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标题: 浅谈秘书职业内在要求的全面性和重要性 [打印本页]

作者: 李云志 时间: 2013-7-1 08:00
标题: 浅谈秘书职业内在要求的全面性和重要性
摘要：秘书这个行业要求从业者有很强的综合素养，对沟通、协调、平衡能力要求非常高。文秘是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。但是在我国，秘书这门新的学科发展过程中存在很多问题，如本科秘书学专业地位有待教育部确认，有些学校秘书专业课程设置不够合理，对企业秘书和商务秘书不够关注。但是秘书这个职位在现实社会发张中又是不可或缺的，它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。这是个复杂的职位，综合能力要求极高，无论是个人品德和素养，还是理论知识储备和工作能力上。本文就是从秘书的职业道德和综合能力等各个方面进行分析来解读秘书这门学科的重要性和复杂性，让不了解或误读这门学科和这个职位的人有多改观。

关键词：秘书专业素质主要职能辅助决策

一、       秘书是现代职业，而不仅仅是花瓶

秘书不是现代独有的产物。古时君王视秘书为股肱之臣。正如当今领导人用秘书如左膀右臂一样。可以这样说，秘书是因为领导需要才产生的，没有领导活动就没有秘书活动和秘书人员。从职责上看，秘书活动具有被动性。也就是说，秘书的工作是围绕领导的需要而看展的。办文、办会、办事，秘书不仅仅要为领导出谋划策，还要为领导做好开会和会客等工作准备。秘书可以安排自己的工作计划，但不能脱离领导，要以领导为中心。当出现突发事件时，秘书要毫无怨言地遵从领导安排，随机应变。这正体现了秘书工作的被动的一面。从秘书职能上看，秘书活动具有从属性。秘书开展的各项活动都必须听命于领导，得到领导的允许方可执行。秘书只有发言权，没有决策权，不能自作主张、自行其是，否则就是越权越职。但是这也不是说秘书要盲目地听从领导的决策。对领导的决策失误或工作疏漏，秘书有义务及时提醒，提出纠正或补救的方案，供领导做参考。秘书要具有很好的专业知识和很好的反应能力，这不是一个“花瓶”可以做到的。

二、       秘书的主要职能

秘书是因为领导需要产生的，具有辅助和被动性，同时它又是一种上传下达的中枢机构，以办文、办事、办会为主要职责。所以它具有以下几个主要职能：

(一)       办理事务

秘书的事务工作是相对于领导人的政务工作而言的。政务是指领导者所从事的具有全局性和战略性意义的公务活动,如决策.事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作,如电话接打,会议服务,信访工作,文书处理等。政务是事务的统帅和核心,事务是政务的基础和保证。两者是相辅相成的。

秘书的事务工作无论是经常重复出现的还是偶发的,在办理的过程中都有一定的程序性.秘书人员在办理事务的过程中要遵循被动中求主动,原则中求灵活,繁杂中求规范的原则。

(二)协调关系

现代的管理活动处处离不开协调.任何组织只有通过协调,才能形成整体的合力,实现共同目标。秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织,各项工作,各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。与领导部门和职能部门的协调不同,秘书部门的协调有从属性,广泛性,间接性等特征,在协调关系的过程中要遵循政策指导,客观公正,平等协商,注重整体,灵活适度等原则。

（三）辅助决策

在实际工作中,任何决策都是一个过程而不仅仅只是拍板这一个环节，因此,辅助决策定义为:在决策过程中,在知识(包括理论),能力(包括技术),经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。秘书人员辅助领导进行决策一般要经过:协助领导确定目标,协助领导设计方案,协助领导评优选优,协助领导实施反馈等四个阶段。

（四）综合服务

秘书是为以领导为核心的集团服务的,秘书通常提供的是全方位的服务,既包含公务,如果领导需要,有时也包括办理一些私事，所以,秘书一定要有牢固的服务意识,"全心全意地为领导及其集团服务"。当然,在服务的过程中要注意方式方法,还要善于运用资源

当然，除了以上概括的主要职能外，秘书还具有细化的日常事务职能，如：办公用品管理、接待、安排领导活动、值班、通讯工作、印章管理、机要保密；专项职能，如：信息管理、调查研究、会务工作、公文处理、档案管理、信访工作；特别授权职能，如：公文写作、督查、协调、谈判。

三、       秘书的专业素质

（一）、文书撰写

应用文书是秘书工作中应用较广、较多的基础性工作。秘书在工作中要熟悉各类公文的含义、分类、格式和制发程序，能做到在事务工作中对各类文书的撰写信手拈来。

（二）、办公自动化基础

现代秘书办公中不能缺少的是对计算机网络的操作，良好的计算机办公能力能为秘书工作提高效率。秘书要熟悉办公软件的应用以及互联网的应用常识，能够熟练得使用相关的办公软件进行文字处理、表格加工、多媒体演示以及网络沟通等工作。

