机关是社会机器运转中最重要的部位。在权力运作中，领导同志是决策者，机关人员是操作者。机关工作是完善的系统工程。从实践来看，机关人员最重要的事情有四项：撰文，说话，办事，做人（笔者称之为“四要务”）。撰文，简言之，是指撰写机关的公文材料。这是机关人员的主要业务之一。对机关人员来说，一般分为三个环节：准备、草拟、修改三阶段。怎么撰写好公文？这里，谈谈自己的思考。
积累。积累，是经过长时间点滴沉淀形成果实的过程。这是机关人员撰文的日常工作，也是必要的业务工作。根深才能叶茂。撰文也是一样，只有打好基础，才能更上层楼。完全可以说，积累就是打造未来。积累，我觉得有五句话：要读万卷书。自古至今，读万卷书，是一切有识之士为一生规定的数量标准。万卷书到底有多少？按照古代每册书的数字，现代人测算，万卷书字数是两亿字。为啥读万卷书？因为，只有“读书破万卷”，才能“下笔如有神”。两亿字，一个人按每天读一万字，就得两万天的时间，就是五十多年的时间，才能实现。因此，机关工作人员要养成快速阅读的能力和习惯。宋代文学大家欧阳修有 “三上”的读书方法，“马上、枕上、厕上”。现在，我们应该提倡新“三上”：车上、网上、晚上。要行万里路。这里的行万里路，不仅仅指拿出专门时间，像徐霞客一样，神游天下，浏览天下，感悟世界。更重要的是，拿出业余时间，到农村去，到企业去，到人群集聚的地方去，时时注意，处处留心，掌握更多实践知识。出外旅游考察，在享受旖旎风光的同时，可以领略风土人情，拓宽视野，丰富阅历；逛街到商店，不仅可以欣赏琳琅满目的新产品，还可掌握消费动态、商品价格、市场知识；闲暇时间到书店，阅读精美的文章，等等。这，都是广义的行万里路！要集万家经。经，一般指的是《四书》、《五经》，还有诸子百家之言。这是中国智慧的源头。读经书，是一种榜样效应、圣贤效应、引领效应。机关干部要挤出时间，学经典，悟精髓，慢慢地就会变得博大精深。《道德经》云：“上善若水。水善利万物而不争，处众人之所恶，故几于道。”这些给我们的启迪，要像水那样深沉，要像水那样真诚，要像水那样灵动。要学万样文。人，大体是差不多的。一些进机关或单位的同志，若干年后为何有了云泥之别？其中，最大的差异，是对业余时间的利用不同。有的用来学习钻研，有的用来享受生活，有的用来打牌赌博。机关人员要勤奋学习，刻苦学习，深入学习。每一本书是一级小阶梯，每爬上一级，则会更接近美好。一个人只有三天：昨天、今天和明天，抓紧学习，是正事。要交万家友。每个人都有每个人的长处、特点、潜质。在可能的情况下，机关干部要多交好友、益友、诤友，注重与有思想、有见地、有思路的人多打交道，多探讨问题，多研究情况，多交流工作。尤要善于向超过自己的人学习，“见贤思齐”，“不耻下问”。如此，才会越来越强大。完全可以说，积累，就是打造未来。
调查。深入调查了解，占有更多材料，是撰文的重要环节，也是写好文章的必然要求。由于公文的时限性，未必每篇都去做调研，但是一般都是熟悉、了解、知道的。没有调查就没有发言权，没有调查就没有写作权，没有调查就没有参谋权。调查，决不是简单走一走，问一问，写一写，而是要身到、眼到、耳道、口到、心到、手到，细致、全面、周密。在调查中，要从偶然中找必然。偶然性和必然性是因果相关的。现实生活中，偶然的现象很多，切忌置若罔闻，麻木不仁。善于洞察的人，大都透过偶然看到必然，偶然之中找必然。一个有敏锐观察力的人，对一些偶然现象都是格外警惕、格外敏感的。所以，机关干部对某些事情、工作的偶然现象，不能孤立静止地看，要找出内在联系、必然走向。要从一般中找特殊。机关工作者对一般问题的观察，应如猎犬般敏锐，不能放松。许多事物本身并没有什么价值，但在特殊环境、特殊情况下，就会产生大的价值。要有政治眼光，就是具有很强的政治敏锐性和政治鉴别力，善于从政治上观察和处理问题；要有辩证眼光，就是会具体问题具体分析；要有发展眼光，任何结论，都很难说是最终的，必须用发展的眼光看问题。要从顺向中找逆向。现实生活中，很多事情都非常复杂。不论人和事，表现出来的既有真相，又有假相。