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标题: 关于高校秘书八大能力的思考 [打印本页]

作者: lzk2011 时间: 2014-1-15 23:00
标题: 关于高校秘书八大能力的思考

办公室是高校行政管理机构里排名首位的部门，地位十分重要。秘书群体作为高校办公室的主要组成人员，承担着高校领导工作的助手、高校领导事务的帮手、政策活动的枢纽、决策决定）的督办员、高校领导信息的资料库、高校领导公关活动的组织者和随员等多种作用。新时代对秘书的综合素质提出了更高的要求，一名优秀的秘书人员，应当具备以下八种能力。
一、写作能力
文字表达能力是文秘人员的基本功，优秀的文字秘书相当于一个单位的“秀才”、“笔杆子”。秘书从事各种应用文的写作，理论上要求必须熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严谨、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。首先，要恰当选材，在平时注意发现和搜集有用的材料，在众多的写作材料中选择有价值的材料；其次，要解读领导的指令性主题，弄清楚写什么，怎么写；最后，撰写时要实行“角色代入”，模仿领导讲话的口气和风格，这需要在平时多注意观察领导的言行举止和个人风格。其实，无论是调查研究，还是经验论文，其构成都离不开准确的理论阐述和大量典型的事实论证。这就促使高校秘书须读更多的书实现思维上的灵活敏捷、认识上的条块结合、能力上的巩固提高。
二、协调能力
高校秘书身处高校领导关系的热点和辐射中心，需要处理好上下级关系，沟通联络平衡左右关系，协调高校领导、部门之间的关系，因此，上下协调是秘书的日常工作之一。下达时，要站在上级的角度，把上情讲清楚，以方便下级最大限度地执行；上报时，要站在下级角度，把下情说得明白，以方便上级更直接地听取基层的声音。天地间尚无两片相同的叶子，更何况人类。因此，在实际工作中，对于上下级之间存在的观点差异、认识程度、解决问题的不同方式，都是可以理解的。此时便需要依靠秘书的协调能力，来进行及时无误的沟通了。因此，秘书要做到仔细聆听，勤做记录，不懂就问，在传达时态度认真，简洁全面。有些高校教师由于受到工作环境的制约，对相关政策、程序多存在不熟悉现象，此时秘书千万不可冷漠轻视，要热情耐心，多加引导，让一线教师满意。
三、分析能力
秘书人员处在上情下达、下情上报的枢纽位置，有调度、协调、综合加工的作用，因此要按领导者的意图办事。但是，服从并不等于盲从和不加分析的附和。秘书要学会分析领导的意图，从分析中加深对领导意图的理解，增强执行的信心；从分析中拾遗补缺，这起到进一步完善的作用。秘书人员经常会遇到急事、要事，此时也要根据具体情况进行分析，分清主要矛盾和次要矛盾，辨析哪些无须请示领导，可以马上完成，哪些必须经过请示方可执行。这需要向有经验的秘书学习，平时多观察领导的办事风格，同时注意培养自己的逻辑分析能力。
四、公关能力
高校秘书工作少不了迎来送往，接待交际，因此要树立较强的公关意识，培养必要的公关能力。公关能力看似简单，实际对个人素质要求相当高，尤其是高校，本身就具有文化性、教育性、专业性、独特性，接待的对象常常是国内外高等院校的专家教授和各种高知文化人士，因此对秘书的要求更加严格。除了与其他单位并无二致的礼仪、技能、经验之外，还要求秘书人员的学识、阅历、经验、文化、外语甚至个人气质都必须格外出色。因此，高校秘书要注意在日常工作生活中培养自己的综合能力，做到孔子说的“日三省乎己”，及时修正自己的言行举止，提高待人处事水平。
五、反应能力
身为秘书人员，常常会面对突如其来的紧急事件、疑难事件、特殊事件，因此，反应的快慢常常第一时间成为个人能力的体现，间接折射出高校的形象。秘书要学会善于化难为易、化险为夷，为高校领导承担一些忧虑。这就要求秘书要有意识地多训练思维和肢体反应能力，平时多看、多听、多学经验丰富的高校秘书是如何处理突发事件的。通过多说、多讲，从而达到能言善辩，介绍情况条理清楚，不东拉西扯；分析问题见解独到，不人云亦云。
六、学习能力
在信息爆炸时代，面对各种信息的“狂轰滥炸”，高校秘书要更加注重自己的理论修养，否则很容易失去重心，被浮夸的流行文化推着走。要静得下心，坐得了冷板凳，认真通读马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、三个代表、科学发展观的重要思想；同时古今中外的名著、党报党刊的调研文章，从中央到地方主要领导的讲话等，凡是能见列的，都要尽量去读。时间不够时要注意浏览要点，掌握实质，并且要注意将所见所闻与工作实际结合起来，理性地批判，根据自己和别人的实践经验进行分析归纳，活学活用。不仅如此，面对日新月异的知识变化，高效秘书要自觉树立“充电”意识，多补充自己的知识缺陷，丰富知识结构，尤其是在教育、法律、经济、管理、哲学、外语方面。在适当的时机还可以争取外出培训机会，参加学位进修，多发表论文，等等。这样的充电既有利于工作能力的增强，更有利于个人修养的提高，于公于私都是非常有益的。
七、树立保密意识
校秘书贴近领导，经常接触机要文件和核心机密，一旦失秘，就会给工作带来损失，这是不能容许的。高校秘书要树立强烈的保密意识，在任何时候、任何情况下都不能掉以轻心，要遵守党纪政纪国法，严格按规章制度和保密守则办事，养成高度自觉的保密习惯。秘书经常参加高校的党委会和校长办公会，提前知道学校各项政策和举措，免不了要受到其他人的询问。尤其是在岗位变动、人事升迁、津贴发放、福利调整等问题上，由于涉及面广，问题敏感，打听的人往往更多。此时更加考验秘书的保密能力，千万不能因逞一时口舌之快，而将领导决定提前泄露。
八、吃苦能力
办公室是清水衙门，秘书是清苦而操劳的岗位，事情繁琐，来得早，走得晚，上下班时间很难固定，熬夜写稿是家常便饭，假日常要做接待，长假也得值班，遇到突然事件更是随传随到。总而言之，时间紧、任务重、要求高。作为一名合格的高校秘书，一定要能耐得住清贫，吃得了苦头。这就要求秘书首先要具备良好的身体素质，让自己有激情去应对繁重的工作。因此要不忘积极锻炼身体，把身心调整到健康的状态。其次，要提高觉悟，认清秘书工作的特殊性，并做到处之泰然，心中有数。头脑中要牢固树立这样的意识：工作干得好，领导满意乃分内之事，理所应当，不可沾沾自喜；工作有失误，领导责备虽再所难免，但需立刻解决问题，及时总结经验教训，避免再犯，不可一蹶不振，丧失斗志。第三，经常提醒自己要培养良好的心态，做到古人说的“不以物喜，不以己悲”，在心态上努力达到“去留无意，闲看庭前花开花落；宠辱不惊，任凭天上云卷云舒”的境界。只有具备如此心境，才能使自己无论身逢何时、身在何地、身处何境，都能保持健康平稳的心态。

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