（三）、沟通基础

一提“秘书”，人们很容易同“笔杆子”相联系。的确，秘书作为领导者的参谋和助手，必须具有一定的写作能力，他们应该是笔杆子。但如果把秘书工作理解为就是抄抄写写，只动手不动口，几乎与说无缘，就未免偏颇了。长期以来，很多人的头脑被“君子欲纳于言而敏于行”之类的古训束缚着，从使用秘书的领导者到秘书本人，往往重视写”而忽略“说”。但其实，作为一名秘书，需具备的能力是多方面的，“说”的能力也不容忽视，一个企业或事业单位犹如一架机器，说话犹如润滑剂，它渗透、滋润着各个零部件；没有润滑剂，机器根本无法运转。秘书部门是一个单位联结上下、左右、内外的枢纽。可以说，一个单位的全部工作都离不开秘书部门的参与，搞秘书工作也就离不开说话。秘书需要说话，是由其工作性质、内容、作用决定的。秘书要为领导的决策及其实施服务，要汇报工作、传达指示、开展调查研究、传递信息、接待来访、处理日常事务等，除部门使用书面语外，大量运用的是口头语言。“说”在秘书工作中起着重要作用，而“说”即是沟通。

秘书在沟通时要讲真请说实话，要讲原则有分寸，要讲效率贵简明，要善机变巧应对，要善听婉言，要幽默更要适时的沉默。

成功沟通是秘书开展工作的基础。秘书要了解实现有线沟通的要素、原则、目标和过程，掌握有效沟通的基本方法和技巧，重视工作中的横向和纵向沟通的意义、内容及作用，实时化解沟通危机，认识并掌握沟通的技能。在沟通中要有尊重和理解，学会有效的倾听，在沟通中加入的必要的肢体语言并且能灵活的运用电子媒介沟通。

（四）、速记基础

在经济发展的今天，速记师也成为一门职业，而速记是秘书人员的必备技能之一。速记是快速记录的意思，它的特点就是快，速度是速记的灵魂，速记能把语言完整无误的记录下来，它是一种广泛用途的书写工作。随着社会经济的发展，我国党政机关、企事业单位、外企公司能等，对秘书人员的要求越来越高，速记要求技能的提出随之越来越明确。所以秘书在实际工作中要能准确、娴熟的运用速记技术，有效地提高工作效率。速记是一门技能，所以它不是随随便便就能练成的，需要花上大量的时间和精力技巧才能掌握手写、计算机速记原理和方法。

（五）、企业管理基础

辅助决策是秘书工作的职能之一。在是工作中掌握企业管理的相关知识和经营管理中的基本财务常识，了解企业创办的基本程序，掌握现代企业制度的基本内容和基本特征，掌握企业文化的相关知识以及公共关系在现代管理中的重要作用，了解企业在招聘、选拔、考评、培养职工方面所采用的基本方法和应遵循的原则，了解企业经营管理中的财税金融常识，了解企业管理的基础知识才能更好地开展工作。

（六）、法律与法规

法治社会是我国国家建设的目标，法律法规常识是每个人都需要掌握的基本知识，而对秘书从业人员的要求尤为严苛，了解关联的法律基础知识，包括公司法、合同法、反不正当竞争法、劳动法和知识产权法等，并且能了解世界贸易组织的架构和基本原则。掌握这些基本法律知识有助于秘书人员更快、更清楚的认识企业，从而规范自身，提高工作效益。

（七）、其他素养

除了剧本以上的专业知识能力素质以外，秘书还应该具有其他各方面的基本素质，如政治素质，职业道德，作风修养等。处理好人际关系，逐步养成认真、热情、随和、幽默、灵活的良好性格，戒骄戒躁，培养良好的气质，道德感、理智感和审美感。作为一个秘书要开朗乐观，笑靥如花，严于律己、宽以待人，善解人意，乐于助人，端庄大方，举止得体，有亲和力，善于人际沟通。

四、       现代人对秘书的误读

辅助性是秘书部门天生的属性，辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求，辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的。秘书的职责就是为上司减轻负担，为上司处理日常琐事及一些文件。在工作中具有中介性、直接性全面性、服务性、被动性、潜隐性和机密性。因为它是一种辅助性的职位，所以大多数人认为这只是一种端茶递水的服务性工作，不要求太高的知识素养和文化基础。但是也正是它有辅助性，所以它才有极高极全面的能力才能担得起领导参谋的角色。

自古以来，就存在秘书机构，而秘书的发展随着经济的发展从早期的政务机关发展到如今的企事业单位中，它的发展面有所拓宽。但在各种类型的单位部门中秘书这个职位出现的问题也普遍存在，“秘书擅权”或“秘书专政”的现象在历史和现实社会中都出现过。

随着我国市场经济的发展，在就业压力越来越大的情况下，秘书职位将会得到越来越多的年轻人，尤其是年轻女性的青睐。但如今，有一部分人对秘书抱有种种偏见和误解，认为这是可有可无的，甚至不被人太瞧得上的工作。而这样认为的原因可能是社会某些个别现象以及秘书这个职位的性质和职能的特殊性造成的。

结语

秘书这这个职业对人的专业素养要求很高，它不仅需要具备办公室文秘等一系列基本办公技能，更需要具备一定的社会经验、社会阅历和很高的内在修养。秘书这个行业要求从业者有很高的综合素养，对沟通、协调、平衡能力要求非常高。针对部分人对秘书这个行业的偏见，要改变这个状况就需要秘书从业人员具备良好操守、独立人格和真才实学，这样才能得到社会的尊重。

【参考文献】

[1]史玉峤，《现代秘书学》[M]青岛出版社，2001

[2]杨树森，《秘书学概论》[M]安徽人民出版社，2005

[3]何青，《秘书学：理论实践与方法》[M]北京，中国文史出版社，2004

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