所以，我们看问题不能浮光掠影，也不能人云亦云，跟着别人跑。“莫畏浮云遮望眼”，就是很好的警示。机关干部对任何问题的看法，一定要有自己的独到见解，对任何事物的分析判断，不能仅是顺向思维，还要注重逆向思维，拓开一片新天地。要从正常找异常。善于捕捉正常中的异常，乃是机关干部的特质。如果别人不注意的现象你注意了，别人发现不了的问题你发现了，那么，就会对一些问题有自己独特的见解。因此，机关干部时刻要用脑用心，一丝不苟，将所有的注意力、情感、责任心集中在工作上，透过现象看本质，广泛考虑，客观衡量，通过量变看质变，得出正确答案，体现在各类文稿中。要从眼前找长远。世上的事物都是复杂的，表面上看是一回事，往深看又是一回事；看眼前是一回事，看长远又是一回事。机关干部观察问题，分析问题，判断问题，不能被暂时的现象所迷惑。因为，要从长远的角度考虑，善于识别是与非、好与坏、大与小、轻与重，大力支持正确的事情，无情鞭挞错误的事情。见微知著，一叶知秋，察而知理，撰文便有了坚实基础。
研判。研判，是一种好的方法、方式、方略。撰文的研判，就是要通过调查之后，对工作、对事情、对需要解决的问题，进行分析、研究、判断。这是写好公文重要的准备阶段。要研判形势。研判形势，既要站位全局，从国内外发展变化的高度考虑问题，熟悉总体形势、重大战略、大事要事；又要立足实际，本地区、本部门、本行业的角度，把握具体政策、相关规定、有关要求。既要全面分析，从经济、社会、政治、文化、生态的各个方面进行思量；又要抓住关键，突出科学发展主题、加快发展方式转变主线。既要充分肯定，在发挥优势中坚定信心，谋势而动，因势发展；又要查找不足，在增强忧患中清醒有为，少走弯路，抢占先机。要研判情况。研判上情，是指党中央、国务院制定的一系列路线、方针、政策和决策部署，以及上级领导机关贯彻落实的方案、要求；研判下情，经常深入基层，深入一些，了解群众愿望，倾听群众呼声，把握群众需求；研判内情，就是对同级党委政府的思路、部署、措施，以及工作进程、总体形势，都要有一个比较深刻的了解；研判外情，时刻关注不断发展变化着的新形势，对国际国内新近发生的重大事情，都尽收眼底，“一览众山小”。要研判意图。公文，一般是一级机关就一些重大部署、重要工作、重点问题，提出指导意见。参与起草公文的机关人员，要认真研究、深刻领会本级机关和领导的意图，绝不可以随心所欲，想写什么就写什么，想怎么写就怎么写。必须遵循领导的指示，系统学习研究，深化对领导关于总结指示的理解，把机关领导的要求联系起来思考，从中体现工作的连续性。要研判要求。在开始接受任务时，要尽可能地问清什么材料、什么任务、什么场合、什么要求、什么方法等。在听取领导审查意见时，切实体会思想，领悟要求。在领导讨论、审查总结初稿时，往往会谈看法、提意见，有时也可能讲一些思想要深刻、高度要上去、内容要充实、文字要压缩等原则意见。对于这些，一定要准确地理解，把意见和要求吸收进来。要研判主旨。要着重研究每个公文的主要精神是什么？提出的重要思想有哪些？联系实际，注意和解决什么问题？如何把主要精神贯穿体现到公文中去。对涉及的一些重要问题，要找既有理论知识、又有专业知识、还有实践经验的同志商量，请他们提出各种意见和想法，以供讨论比较。研判，最需要理解力，要从无心的示意、无声的语言、无言的行为中，摸清要求，发现本质，据实判定。
会意。会意是指对工作、问题、领导安排的理解、领会、想象的情况。会意的深度，决定公文的深度，也决定工作的力度。一个善于会意的人，不会盲目顺从，不会迷信书本，不会因循守旧。“道得人人意中语，千回百折费寻思”。机关干部在撰文过程中，会意是撰写前的重要组成部分。因为深邃透彻的观点、闪光发亮的思想，意蕴深长的内容，来自于“深”会熟“意”。要勤于会意，就是能不能发现问题、提出问题。古今中外，大凡有建树的人，都是勤于敢于善于精于会意的人。机关干部要切忌人云亦云，遇到问题要刨根问底，不仅弄清是什么，还要弄清为什么，更要弄清怎么办。要培养兴趣，养成善会意、爱思考的习惯，当作一种快乐，越想越爱想，脑里经常装着问题，遇事多问为什么，既有看法，又有说法，还有办法。