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标题: 秘书的角色定位 [打印本页]

作者: 无米之炊 时间: 2013-4-25 11:57
标题: 秘书的角色定位
在社会生活中，每个人都承担着一定的社会角色，履行着相应的社会职责，只有这样他才能够在社会生活中施展自己的才华发挥自己的潜能作为辅助管理的秘书同样要明确并扮演好自己的职业角色这样才能够最大程度地辅助好领导实现自己的职业价值。
   一、秘书的角色定位
平日里人们对秘书的认识往往是年轻漂亮的女郎或者英俊潇洒的男士。那么究竟秘书在职场上扮演着什么角色？秘书应该如何正确定位自身的职业角色？这是首先要予以解决的问题。秘书角色定位，是指秘书对自己在社会组织中所扮演的角色所处的地位的衡量和确定。
   (一)秘书的角色定位
秘书的角色定位是一个动态地循环往复的过程，一般要经过角色知觉角色初始定位角色期望角色冲突角色互动与调整角色在定位等六个环节。秘书必须按照客观规律对自身角色进行正确的定位，一提高工作效率促进自身进步。
   1、角色知觉秘书角色知觉就是指秘书对自己所担任角色的活动或者具有的某种身份地位及由此所规定的职责和他人对自己的期望等问题的认识和判断。秘书在进入某一组织担任角色时，不能不想这样的问题，我的角色是什么，我应当作什么和怎么做，组织要求我做什么，我在组织中的地位和身份如何等，这样构成了秘书对自己角色的知觉，他具有鲜明的主动性，直接影响秘书在社会组织中的角色定位。
   2、角色初始定位秘书一自己对秘书角色的认识理解为基础并将自身实际情况和组织实际情况相结合初步明确自己的职能，对自己在组织中的角色进行初步定位，并以此为基础开展工作，在特定的范围内发挥特定的作用如：相对于领导而言秘书在社会活动中所扮演的是配角以辅助管理为其职业工作的根本特征，其劳动成果也往往体系在劳动的工作成效和组织的综合效益中。但是秘书在处理一些具体业务中又必须唱主角，其主题作用十分明显。另外，秘书在进行角色定位是还涉及具体的专业领域或者服务取向，必须根据服务组织服务对象的具体情况正确评价自身的只是与技能水平，决定自己的从业方向。很显然，秘书角色定位是由角色知觉自身实际组织实际等因素共同决定的。
   3、角色期望社会成员对秘书角色的期望比较复杂，人们对秘书说五花八门的或褒贬的称谓上就能有一定程度的反映，这与我国秘书职业化的成熟度和秘书职业评价体系不高有密切地关系。社会成员对秘书职业的期望形成了社会秘书管，随秘书的价值观产生深层次的影响。组织内部成员如各层级劳动普通员工其他秘书等对秘书有着更直接的期望，即秘书所要面对的角色群期望。不如各单位招聘秘书是的不同的条件要求就充分反映了这一类角色期望。角色期望往往具有一定的想到向导性，对秘书的职业道德职业行为职业习惯乃至职业技能带来直接的约束和规范。
   4、角色冲突  秘书的自我角色定位与各种角色期望是相互作用的，当两者出现矛盾时就会产生角色冲突。主要表现：
（1）自强哦角色定位与目的的角色期望发生冲突比如初入职场的秘书往往年轻气盛，渴望成就一番事业，可是劳动可能安排他们从事一些日常琐事，很多人就感到心灰意冷。
（2）自我角色定位与自身能力发生冲突比如有的秘书对自己的期望较高甚至过高而自身的能力又无法满足这种期望的实际，使自己实际扮演的角色不能如己所愿，便引起角色冲突。
（3）多种身份关系失调引起角色冲突一个人在社会中往往同时占据多个社会位置十多个角色的集合体，秘书也同样被赋予多种角色身份，如果处理不好其中的关系，自然会引起角色冲突。
   5、角色的互动与调整角色状态不可避免。当秘书的角色定位与角色期望发生冲突后，秘书在角色期望的压力下，与期望发生出者之间就要通过各种方式进行必要地角色定位与角色期望的相互调整与适应。这是一个角色互动的过程：由角色期望者发出的信息影响角色期望对象，对其形成压力；角色期望对象的反应又影响到角色期望发出者对期望对象最初的我及未来的期望。不如：领导希望秘书成为组织对外接待工作的一面手，而秘书却不擅长迎来送往的工作，反而长于内部事务工作的安排，这就会导致角色冲突发生。在这个过程中，马赫感受到来自领导期望而形成的压力，认识到并努力提高自己在对外接待工作中的能力；领导也认识到秘书能力与其期望存在差异，进而可能考虑调整秘书的工作岗位。
      6、角色再定位经过角色的互动与调整，秘书重新找准了自己在组织中的合适位置，并被组织认可，这就意味着角色再定位的完成。
秘书角色再定位完成主要有两种途径：一个是秘书主动调整自己的角色认识并通过学习提高自身能力来填补能力空缺，使自己能够胜任岗位要求并得到领导的肯定；另一个是组织根据秘书的实际能力调整其工作岗位，秘书相对而言被动的完成角色再定位。
秘书的角色定位过程告诉我们秘书应当善于适应角色期望，那个站在角色期望发出者的角色进行换位思考，并自觉地发现自身于角色期望之间的差距，积极地提高自身素质以弥补，主动实现对自身主要角色的科学定位。秘书应当积极培养自身良好的职业意识，尤其注意以服务为本的责任意识。努力调节好多种角色集合体的内在关系，增强角色对于不断变化的工作环境的适应，使多个角色职能得以充分体现，进而实现秘书的角色价值。
