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标题: 加强秘书部门建设要强化六种功能 [打印本页]

作者: 正其 时间: 2013-9-15 00:30
标题: 加强秘书部门建设要强化六种功能
      秘书部门是为党委领导、机关工作和干部服务的综合性办事机构。秘书部门人员是经逐级精心选、领导信得过、素质过得硬的干部，担负着繁重的上传下达、协调各方、狠抓落实的职责和任务。建设好秘书部门，发挥好秘书部门人员作用，必须在强化以下六种功能上用真功。

      一、强化统筹功能。有的同志形容，秘书部门是个“综合部”、“中转站”、“发射台”，工作交汇、事务旁杂，涉及研究信息、自动化办公、对外宣传、文件管理、司法信访、群众工作等10多项业务。在完成大量的日常性工作外，随时随地都要完成一些领导交办的事项和临时性、应急性工作。一些资深秘书干部都有这样的感悟：秘书工作无小事，事事都要高标准。面对千条线，需用一根针。在事务繁杂、事无巨细、面面俱到的情况下，秘书部门工作人员尤其要具备“统”的本领、“穿”的功夫。一要着眼全局统。不谋全局者，不足以谋一域。一位领导同志在谈到这个问题时深有感触地说，“着眼全局就是抓大事”。在笔者看来，统全局也就统大事。因此，秘书部门人员一定要以对党的事业高度负责的精神，从讲政治和顾大局出发，全面看待和重视做好秘书工作，从内心深处摒弃小团体主义、个人主义和私心观念，始终从大处着眼、从大事入手思考筹划工作。二要把握方法统。科学统筹不能眉毛胡子一把抓，不能平均用力撒芝麻盐，不能畸重畸轻搞偏向。按照“先急后缓、突出重点、兼顾一般”的基本原则统筹工作，学会牵“牛鼻子”和“弹钢琴”，既坚持急事优先、要事大抓、特事特办，又科学用力、想细抓实、不漏不落，做到重点紧得抓、小事不漏项。三要形成制度统。制度具有根本性、长期性和科学性。靠制度运转是秘书部门开展工作的有效途径。实践中，坚持凡事有章程、办事有规矩，健全完善定期分析、相互调剂、每月汇总、每季通报等工作制度，非常必要。在这个前提下，要把增强制度执行力突出出来，通过一以贯之抓落实，确保各项工作有条不紊运行。

   二、强化参谋功能。秘书部门的基本职责，是当好领导的参谋和助手，需要既能同步思维，又能超前思考。单纯地忙于事务，领导推一推工作动一动，不能算是称职或优秀的秘书工作干部。在服务领导决策、处理繁杂事务中，能够沉心静气多思量，从而提出自己对某一事物或某一项工作真知灼见，供领导参考，亦是份内之责。实践中，应做到以下几点：一要在研究问题中多提可行性意见。毛主席当年曾对陈毅元帅说:“脑子里要经常装几个问题，留心观察，注意研究，不可懈怠，否则就会遇事无策，陷于被动。”秘书工作干部要善于研究问题特别是重大现实问题，才能跟上领导的思维，拓展领导的思路。比如，胡主席国防和军队建设主题主线重大战略思想提出后，就要围绕部队建设实际作些深入思考和前瞻性研究，从而提出一些宏观性思路和可行性对策，最好能够进入领导视野或决策。善于追踪研究重大现实问题，从中提出自己的“想法”，是对秘书工作人员很高的要求，也是脱颖而出、堪当大用的必备素质。二要在单位建设上多提建设性意见。秘书工作人员与领导相处时间较多，耳濡目染的是领导对单位建设发展的用心和运筹。如影随形，思者同虑。工作上要与领导合拍，秘书干部要与领导一同关注单位建设的发展进步，既要。看到单位建设取得了成绩，在给予肯定中也要给领导提出“更上一层楼”的建议；看到单位建设存在的弱项或不足，在准确掌握情况后不要忘了给领导提个醒，提出一些纠正的意见；对单位建设上的一些倾向性问题，要在如实向领导反映的基础上，客观实在地谈一些个人的看法，充分体现秘书干部的境界和责任。三要在本职工作上多提创新性意见。机关工作人员是“一个萝卜一个坑”，秘书部门也是一人一摊、各管一行。干好本职工作，贵在创新，难在创新。当前，秘书干部要克服“服务领导守好摊、事务工作老一套、年年如此一个样”的模糊认识，坚持从落实一项指示、抓好一项工作、办好一件具体事入手，灌注创新意识，谋求创新之意，拿出创新实招，在创新中把工作做出色。