要敢于会意，就是不满足于对已有认识、做法的享有，而是重新审视、评判，提出新的思路办法。机关干部作为领导的助手，必须敢于思考，要往深处想、远处想，发掘独到之处，有自己的独特视角、独到见解。对事物和问题，提出解决问题的方法时，要反复比较、多方论证。要善于会意，每天要花一点时间阅读权威书籍，找出观点，动动脑子，质疑一下，也未尝不可。还要把握在时空框架内具体问题具体分析的原则，既能独立思考，又能集思广益。即在对事物进行评价时，必须考虑具体的时间、地点等因素。在提出问题、解决问题的思路和办法上，有自己的独创性。要精于会意，机关干部要凝神静思，考虑周详，探索新思路，寻找新出路，尝试新方法，把自己的想象、掌握的素材转化成系统性的书面语言。尤其在大是大非面前，头脑要清楚，想的要精细，虑事要周全，有根有据，有章有法，有理有节，有始有终。比如，当一项新政策、新措施出台或实施时，要注重关注新的动向，及时提出更好建议，不能当“事后诸葛亮”，放“马后炮”。要巧于会意，机关工作本身就是群体性工作、协作性工作，一些问题不是一个人的能力所及的。一些问题的解决要涉及到几个部门、几个单位，甚至要上下左右通力合作。当一个人思考问题时，可能想十次，而这十次几乎都是沿着同一思维模式进行。如果拿到集体中研究，从别人发言中也许一次就完成自己十次才能完成的内容，并且他人的想法还会使自己产生新意向、新想法、新点子。“满眼尽看三月喜，举头已觉千山绿”。插上会意的翅膀，公文才能在更大的平台舞台上驰骋飞翔。
架构。所谓架构，就是谋篇布局，搭建框架。这是写好公文的关键环节。框架结构的确立，反映了机关写作人员对问题的认识水平、对工作的熟悉水平、对文字的驾驭水平。这是具体分析的过程，也是综合抽象的过程；是领导的意图的体现，也是发挥能动性的标志。在谋篇布局中，要做到以下几点：要高远。时代在进步，发展在突破，工作在变化，新问题新情况新要求不断涌现，如果不从高屋建瓴的角度，思考问题，谋划发展，摸索规律，那么，写出的公文，可能使主题反映不出来或反映不准确，缺乏说服力。因此，要以非凡的眼光，立足于高，定位于远，着眼于实，把事情放在更大的范围，去观察、去分析、去把握，勾画出文章的篇章结构。要清晰。高质量的公文，结构一定是层次清晰，逻辑严密，一目了然，不可能是模糊不清、一团乱麻。比如，有的领导讲话的结构，主体分为三个部分，第一点讲为什么，第二点讲是什么，第三点讲怎么做，层次必须分明，不能模糊甚至前后打架，逻辑必须严密，更不能混乱，前后相互牵扯。要严谨。就是说公文的结构体式的严密、严格、严肃。常用的结构形式：第一，横式结构，也称并列结构。这是单位典型经验材料写作中经常使用的一种形式。第二，纵式结构，也称递进连贯式结构。纵式结构又分为两种情况：一种是按思想认识的发展，逐层递进，步步深入地把情况介绍出来;另一种是按照事物发展脉络，或按时间，或按方位、次序阐述。第三，纵横交叉结构。这种结构兼有前两种形式的特点，并不完全按基本经验安排层次结构，而是先介绍的前因后果，然后集中介绍情况。要适当。在谋划架构时，要注意与公文的主题相适当，符合党的基本路线，符合中央的大政方针，符合法律的基本要求，符合人民群众的根本利益，符合事物发展的一般规律；要注意与决策实施相适当，着眼于解决实际问题，使文稿服务与党委工作合拍同步，更好发挥推动落实的作用；要注意与发文的目的相适当，弄清哪些是主要的观点，哪些是非主要的观点，表意精确。要统一。在列公文提纲时，要提前控制篇幅，以求得总体基本匀称。一级标题下面，根据需要，可以列二级、三级标题。但是，同级标题最好相同，且最好用一样的句式和结构。因为整齐划一的标题形式，除了明晰外，还特别易于传达、便于掌握。架构像巍巍大厦的栋梁，没有它，就只是一堆散乱的砖瓦；架构像远洋巨轮的灯塔，没有它，公文只是迷路的航舵。
