标题: “四去”让秘书变成善说者 [打印本页] 作者: 客家人 时间: 2013-4-1 13:12 标题: “四去”让秘书变成善说者 秘书是领导的助手和参谋，在一个单位里秘书处于承上启下、沟通四方的枢纽地位。秘书光会“耍笔杆子”已经远远不够了，还必须善于说话。善于说话有利于协调关系，有利于信息的快捷传递，有利于树立单位的良好形象。秘书变成为善说者，应从以下几方面去努力。 / ]" \5 o+ j s. O! C; b. p/ x5 O& ?3 @1 [) C 一、去虚假，讲真话 2 C; Q+ V+ |& ^. P7 |2 Z$ W & I" D- O* j3 V1 }2 ?. s& H 秘书人员在领导身边直接为决策服务，无论是提供信息、协调关系，还是处理事务、解决矛盾，都应去虚假，讲真话。首先要以真挚的感情说话，便于缩短与听者的距离，让人感到你是真诚、可信赖的。最重要的是，不论情况是好是坏，是喜是忧，都应如实地向组织反映。有时候，忧信息对领导的决策更为重要，它能帮助领导认清形势，“对症下药”。如美国前总统卡特在竞选时，他的高级参谋曾提醒说：“每三个选民几乎就有两个将拒绝卡特当总统。”这种把真实情况告诉上级，敢于报忧的勇气值得钦佩。事实证明，秘书只有正确处理好报喜与报忧的关系，如实反映情况，才能保证领导决策的正确。说假话、大话、空话是同秘书的身份不相称的。8 p Z5 |5 F+ Y% h2 v; C% ?) A9 P
* E- H" T. i; s3 _! ?! m; \ 对领导的失误与缺点，如何规劝，更需讲究艺术。古代的幕僚谋士有许多成功的经验可供我们借鉴。如汉成帝的谏官朱云，发现成帝的老师张禹，官封安昌侯，为人飞扬跋扈，贪赃枉法，朝廷无人敢上奏弹劾他，朱云决心冒死进谏。他向皇上列举了张禹的几大罪状，要求皇上依法处斩。汉成帝不仅没有责备张禹，反而下令要将朱云斩首。朱云慷慨陈辞，他一手抓紧殿中的栏杆，一边责备成帝：“我死不足惜，但你圣明的朝廷，为何竟容得下这样的贪官做贤师?”他把栏杆都拉断了仍不屈服，终于使汉成帝认错，并处斩了张禹。秘书不仅要有“敢言”的决心，还应有“善言”的艺术，才是一个优秀的秘书。. |, E8 [1 I+ a3 Y1 e' e: G* f1 X
5 t5 I0 t* t* c1 ]3 B6 R U8 W 二、去武断，有分寸 ( |% U6 H! j/ w0 }. W' W/ B$ ~# b% ~; a+ U, f2 V; ~( h
秘书特殊的工作性质和工作环境，要求他们说话时应把握分寸，避免简单、片面、主观和武断。在有些情况下，多说一句添乱，少说一句欠缺。说深了，难以拔出，说浅了，不能奏效。分寸的把握较为复杂，涉及到思想认识及语言运用等多方面因素。看问题不武断，是掌握分寸的前提。比如下级请求批准某项工程，领导因资金等问题不好解决，正在分析研究、全面衡量，此时下级询问结果，如果秘书回答：“这项工程领导不批。”这就是主观武断。假如领导最终批准了，秘书就很被动。秘书对这种情况应留有余地，可以这样说：“此事正在研究，很快将正式答复你们。” 3 N7 U% Z8 G8 l( B/ v. F/ S & Z( i# i+ J; `/ y# v: n 说话有分寸，实际上是讲究表达艺术。话说出来要让人乐于接受，听得顺耳。特别是对重要问题的说明，需要格外注意措辞。说话还得看准时机，该早讲的不能晚讲，该晚说的不能先捅出去。如果交谈中发生争执，秘书不可“火上浇油”，应抑制感情，“冷却降温”。某服装公司经理因经济纠纷气冲冲地找与公司有业务往来的某纺织集团董事长，董事长因未考虑好对策，便派秘书前往接待。秘书耐心、仔细地听取经理陈述意见后说：“我们十分尊重您和贵公司，您所说的意见我将原原本本地向董事长报告。”秘书采取缓和挡驾的方法，说话时把握了分寸，没有就对方意见作实质性表态，为董事长考虑对策赢得了时间，也为今后处理纠纷创造了良好条件。 8 l5 l2 x6 M$ Z) c+ d$ o0 ?# ^; r 7 s7 } q6 X6 s* y/ p3 v 为了使话说得有分寸，秘书有时还得借助委婉含蓄的表现手法。特别是对一些重大、敏感、不便直说但又不得不说的事情，采用商量询问的语气，能够避免被动。! @& }7 R9 h$ m+ l* v n8 P6 P
. _. E% P6 ~1 O+ Y三、去繁冗，讲效率2 G4 }% X- W& h6 O/ l
0 P) Q$ N. K! b9 m3 c- `" [ 秘书说话，必须简洁明确，注意效果。比如有位秘书向人介绍厂里一位女工：“她现在34岁。进厂时才17岁，是我们厂刚建8号车间那会，那是1985年……”他把推想女工年龄的过程都说出来了，这是多余的。“时间就是金钱，效率就是生命”。秘书要顺应时代潮流讲“短话”，使自己讲出的话一语中的、逻辑严密，要用最少量的语词传递尽可能多的信息，使得说话耗费的时间与说话效果成正比，提高效率。; ^, J4 }( ]: q1 Q$ P' O+ S* r2 B
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秘书说话要为听者着想，不能浪费对方时间。秘书接到上级办公室电话通知向领导汇报时，要以最快的速度把这一信息概括地输送给领导，而后再依时间、地点、主持人和会议内容的顺序述说。例如说：“局长，县办有会议通知。10日上午9点在县政府第五会议室召开工资调整会议，由黎县长主持。”这样的传达给人一种精明的感觉。汇报工作时，如果用一句话可以说清的问题，用了两句乃至三句，不仅会耽误领导的时间，汇报的主旨还可能被废话淹没，贻误工作。$ k/ [ s9 ^) D- t2 v" A5 w6 D
( H/ L j3 C: x, a2 N4 n& D 为了提高说话的效率，应当精心选词，使之以一当十，“言”半功倍。秘书还应注意在说话时少用修饰语、倒装句，不用隐晦、艰涩的词句，不带“这个”、“那个”等口头禅，做到通俗易懂，直抒胸臆。比如，办公室主任对秘书说：“这个会你就不必参加了———如果这份稿子没写完的话。”秘书先听到的是不让参加会议，在未听清原因时，有可能产生误解。现代社会生活的快节奏，还要求秘书长话短说，对所说的内容要分清主次，确定详略，有点有面，努力提高说短话的能力。! [, Z( q& |, {0 ~- N. t