要勤动嘴、勤跑腿、勤动脑、肯用心,任何时候都要严谨细致,精益求精,不懂的虚心请教,不清楚的请示汇报,赶前不赶后,绝不能含含糊糊,贻误工作。
“诚”。新建单位与当地政府、村民的联系、矛盾相对较多,接待来人一定要热情、礼貌、大方,接待群众来访,一定要耐心、诚恳,要积极协调有关部门及时解决问题。牢固树立“紧紧依靠地方政府,紧紧依靠施工单位和监理单位建好项目”的理念,以诚相待,不能让其一而再、再而三地请示或询问,坚决杜绝“门难进,脸难看,话难听,事难办”的衙门作风。
“实”。材料数字是否属实,会议确定事项是否落实,批办事项是否按时完成,职工意见是否及时转达等等,办公室提供的信息必须百分之百真实准确,督办落实必须刀下见菜,绝不能欺上瞒下,报喜不报忧,这就要求办公室工作人员的作风也得“实”起来,多深入一线,多了解民情,工作起来自然会得心应手。
“思”。想领导之所想,急领导之所急,“小角色”要有“大眼光”,这是办公室人员的必备素质。通过不断提高自己的敏锐性和洞察力,随时掌握一线动态,坚持收集最新情况,不断进行分析研究,充分发挥自身接触面广、知情率高、联系协调各方的优势,综合领导意图、职工想法及各方面的意见和建议,为领导决策提出合理化建议。
“度”。“马前不越位,马后不掉队”这是老领导总结出的经验,办公室人员绝不能因为跟领导走得近就沾沾自喜,得意忘形,甚至仗势欺人,故意刁难别人。为领导服务是我们的职责所在,但唯命是从、唯唯诺诺则有失“度”,更要不得的是以己之心,行领导事,自作主张,乱了方寸,这些都是办公室工作的大忌,尤其是在新建单位,把握好“度”,有百利而无一害。
二、“六”法即勤沟通、善总结、能换位、抓大不放小、讲团结、能坚守
勤沟通。沟通协调是办公室工作的重要方法,善于沟通,有效沟通,总能让问题迎刃而解,单位之间、上下级之间,部门之间,个人之间,不管是业务需要,还是私人交流,或消除误会,或找到答案,或达成共识,及时有效的沟通交流无疑是解决问题的一剂良方。
能坚守。办公室工作不讲回报讲奉献,当然这回报只是相对掌声、鲜花而言的,心不浮气不躁,耐得住寂寞,受得起委屈,坐得了板凳,潜心钻研,虚心学习,不断充实提高,甘当无名英雄,吃得了苦,始终保持良好的心态和工作状态,这是干好办公室工作的基本功。
办公室工作的好坏,直接影响到单位的工作质量和工作效率,影响到单位形象。因此,一定要灵活工作,转变作风,心系大局,团结协作,不断提高凝聚力和战斗力,才能充分发挥好承上启下、协调内外的作用,才能推动项目建设又好又快地发展。
(作者单位:澄合矿务局西卓煤矿综合办公室赵强洲 张晓玲)
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