公文的承办、催办工作虽然十分重要，但却往往被人们所忽视，有时会造成文件在某一阅办部门积压时间过长，造成其他部门工作延期；有时因公文太多，忘记办理，以至上级、同级部门打来电话询问情况；有时因工作疏忽，将文件丢失，在机要室形成“坏账”，也因此影响年终的档案立卷工作。因此，公文承办、催办工作的好坏，对我们日常管理工作的影响是显而易见的，也直接影响着公文在我们企业管理中所发挥的效能。
一、公文办理中常见问题
9月14日，上级来文需要报送某项目联系部门及联系人员信息的文件，文件中要求9月16日前将信息报去。按照办文程序，经主管领导批示后，当日便送相关部门办理了。9月17日，发文单位打电话询问文件办理情况，机要室文员随将电话打至办文部门，询问文书文件办理情况，并催促尽快将信息报出。
2月11日，接市政府文件，文员按领导批示将文件由公司领导阅毕后转送相关单位学习，文件转出后，某部门直至6月3日才将文件归还机要室，按领导批示意见，还有两单位未及时学习到文件精神，文件的时效性已过。
6月，公司办机要室在对上年度文件进行归档立卷时，发现有份上级机关给我公司下发的一份《XXX实施办法》经多次催还仍未送回，便打电话和去阅办部门继续催还文件，一直到档案整理立卷，仍未追回该文件。
随着国家和企业管理的日趋规范，文件数量也相应增多，公文处理工作日愈繁重，也暴露出相应的问题，上述情况在文件办理中也越来越多地出现，公司办公室经常会接到询问文件办理情况的电话，这种文件积压、拖期、漏办现象的多次发生，使我们工作显得越来越被动，给公司造成一定的不良影响。
二、承办、催办工作中的技巧
承办和催办工作直接关系到文件处理速度和公司的工作效率，结合工作实际，在办文过程中总结出一些工作技巧。
（一）公文承办。办公室自收到文件、办理文件、送办公室主要负责人批办，然后按领导批示意见转送承办部门或承办人，这份文件就进入了承办阶段。在承办过程中会发生以下情况：
1.负责承办的部门和人员收到承办文件后，首先认真阅读文件内容和批办意见，弄清是否属于自己承办的范围。对不属于自己承办范围的文件，要及时退回，并说明情况。不要因为不属自己承办范围，就放置一边不管，影响文件运行。
2.凡属于自己承办范围之内的，部门领导按照公司领导批示意见及时提出具体处理意见，交承办人立即处理，并将文件的处理结果及时报告公司领导。
3.需要部门之间协办完成的工作，领导在批示单上会明确提出由某部门牵头承办，某某部门协助。这时牵头部门就要准备好处理意见，邀请协办部门协商会签。由牵头部门将有关部门提出的意见归纳整理，报领导审批。
4.对于公司领导批示由部门酌定的文件，由部门领导仔细阅读文件后，将处理结果及时报主管领导知晓，并以电话、传真或书面形式回复来文单位。
（二）公文催办。催办不仅可以提醒承办部门及承办人在规定的时限内把事情办完，而且可以使公司领导及时了解文件承办的进展情况，保证圆满完成领导批示的事项。
1.催办工作可分为电话催办和登门催办，或请承办部门来人向领导汇报文件办理情况。
2.文件催还与催办工作相结合，建立文件管理制度，对文件的阅办规定时限，例如，机密级文件一个工作日归还，秘密级文件二个工作日归还，普通文件三个工作日归还等。加速文件流转，确保文件及时办理。
3.重要文件建立催办记录，通过登记，心中有数，翻开登记，一目了然。便于催办、避免遗忘。
4.定期对文件归还及办理进行检查，对尚未完成的文件，要加强催办，并将催办情况记录，以便向领导答复或汇报工作进展情况。
三、文件承办、催办的改进意见
1.尽量缩短文件在本部门运转和处理周期，能大大提高公司工作效率。部门领导是枢纽，处于上令下达，下情上禀的特殊地位，部门领导认真负责，严格要求，部门的公文管理就会运转正常，迅速高效。
（作者单位：陕西凌云电器集团有限公司张君妮 ）
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