二、秘书的多重角色
秘书的基本角色是辅助管理者，是领导的近身助手，是配角。但是再特定的时间地点和场合，秘书又可以由配角转化为主角，由被动转化为主动，发挥主观能动性。当然，这不意味着秘书可以反客为主，自以为是，而必须深刻认识秘书的角色内涵，摆正自身位置，恪守职场规则，扮演好自己的职业角色。
秘书的职业角色具有多样性，这是由秘书职责的多样性决定的。秘书应当具有角色转换的四位方式，从实际需要出发，自觉得转换好不断变化的角色，更好地发挥角色职能，胜任秘书工作。
秘书的主要职业角色有一下四种：
   1、助手角色秘书工作的性质，决定了秘书首先是组织或领导的助手，承上启下，沟通左右，衔接内外，履行各方，起着不可或缺的纽带作用。
   2、写手角色    写作是秘书工作的一项极其重要的内容。写作能力也往往被视为秘书的看家本领，写作各类讲话稿草拟各种文书甚至撰写新闻稿件，这都是秘书的“家常便饭”。
   3、公关角色秘书再组织中扮演着重要的公共关系职业者的角色。秘书形象不仅仅代表她个人，还代表领导的形象和整个组织的形象，各种中应该努力为本组织广结良缘，以形成有利于组织发展的广泛社会关系的网络和环境。
   4、保密角色    秘书处于组织的中枢位置，知密早，涉密多，交际广，保密就成了秘书的天职。秘书必须基本高度的保密意识，验收保密纪律，自觉履行保密的职责，作一个特殊的保密员。
三、秘书的角色意识
秘书的角色意识是指秘书对所担任角色的社会地位及由地位所规定的职责的知觉，理解和体验。秘书的角色意识是做好秘书工作的关键所在，秘书能否形成鲜明强烈的角色意识，是其能否干好工作并且发挥主观能动性的基础；不能形成正确的角色意识，就很难成为优秀的秘书。
（一）秘书角色知觉的误区
秘书的角色知觉是秘书对自己所担任的角色的社会地位身份及行为规范的认识和判断。影响秘书角色知觉的因素主要有两大类：一是客观因素。如社会政治条件社会文化发展水平以及社会角色特征差异等；二是主观因素，如个体的社会经济行为动机人格特征等。比较典型的秘书知觉误区有以下三点：
   1、秘书是“高级保姆” 这种角色知觉的错误在于把秘书角色完全置于受领导雇用的地位，不符合我国秘书职业的现状。这种观点认为秘书领导服从没有界限，从日常分奥家庭事务都要为领导提供服务，是一种不需要什么专长，只需察言观色，显然这是对秘书职业和秘书工作的一种误解。
   2、秘书是“漂亮宝贝” 这种角色知觉的错误在于极端地贬低了秘书职业的作用，严重扭曲了秘书职业形象。随着我国秘书职业女性化特征的日趋明显，受各种复杂社会因素的影响，一些人认为秘书就是“情人”“小密”，那里面有残余封建陈腐观念的精神遗害的影响，有某些文学影视作品的商业渲染的影响，也有极少数人不良行为的现实误导的影响，其为害作用是相当大的。这种观点事实上败坏了秘书职业的声誉阻碍了秘书职业的健康发展。
   3、秘书是“领导高参” 这种精神知觉的错误在于过高估计了秘书角色所发挥的参谋作用，过分夸大了秘书角色的作用。我们提倡秘书角色在很好的完成自己各项事务性工作的前提下，尽可能的发挥自己的聪明才智，多为领导提供一些可供选择的优化方案或有用信息，以便适当合理地发挥参谋作用，专业为领导出主义想办法。秘书工作的基本任务是辅助管理，把领导从繁杂的事务中解脱出来。
（二）秘书角色错位的表现
在实际工作中，不少秘书经常自觉地表现出不符合角色定位的过分行为，致使角色错位偏离角色位置，给自身形象及职业生涯带来不良影响乃至损失，应当引以为戒。
常见的秘书角色错位表现为以下四点：
   1、关系越位秘书与领导的关系在组织是一种上下级关系，在工作是一种主辅关系。工作中有的秘书不能把握这种关系，以领导的角色或者佳节领导名义越俎代庖，发号施令，甚至以“领导”自居，颐指气使，造成关系越位。
   2、工作越位秘书和领导在工作中必须各司其职，各负其职，在各自的职责范围内开展工作，不能相互代替。工作中有的秘书出于把工作做好之心，抢着去做本应由领导出面处理的事，结果给领导帮倒忙，造成工作越位。
   3、表态越位    表态与个人的身份或者权力有着直接的关系。有些秘书在未经领导授权或者授意的情况，就对某些问题进行决定性表态，给领导工作带来被动甚至不良的影响，造成表态越位。
   4、社交越位    秘书经常陪同领导参加一些社交活动，如迎来送往宴请舞会录像合影等，有些秘书不能够自觉得敢当配角，不注意突出领导，造成社交越位。
（三）秘书角色意识的培养
   秘书的角色意识，不仅包括对职业的意义、地位及价值的认识，对职业要求的行为规范的认识，还包括对职业的苦乐、荣辱、成败的情绪体验，以及由认知、情感激起的行为动机和具体行为。秘书对其职业意义、职业价值和职业行为规范的认识，可以从书本、他人介绍、秘书专业教学等间接途径获得，只有通过秘书工作的实践，通过与领导者、同事及其他人的交往才能获得。
秘书角色意识的培养可以通过以下几种途径：

1、不断学习，加强自我修养，形成正确的秘书角色意识

作者: 儒家子可教 时间: 2014-2-5 22:52
这一篇写的可是真够细致的，佩服佩服，学习学习了。

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