   三、强化协调功能。秘书部门是个重要的事务“集散地”，最大的特点也是善于沟通、精于补台。据《唐会要》卷五十五记载：武则天天授元年（690年），朝廷册封寿春郡王成器兄弟五人，册封仪式的一切安排均有专门官吏负责。这天，百官到齐，仪式即将举行，主持人突然发现负责官吏忘了撰写册书，这属于重大过错。没有册书这个要件，整个仪式就难以进行，大臣们个人相顾失色，不知所措，却不约而同地转向一个人，认为只有他才能补救。这个人就是王教，中书舍人，皇帝的秘书。王教明白大家的期望，于是找来五个写字既快又好的书吏，备好笔墨纸张，由他口授册词，五个书吏分别录写，不一会儿就将五份册书写好了，不仅言辞优美，而且非常得体。惊惶失措的大臣们个个叹服其能，册封仪式如期进行。由此可见，秘书人员的协调和补救非常重要。事实上，领导决策的贯彻落实和工作任务的部署完成，大多取决于各级机关尤其是秘书部门的协调和沟通。秘书干部的协调范围广、人员多、难度大，需要“八面玲珑”、游刃有余和把捏好分寸。一是与领导协调要讲艺术求周全，尊重但不盲从，用心但不偏心，补台但不越位，既维护好领导的威信，又落实好领导的意图。二是与外部协调讲友谊树形象，在政策和原则范围内需要给别人办的事情要快办办好，违反纪律规定和政策原则的事情也要坚决卡住，通过认真负责的办理建立起工作感情，确保不失形象和身份。三是与内部协调讲真诚多理解，内部人员的协调是心与心的碰撞，是爱与爱的交流，因此态度要诚恳，语言要诚实，行为要诚信。四是与地方协调讲效率守规矩，通过热情周到的态度、严守纪律的本色、雷厉风行的作风，充分展示军队的形象、军人的情怀和秘书干部的过硬素质。

   四、强化办事功能。办事是秘书部门的一项重要职责。大事领导关注，小事群众关注。现在是，领导善于大事又不忘抓小事，群众议论大事又关切涉及自己利益的实事小事，大大小小的事情都不能轻视或忽视。秘书部门是上级与下级、领导与群众、军队与地方联系沟通的一个重要“纽带”和“桥梁”，必须具备办事能力和不断提高办事水平。从业务角度看：一是主办的事要高度负责。不管是承办的大事小事都要坚持高起点和高标准。既要在办前搞好精心筹划部署，又要在办中追求优秀、打造精品、争创一流，也要在办后善始善终搞好反馈和汇报。还要在承办好分内事的基础上，重视抓好总结反思、巩固成果这个“下篇文章”，努力使办事效果最大化。二是会办的事要考虑周密。秘书部门联系上下、协调各方，会同有关部门和单位联合办公是常用有的事。秘书干部一定要制定好详细计划，明确标准、责任、分工和具体要求，使会办的各种事项条理清晰、节点明确、操作易行，力戒粗枝大叶、丢三拉四。三是商办的事要讲究方法。商量办事要注意讲究协调的语言艺术。“言不顺则事不成”，语言得体则会收到事半功倍的效果。能当面讲的不要用电话，能电话讲的不要用条子，能亲自登门的不要让别人送达，把心用到了，事也好办了。四是催办的事要不等不靠。领导交待的事项和工作，如果不去催办，有关单位和个人就有可能拖延甚至忘记。经常催办不但可以避免这种情况，还便于领导了解事项的办理情况。秘书干部要严肃认真地履行催办职责，按时间节点督导落实，切不可敷衍搪塞，马马虎虎草率了事，切实做到嘴勤常问、腿勤多跑，催出效益，办出质量。

    五、强化服务功能。秘书部门是办事机构，主要任务是搞好服务。因此，在思想上要定好位，工作上要站好位，协调上找好位，切实树立正确的政绩观、利益观和价值观，把对上负责与对下负责一致起来。一是服务领导要全心全意。这是秘书干部的份内之责，也是首先要做好的。要了解和熟悉领导的思维、语言、习惯、爱好、脾气、性情、风格等，这个是前提。要想在领导前面，事事考虑周全，用心去办领导交待的工作和事项，这个是关键。要时时处处维护领导的威信，工作生活上做到照顾有嘉，用党性原则、优秀素质和深厚感情赢得领导信任，这是个基础。把握“前提”，抓住“关键”，重视“基础”，三者结合、互为补益，方能做到全心全意。二是服务官兵要真心诚意。秘书部门作为联系领导和群众的“纽带”，要把官兵当成自己的亲人和朋友，急官兵所急，想官兵所想。要把官兵满意作为评价自己工作成效的最高标准，提供温情服务、微笑服务、人性化服务，切实做到难办的事不踢皮球，急办的事不亮红灯，必办的事不讲价钱。这里，还要求“真”，对一些职责范围内又能办的事，不能以任何理由推三阻四，而要快办、办实、办好；对一些办不了的事情不能胡乱许愿、轻诺寡信，而要实事求是的解释清楚说明原由。三是服务同事要实心实意。同事之间朝夕相处，更要情同手足。最朴素而又最管用的方法，就是实实在在。共心上要实，思想上的交流开诚布公，相互鼓励支持不虚情假意，提醒帮助不别有用心。共事上要实，同事之间开口求个事不容易，在政策、规定、原则和程序范围内允许的要积极主动办好，办不了的要说在当面，不要有误会。任何时候都要给同事一个实实在在的我，以此和谐共事，实现双赢。

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