思想。撰文，既是交流情况、提出要求、指导工作，更是要表达思想、表达观点、表达意图。有思想，就是文字材料要有鲜明的立场和观点，提倡什么，反对什么，必须旗帜鲜明。脑子里装着问题，想解决问题，想把问题解决好，就要养成“偷闲花前散步，思维信马由缰”的好习惯。如何使写出的文章有思想？要把上边的东西实际化。上级机关的公文内容，是立足于全局、立足于宏观、立足于战略做出的，具体到各个地方、各个单位，还有自己的实际，一般来说，需要把上级的精神与本地实际有机融合。起草公文，要以上级文件、领导讲话和要求为指导，紧密联系实际，把上级的要求细致化，在上与下、点与面、条与块的结合中，提出具体明确要求，既体现上级精神，又贴紧实际情况。要把具体的东西政治化。公文写作最忌讳就事论事，从现象到现象，只见事不见人，或只见人不见思想。要善于站在讲政治、讲大局的高度，看待具体问题，从一般现象中看出不一般本质，做到着眼上边向下边看，看提出的观点对不对;着眼外面向里面看，看提出的观点新不新;着眼全局向局部看，看提出的观点指导性强不强。要把普遍的东西特色化。“浓绿万枝红一点，动人春色不须多” 。要使公文有特色，机关干部在写公文使，要抓在点子上，抓在要害上，抓在火候上。抓在点子上，就是说现实生活中有这个情况，且是个重要情况，上级目前还正需要了解的；抓在火候上，就是眼下最需要掌握这个情况，早了不行，迟了也不行；抓在要害处，就是抓住这个情况的最本质最关键的部分，而不是拖泥带水。要把琐碎的东西系统化。在从事公文写作中，通过对过去情况回顾、形势分析，要注意把规律性东西找出来，每写好一篇，就总结一次，提高一步，提升思维层次，把好的东西系统化，坚持下来。这里，必须明确的是，绝不是把上边的精神简单抄袭，而是“我手写我口，我手写我言，我手写我心”。要把陈旧的东西时代化。写文字材料，最忌讳语言陈旧、信息陈旧、事例陈旧、观念陈旧。要使写出的文字材料有新意，必须给传统东西赋予时代内容，增强时代感。要善于把新规律性的东西找出来，把新借鉴找出来，把新举措找出来，以便发扬成绩，少走弯路。要提高思维层次，提纲挈领，简明扼要，有广度，有力度，有深度，有厚度。拥有五彩五色思想的人，才是力量无边无沿的人；拥有精彩精致思想的公文，才是有力有用有效的公文。
素材。所谓素材，是指在起草公文中，机关人员手头上可以使用的平时收集、占有的基础材料。包括文件文章、调研资料、工作动态等等。选用素材，是写公文的基础。写好公文，首先必须选择好典型。在选择时，要有鲜明的时代性，要有明确的典型性，要有客观的真实性，要有强烈的政策性。素材占有多了，运用好了，对写好公文可以起到事半功倍的作用。素材好比“璞玉”，写好公文则如 “琢磨”。有了璞玉，才能创造出上乘“玉器”。怎么用好素材？我觉得有这样几条：复制。就是对老秘网现有好的素材，直接复制下来。对马克思列宁主义、毛泽东思想的基本立场、观点，对中国特色社会主义理论的基本概念、基本内涵、基本要求，对党和国家的一系列基本的方针政策，对上级有明确规定要求提倡或反对的，在撰文过程中，要原原本本的复制下来，为我所用。当然，需要注意的是，切忌照抄照搬、死搬硬套。嫁接。从生物学上说，是利用两种植物能够结合在一起的能力，将一种植物的枝或芽接到另一种植物的茎或根上，使之愈合生长在一起。对于机关人员起草公文，是说通过分析研究，发挥聪明才智，可以把甲地的做法借鉴为乙地的做法，可以把工业的内容转换到农业内容，可以把外地的经验嫁接成自己的观点。改造。改造是对素材应用的一种高级形式，已经脱离了原有的素材面貌，转化成了撰文人员自己的文章。在机关人员收集的素材中，有很多林林总总的材料。对这些普通的素材，通过撰文人员的思考、加工、修改、删减、整合，完全可以改造成 “精品佳作”。升华。在物理学上，把固态物质不经过液态阶段直接转化为气体，称之为升华。起草文稿中，在利用素材时，机关人员在搜集整理相关素材的基础上，以出思路、出思想、出精品为要求，要充分发挥好“智囊”的作用，让好思路、好举措贯穿于文稿中，升华为党委和领导意图或决策。创新。创新是素材利用的最高级，是指完全抛开原有素材，通过思考、联想、分解、组合，把素材内容拔高、提升、创造的过程。这是撰文过程中最费心神的。它可以是形成新观点、创建新思想，也可以是谋划新思路、推出新决策，还可以是提出新建议、拿出新意见。在这一过程中，“跨越”，最重要。所谓“跨越”，从思维进程说，它表现为省略思维步骤，加大思维前进行跨度；从思维条件说，它表现为跨越事物的限制，实现“虚体”与“实体”之间转化；从思维目的说，它表现为新理念的诞生，从而实现“质的飞跃”。
