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标题: 老秘日记4月15日 “多此一举”让秘书忙而不乱 [打印本页]
作者: 老猫    时间: 2013-4-15 20:45
标题: 老秘日记4月15日 “多此一举”让秘书忙而不乱
      不知不觉间，老秘网论坛“写作教程”和精华区的“公文写作”版块已经积累了近2000篇的文章，本想多谈点关于写作方面的心得，但与那些牛文相比，总有班门弄斧之感，写不出什么新东西。这周考虑转变个方向，主要谈谈秘书工作中应当注意的一些细节问题，奉送给新手朋友，欢迎老秘们拾遗补漏，批评指正。
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6 L$ r, q# S, Y( G, W     桌面随手清。不知大家有没发现，一些搞综合文字的办公桌上经常堆满了各式各样的报刊、文件、资料、草稿、书籍、电脑、电话、通讯录等等，不一而足。桌子小的堆成小山式的，桌子大的同样感觉不够用，想提笔写点东西，老半天才清出一点位置。可能好多资料都是数月前随手放在桌面上的，当时认为有点用，但从未翻阅，也从未整理。有的领导喜欢反复改材料，秘书完成一次文稿写作任务，桌上就堆积了一叠领导的修改稿。本想有空时再对领导的修改之处学习领会下，实际上也是想想而已，最终成为废纸杂物。这里不是在说大家，其实很长一段时间老秘自己就是这么散慢的，难得有一点闲暇，抓紧上上老秘网，聊聊天，拿有心思整理桌面？！直到有一次，机关在搞文明科室创建，领导在大会上把我的办公桌当成典型案例来批斗，让我无地自容，才痛下决心将自己的办公桌好好清理一翻。再后来，与一位做事非常有条理的前辈同一办公室，为了不与他清清爽爽的办公桌形成鲜明对比，我也学习着每天下班前花上几分钟时间，把桌面整理下。除与正在或即将办理的事项有关的材料外，其他的该移的移，该整的整，该丢的丢。习惯成自然后，每日一到办公室看到看到整整齐齐的办公桌，顿时心情大好，自信倍增。各位秘友，要不你也试试？& I$ W% e1 m0 K  n' B& R

! Z# {4 @* Q9 o3 b$ Z5 b5 x      资料随手整。搞文字材料的朋友资料多是必然的，也是必须的，写好文章的第一步就是积累嘛。收集资料的目的在于查阅使用。资料的足够丰富很重要，但用时能够“一翻便知，一找就到”更重要。之前我的一位领导平时习惯将看到的一些认为有用的上级文件、部门材料，甚至新闻报道，一份一份交给我留存备用，让我好生感激。有一次，领导突然找我要几天前交给我的一份其他部门的调研报告，记得当时我正忙着赶一个稿子，所以只是随手一放，却不记得归到哪个文件夹了。领导在一旁边等着，我找得满头大汗，心里更是着急紧张，追悔莫及，乱了方寸，后面才发现夹到一份报纸里了，真是失败啊。所以，对有用的老秘网资料要及时做好归档存放，方便查找。特别是对一些数据报表，更要有专门一个文件盒收集。写材料少不了要用数据说话，有时还要引用好几年来的数据，比如领导的三五年述职报告，党代会工作报告，某项工作的近来情况综述等等。如果你都收集全了，无论是同比增长，还是年均递增，抑或每季度环比增长，你都能很快给出数据，不用到处求人了。如果能够更用心些，将数据逐月逐季输入电子表格，那更是一目了然了。另外，特别提醒对一些有密级的文件，更要妥善保管，失密泄密的责任不是我们小秘书可以担得起的，虽然到了基层没啥秘密可言。3 |" S  B9 v$ S& m( o. ?9 B5 E* T
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