核心。在经过接受任务、调查研判、确定提纲、确立框架之后，机关工作人员就必须沉下心来，进入实质性草拟阶段。这是撰文工作的核心。在草拟过程中，机关工作人员，要着力把握 “五性”：要注重指导性。公文，“师”也；“师者，传道授业解惑也”。写好公文，要抓住全局上的、有现实意义的、迫切需要解决的关键性问题，使主题具有时代性、针对性和指导性。要把成绩要说够，问题要点透，经验要找准，任务要讲明。成绩要说够，是指对成绩的估计要有足够的分量，不是说得越多越好；问题要点透，指对存在的薄弱环节要有充分的认识，把要害的和倾向性的问题指出来；经验要找准，就是把最管用的、指导性最强的经验体会，找得越像越好；任务要讲明，就是把干什么、怎么干讲清楚。要注重传承性。起草公文，要善于学习借鉴，明确同类公文的写作要求、思路风格，注意行文格式和字体字号符合公文规范；注意相关内容在不同公文中的衔接，公文之间既不能相互“打架”，也不能相互“重复”；注意重要提法的标准性，对事关党和国家的总体工作要求，要一字不差；要从往年、往常的文章套路里走出来，在众多的经验中选择好思想、好经验，把最有新意的东西写实写精。要注重实效性。公文在反映改革发展中的情况，提出解决问题措施中起着举足轻重的作用，必须在实效上下功夫。要超前研究，深入思考，积极出主意、献良策，努力做到参之有道、谋之有方、言之及时。要坚持从实际出发，领导意图和个人思考杂糅在一起，努力写出好公文，尽量发挥公文的最大作用。要注重区域性。“一般化”是撰写公文的通病。在草拟过程中，往往会进入“误区”：从工作来看，这也不错，那也很好，什么都写，面面俱到，千人一面，毫无个性，拿到哪里都管用，这是大忌。要突出鲜明的区域特征，对重点、亮点、闪光点的工作，要大些详写；对非重点的工作，要少些略写。要注重层次性。要在总的观点思路指导下，根据事物内在的联系，确定各个部分之间、部分与中心的关系，以及各部分之间的关系、总结的重点和逻辑规律。公文形式，有用“三段式”的，有用“多段式”的。层次要根据内容和需要突出重点问题而定，有时按照情况、经验、意见的顺序写，有时把几个方面概括起来，按问题写。机关，是个事情多的地方，怎么做也做不完，是个事迹多的地方，怎么创也创不完；是个事业多的地方，怎么写也写不完。抓住核心，要好好写啊！
事实。任何一篇好的文字材料，都通篇充满着事实的力量。思想是从事实中提炼出来的，道理是用事实中阐发出来的，经验是从事实中总结出来的。一切都要有事实作支撑。一般来说，事实最有说服力，也最能感动人。在写作时，要着重考虑把事实说清楚，“用事实说话”。事实，要真实。真实离不开四个要点：说明道理，使人感动，说服对方，赢得回应。事实胜于雄辩，再高明的道理，如果没有事实做支撑，必然苍白无力。指明方向，说服对方，都注重讲事实，摆道理。许多问题在理论上争来争去，怎么也纠缠不清，一旦拿出事实来，便会不言自明。机关人员如果有时间，要尽量多地深入基层，深入实际，调查研究，掌握一手资料。要众多。人的记忆总是有限的，收集的材料中对撰写的文稿有无用处，也是未知数。因此，必须尽可能多的了解掌握一些事实。要通过多种渠道、办法、措施，比如，调查研究、参加会议、实地考察、个人收集，占有大量事实素材。不怕事实用不上，就怕用时无事实。这是撰文中最担心的。
文章，机关的大业、领导的基业、秘书的主业。“才如湖海文始壮，腹有诗书气自华”。机关人员要写好公文并不容易，想通过读一本书、写一篇稿，就把公文写好，那只能是一种想法。最重要的是，把撰文当作职业、事业、生命来对待，在快乐中撰文，在撰文中幸福，在幸福中提升。足矣！（本文作者系中共商丘市委副秘书长、市委办公室主任 吴金山）
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